Pöytäkirjanote

Todisteeksi tehdystä päätöksestä tarvitaan joskus ote yhdistyksen tai hallituksen kokouksen pöytäkirjasta. Tästä käytetään nimitystä pöytäkirjanote.

Pöytäkirjanote tehdään tarkastetusta pöytäkirjasta. Siihen sisällytetään otsikkona sana pöytäkirjanote ja kokouksen nimitys eikä haittaa ole, jos mainitaan myös otteen käyttötarkoitus. sekä asioina alkuperäisen numeroinnin mukaisesti numeroituna kokouksen päätösvaltaisuuden osoittavat kohdat, kokouksen järjestäytyminen, kyseinen asiakohta, allekirjoituskohta, tarkastuskohta sekä otteen oikeaksi todistaminen. Osallistujalistaa ei tarvita, riittää että mainitaan osallistujien lukumäärä. Osallistujalista onkin usein erillisessä liitteessä.

Pöytäkirjanotteeseen ei tarvita alkuperäisen pöytäkirjan allekirjoittajien allekirjoituksia, ne voi olla tekstinä. Alkuperäinen pöytäkirja on kuitenkin näytettävät otteen oikeaksi todistaville henkilöille. Otteen todistaa oikeaksi kaksi todistajaa, joiden allekirjoitusten alle kirjoitetaan nimenselvennykset.

Hyvä sääntö pöytäkirjanotteeseen on, että se on ikään kuin pöytäkirja kokouksesta, jossa on käsitelty vain otteeseen sisällytettävät asiat. Otteeseen ei tarvitse kirjoittaa otteen tarkoituksen kannalta tarpeetonta. Tärkeätä on, että ote voidaan myöhemminkin yhdistää oikeaan pöytäkirjaan.

Pöytäkirjanotteen sijaan voi pöytäkirjasta ottaa kopion ja todistaa sen oikeaksi. Tällöin kysymyksessä ei ole pöytäkirjanote. Pankit ja muut vastaavat tahot eivät tarvitse kopiota koko pöytäkirjasta, koska heitä kiinnostaa vain määrätty päätös ja sitä koskeva osa pöytäkirjasta.

Seuraavassa esimerkki hyvin tavallisesta eli pankin kanssa asiointiin tarvittavasta pöytäkirjanotteesta. Selvyyden vuoksi asiakohta erotetaan väliviivoilla.

Yhdistys ry

PÖYTÄKIRJANOTE pankkitilin avaamista varten

Hallituksen kokous n/nnnn

Paikka ja aika: Paikkakunta, paikka xx.xx.xxxx klo nn.nn

Läsnäolijat: (Luettele läsnä olevat päätösvaltaisen hallituksen jäsenet)

Päätösvaltaisuus: (Kuten pöytäkirjassa todettu)

Pöytäkirjan tarkastajat: Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Pppp Ppppp ja Rrrr Rrrrr

———-

5 § Pankkitilin avaaminen

Valtuutettiin yhdistyksen sihteeri Nnnn Nnnnn avaamaan tili Pankkipankissa. Laajat käyttöoikeudet tiliin myönnettiin erikseen sihteerille ja taloudenhoitajalle Mmmm Mmmmm.

———-

23 § Puheenjohtaja päätti kokouksen

Allekirjoitukset

Puheenjohtaja Sihteeri

Oooo Ooooo Nnnn Nnnnn

Pöytäkirjan tarkastajat

Pppp Ppppp Rrrr Rrrrr

Otteen oikeaksi todistavat

(Allekirjoitus) (Allekirjoitus)

Pppp Ppppp Ffff Fffff