Etelä-Karjalan kalatalouskeskus ry joutui pulaan, kun aktiivinen toiminnanjohtaja menehtyi yllättäen. Puolen miljoonan liikevaihtoa pyörittäneen yhdistyksen asiakirjat jäivät salasanojen taakse ja vain osa onnistuttiin avaamaan. Asia tuli julkisuuteen, kun ongelman taloudellinen merkitys oli suuri ja kosketti laajaa ryhmää eri toimijoita.
Keskeisen henkilön menehtyminen tai muuten tuleminen pysyvästi tai pitkäaikaisesti estyneeksi, ei ole ainoa tilanne, johon tulisi varautua; inhimillinen virhe, konerikko, tulipalo, varkaus, luonnonilmiöt voivat tuhota tai tehdä käyttökelvottomaksi paperilla tai millä tahansa välineellä olevaa tietoa. Yllättäen tuleva putkirikko tai tulva voi tuhota huolella kootun arkiston, jos säilytyspaikka joutuu tuhon kohteeksi. Vakuutuskaan ei voi korvata ainutkertaisia arvoja.
Ikävä ja hankalasti ennakoitava tilanne on myös henkilöiden välinen välirikko tai erimielisyys, joka pahimmillaan johtaa tietojen tahalliseen sabotointiin. Rikosoikeudellinen vastuu voi olla hankala osoittaa, jos ainutkertaisten tietojen katoaminen pitäisi osoittaa tahalliseksi, kun virheitä ja konerikkoja tapahtuu joka tapauksessa. Tämä osoittaa, että kaikenlaiseen on hyvä varautua.
Ainutkertainen materiaali tulee arkistoida mahdollisimman turvalliseen paikkaan, tarvittaessa arkistoinnin ammattilaisten avulla. Pankkiholvi tai asianmukainen museo voi olla hyvä paikka. Suoja on hyvä, jos sitä tehtäessä ja ylläpidettäessä on ajateltu sen normaalin ylläpidon lisäksi luonnonilmiöitä, onnettomuuksia ja rikollista toimintaa.
Varahenkilö tarvitaan aina
Tietoteknisillä välineillä tieto voi olla hyvin turvassa, mutta vain niin kauan kuin tiedon käyttämiseen on riittävät pääsyoikeudet ja tietoväline on kunnossa. Tämän varmistamiseksi tarvitaan varmuuskopioita ja varakäyttäjiä.
Sihteeri, taloudenhoitaja tai toiminnanjohtaja voi olla hyvinkin monitaitoinen ja pätevä, ja hoitaa asioita sujuvasti omilla ratkaisuillaan. Hän tarvitsee kuitenkin aina varahenkilön, oli hän kuinka innokas, nuori ja terve tahansa. Varahenkilön ei tarvitse osallistua jokapäiväiseen tekemiseen, mutta hänen tulee olla selvillä, miten asioita hoidetaan ja tarvittaessa kohtuullisen ajan kuluessa pystyä ylläpitämään asioita, kunnes toiminnan jatkaminen on järjestetty.
Vaikka taloudenhoito olisi uskottu yritykselle, on tarkasteltava myös siinä tapauksessa varajärjestelyjä. Yksinyrittäjän toiminnan estyessä pulassa voi olla iso joukko toimijoita ja silloin yksittäisen yhdistyksen asiat eivät ehkä nouse tärkeimpien hoidettavien asioiden joukkoon.
Muista varmuuskopiointi
Varahenkilön toimia helpottaa asianmukainen varmuuskopiointi. Varmuuskopio voi olla eri muodossa kuin alkuperäinen tieto. Tiedot voi olla talletettu esimerkiksi csv-formaattiin, pdf:ksti tai jopa paperille, jolloin ei tarvitse hankkia tai osata alkuperäistä ohjelmistoa ylläpitämisen jatkamiseksi. Ratkaisuihin vaikuttaa suuresti asioiden laajuus ja tiedon määrä.
Varmuuskopiosta ei ole hyötyä, jos se tuhoutuu samalla kuin alkuperäinenkin tieto. Varmuuskopion tulee olla eri paikassa, vaikka eri rakennuksessa tai pilvipalvelussa. Tietojärjestelmän kopion ylläpito tekee siitä käyttökelpoisen. Kopion päivitystaajuus on päätettävä etukäteen. Varmuuskopio voi päivittyä automaattisesti tai manuaalisesti viikottain, päivittäin tai useita kertoja päivässä, jopa aina tietoa muutettaessa. Jos varmuuskopio on vaikka viikon vanha, täytyy ennen toiminnan jatkamista saada jotenkin ylläpidettyä uudelleen mahdollisesti varmuuskopion tekemisen jälkeen muuttuneet tiedot.
