Miksi jotakin pitää arkistoida?
Osa arkistoinnista on lakisääteistä. Lakisääteinen arkistointi koskee lähinnä tiliasiakirjoja ja -tositteita ja aika on melko lyhyt, pisimmillään 10 vuotta.
Yhdistyksen arkistointivelvoite koskee muitakin yhdistystä sitovia asiakirjoja, kuten kauppakirjoja ja muita sopimuksia. Näitä kahdenvälisiin sopimuksiin tai viranomaisyhteyksiin liittyviä asiakirjoja arkistoivat kaikki osapuolet, joista osaa säilytetäänkin pysyvästi. Yhdistyksen kannattaa säilyttää omat kappaleet pysyvästi monestakin eri syystä.
Yhdistyksen omassa arkistossa säilytettävät asiakirjat ovat tarvittaessa nopeasti saatavissa esiin. Tietenkin edellyttäen, että arkisto on joltisenkin huolellisesti suunniteltu ja ylläpidetty. Asiakirjan löytyminen voi olla yhdistyksen etujen valvontaa varten hyvinkin tarpeellista. Yhdistyksen toimihenkilöiden palkitsemisia, vuosijuhlia ja vastaavia varten on hyvä tarkistaa faktat asianmukaisista dokumenteista ja vaikka nostaa joku arkiston aarre esiin.
Yhdistystä koskevan artikkelin tai historian kirjoittaja on varmasta mielissään hyvin järjestettyä arkistoa selatessaan.
Jos yhdistys käsittelee henkilötietoja (esim. jäsenten yhteystiedot), varmista, että arkistointi täyttää tietosuojalainsäädännön (esim. GDPR) vaatimukset, eikä arkistossa ole tarpeettomia tietoja.
Mitä ja miten pitäisi arkistoida?
Arkistointi koskee mainittujen tiliaineistojan ja sopimusten lisäksi kaikenlaisia muitakin asiakírjoja, joilla voidaan ajatella olevan arvoa. Helpompi on ehkä sanoa, mitä ei tarvitse arkistoida.
Arkistointi koskee muutakin kuin paperia. Yhä enemmän dokumentteja on digitaalisessa muodossa. Tällaisten dokumenttien arkistointi on suunniteltava erityisen huolellisesti. Tärkeimmistä kannattaa ottaa paperikopio, jos mahdollista.
Valokuvien arkistointi vaatii huolellisuutta, jotta kuvat säilyvät pitkään ja niillä on informaatioarvoa. Kuvien yhteyteen olisi merkittävä tunnistetiedot, kuten päivämäärä, tapahtuma ja henkilöt ja kuvaaja. Mahdollisuuksien mukaan myös kuvan taustasta kannattaa kirjata tietoja, kuten kenen auto, eläin tai mikä rakennus on kuvassa. Samaan tapahtumaan liittyvät kuvat kannattaa pyrkiä sijoittamaan samaan kokonaisuuteen. Tunnistetiedot on hyvä olla niin, että niiden avulla kuva löytyy selaamatta koko arkistoa. Hakija voi etsiä kuvaa määrätystä paikasta, tapahtumasta, ajankohdasta, henkilöstä tai jollakin muulla perusteella.
Paperien ja datan lisäksi arkistoon kannattaa kerätä muutakin toimintaan liittyvää aineistoa. Tällaisia voivat olla kaikenlaiset merkit, tarrat, ilmoitukset, kunniakirjat, viirit, liput, omat julkaisut ja muu aineisto, jonka julkaisijana yhdistys on ollut yksinään tai jonkun muun kanssa. Esimerkiksi julkaisuista kannattaa säilyttää muutama alkuperäinen kappale arkiston yhteydessä ja erilaisen tarpeiston poistamisen yhteydessä tulee harkita, onko siinä jotakin tuleville polville säilytettävää.
Todennäköisesti arkistoon ei kannata koota muiden tahojen julkaisemia lehtiä, mutta niistä voi ottaa talteen yhdistystä koskevan osuuden. Leikkeisiin pitää merkitä julkaisun nimi ja päivämäärä. Myöskään keskusjärjestöjen ja muiden ulkopuolisten tahojen julkaisemaa aineistoa ei yleensä kannata arkistoida. Riittää, että saapuneesta postista on merkintä hallituksen pöytäkirjassa ja samalla merkintä, mihin toimenpiteisiin posti on johtanut.