Muu riskienhallinta
Yhdistyksen toiminnan laajuudesta ja omaisuudesta määräytyy, kuinka paljon riskienhallintaan pitää panostaa. Toimintasuunnitelman laatimisen yhteydessä kannattaa pysähtyä hetkeksi pohtimaan, mikä voisi mennä pieleen. Esimerkkejä yhdistyksistä vuosien varrelta:
– Yhdistyksen puheenjohtaja muutti perheineen paikkakunnalta. Perhe oli ollut keskeinen toimija nuorten harrastustoiminnan järjestämisessä. Kukaan ei halunnut ottaa vastuuta harrastustoiminnan vastuullisena vetäjänä. Puheenjohtaja hoiti asioita vielä hetken toiselta paikkakunnalta, mutta kahdessa vuodenssa toiminta pysähtyi ja nuoret siirtyivät muihin harrastuksiin. Tässä tapauksessa riski oli toiminnan jatkuminen henkilömuutosten jälkeen. On samantekevää, miten avainhenkilöt siirtyvät syrjään, mutta toiminnan olisi oltava sen verran laajaa, että jatko turvataan. Avainhenkilöiden ei saa tehdä eikä antaa ehdä itsestään korvaamattomia.
– Yhdistys panosti merkittävästi työtä ja rahaa toimintaedellytyksiin määrätyssä harrastuspaikassa. Paikka oli ollut käytettävissä jo pitkään melko vapaamuotoisella vuokrasopimuksella, jossa oli irtisanomismahdollisuus. Irtisanominen oli ajateltu lähinnä yhdistyksen puolelta tapahtuvaksi, jos harrastustoiminta loppuu tai käy liian kalliiksi. Maatilan omistuksen vaihtuessa uusi omistaja ei suostunut jatkamaan vuokrasopimusta. Yhdistyksellä ei ollut lähistöllä vastaavaa paikkaa ja toiminta käytännössä loppui. Harrastuspaikkojen purkamisesta ja alueen ennallistamisesta ei ollut sovittu mitään, mutta sen yhdistys ja uusi omistaja sopivat yhteisymmärryksessä. Vuokrasopimus on kuten siinä lukee, vaikka suullinenkin sopiminen olisi periaatteessa pätevä. Tässä yhdistys ja edellinen omistaja ei ollut siirtänyt sopimusta seuraavalle. Sopimus olisi ollut käytännössä jonkinlainen rasite maatilan myynnissä.
– Yhdistyksen suurta kahviastiastoa säilytettiin seuratalon vintillä. Tilaan tunkeutui kaksi nuorta, jotka ajattelivat pahvilaatikoissa olevan romua, koska samassa tilassa oli mm. seuratalon vanhat, osin rikkinäiset ikkunat ja vanhat valaisimet. Pakkauksissa oli myös pari ennestään rikkoutunutta astiaa. Nuoret heittelivät lähes koko astiaston palasiksi päin savupiippua. Nuorten vanhemmat korvasivat osan vahingosta. Näyttämättä jäi, paljonko astioita oli rikki ennestään ja mikä oli astioiden todellinen arvo. Asia sovittiin osallisten kesken. Yhdistys oli useaan kertaan keskustellut ja tehnyt päätöksenkin astiaston myymisestä, mutta toteutus oli jäänyt tekemättä. Harmillinen tapaus, joka olisi ollut estettävissä?
– Yhdistys hankki paikallisesta yrityksestä ison annoksen jäätelöä kesätapahtumaa varten. Yrittäjä toimitti tilauksen heti tuotteet saatuaan sovittuun paikkaan ja laittoi ne sovitulla tavalla pakastimeen. Juhlatilan siivous ja koristelu oli tilattu toiselta yrittäjältä. Siivousyrittäjälle oli esitelty paikat ja kerrottu kuinka tilaan saa sähkön päälle siivouslaitteita ja valojen testausta varten. Samalla oli sovittu, että lähtiessä virta katkaistaan, ettei mihinkään jää valoja päälle. Siivousyrittäjä huomasi siivouksen aikana, että pakastin ”hyrisee”, mutta ei kiinnittänyt siihen enempää huomiota. Hän tiesi, että ruokatavarat ja kioskin myytävät ovat tulossa seuraavana päivänä. Lähtiessä hän unohti pakastimen ja ajatteli virtakytkimestä katkeavan vain valot, kuten oli sanottu. Käytännössä myös pakastin meni pois päältä ja jäätelöt sulivat kuuman kesäyön aikana. Yhteensattumien summa, joka olisi ollut estettävissä?