Arkiston perustaminen
Arkistoja on kolmen tasoisia:
1) Käyttöarkisto, jossa on edelleen käytössä oleva aineisto, kuten kertyvä kokoelma pöytäkirjoja ja tilitositteita. Käyttöarkistossa on kuluvan jakson lisäksi edellinen jakso, johon todennäköisesti on tarpeen palata eri syistä. Esimerkiksi takuutodistukset voi säilyttää käyttöarkistossa koko takuuajan.
2) Lähiarkisto, jossa aineisto on jo arkistointitivalmiiksi käsiteltynä, mutta edelleen kohtuullisen helposti käsiin saatavissa ja tarvittaessa täydennettävissä tai muuten käsiteltävissä. Lähiarkiston tehtävä on helpottaa loppuarkistointia. Käyttöarkisto ja lähiarkisto voivat olla samassa paikassa.
3) Loppuarkisto on paikka, johon on tarpeen mennä harvoin. Lähinnä silloin kun lähiarkistosta siirretään aineistoa tai tehdään jotain selvitystä, johon loppuarkistoitua aineistoa tarvitaan.
Käyttöarkisto voi olla tavallisissa mapeissa ja kansioissa. Lähi- ja loppuarkistossa aineisto on mieluiten arkistokansioissa ja käsiteltynä niin, että se ei turmellu. Arkistoiduista aineistoista on poistettu sen turmeltumista aiheuttavat teipit, klemmarit, niitit, muovitaskut, kuminauhat ja vastaavat. Tarvittaessa aineisto on jaoteltu välilehtien avulla. Kansiot merkitään niin, että niiden sisältö selviää avaamatta ja kansio on helppo palauttaa takaisin paikoilleen. Koko arkiston sisällysluettelo olisi hyvä olla olemassa sekä arkistossa että yhdistyksen käyttöarkistossa.
Aineiston olisi hyvä olla ryhmiteltynä joka vuosi samoilla periaatteilla. Esimerkiksi toimintasuunnitelma voi olla sitä käsitelleen yhdistyksen kokouksen pöytäkirjan liitteenä tai erikseen toimintasuunnitelmien ryhmässä, jolloin siihen tulee merkitä, mihin pöytäkirjaan se liittyy.
Millainen on hyvä arkisto?
Ensimmäinen vaatimus arkistolle on, että se on luotettava. Luotettavuutta lisää vielä, jos esimerkiksi sähköinen aineisto on useammalla talletusvälineellä, jotka sijoitetaan eri paikkoihin. Luotettavuutta arvioitaessa huomioidaan kaikki mahdolliset arkistoon kohdistuvat uhat ja niiden merkitys. Kylmä vintti tai autotalli ei sovellu arkiston paikaksi. Pienen yhdistyksen kannalta siedettävä riski voi olla se, että arkisto on laatikossa sihteerin vaatekomerossa, mutta joskus arkistolta vaaditaan olosuhdevalvottua, murtosuojattua ja muuten riskiarvioitua tilaa. Jos aineisto koetaan ainutkertaiseksi ja poikkeuksellisen arvokkaaksi, kannattaa ottaa yhteyttä museoihin ja muihin mahdollisesti arkistointiapua ja -asiantuntemusta tarjoaviin tahoihin.
Joillakin paikkakunnilla on tarjolla yhdistyksille yhteistä arkistotilaa, esimerkiksi kotiseutuarkiston yhteydessä. Tämä loppuarkisto voi olla lukittu ja vain yhdistyksen saavutettavissa tai yleisemmin tutkijoiden käytössä.
Arkisto on tarvittaessa mahdollista hajauttaa niin, että arvokkain osa on vaikka tallelokerossa tai kassakaapissa ja muu osa heikommin suojattuna.
Digitaalisen aineiston arkistointi on pilvipalveluissa pääsääntöisesti turvallista. Suojaus riippuu siitä, kuinka hyvät salasanat ovat ja kuinka laajasti on käyttöoikeuksia. Käyttöoikeudet on hyvä olla vähintään kahdella henkilöllä ja sopimukset yhdistyksen nimissä, jotta esimerkiksi kuolemantapauksen yhteydessä ei tule ongelmia tiedon omistajuuteen ja saatavuuteen.
Viimeiset vinkit
Arkistoinnin menetelmät ja diariointi pitää dokumentoida ja kouluttaa kaikille arkistoinnin kanssa tekemisissä oleville henkilöille.
Arkistoinnin tarkastelu tulee kuulua osaksi vuosittaista itsearviointia ja toiminnantarkastusta.
Historiallinen aineisto voi kiinnostaa muitakin kuin yhdistyksen omia toimijoita.