Yhdistyksen kokouksia ohjaavat yhdistyslaki, yhdistyksen omat säännöt ja vakiintuneet kokouskäytännöt. Varsinaisten sääntöjen lisäksi yhdistyksellä voi olla ohjeistuksia ja työjärjestyksiä, jotka kokouksissa on huomioitava. Kokouksesta tekee kokouksen juuri määrämuotoisuus. Kokouksesta tehdään aina pöytäkirja, joka sisältää päätösvaltaisuuteen ja järjestäytymiseen liittyvät asiat, päätökset ja mahdolliset äänestykset sekä allekirjoitukset.
Yhdistyksellä on yleensä kolmenlaisia kokouksia:
- Yhdistyksen kokoukset eli kokoukset joihin kutsutaan kaikki jäsenet. Yhdistyksen vuosittaisista kokouksista määrätään säännöissä, jolloin kyseessä on sääntömääräiset kokoukset. Lisäksi voi olla tarpeen järjestää ylimääräinen yhdistyksen kokous, joista on myös määräyksiä. Yhdistyksen kokousta kutsutaan joskus myös nimellä yleinen kokous. Tarkasti ottaen yleinen kokous tarkoittaa kokoontumislain mukaista väenkokousta tai mielenosoitusta, johon voi osallistua kuka tahansa, oli jäsen tai ei.
- Hallituksen kokousten järjestämisestä ja muodoista päättää pitkälti hallitus itse.
- Muun toimielimen tai työryhmän kokoukset, joista tehdään pöytäkirja.
Kokousten lisäksi on palavereita, joista voidaan tehdä vapaamuotoisia muistioita. Käytännössä jokainen kokous voidaan jakaa kolmeen osaan, jotka kuvataan seuraavassa lyhyesti. Tämän sivuston alasivuilla on tarkemmin kuvattu eri yksityiskohtia.
Kokouksen avaaminen ja päätösvaltaisuus
Kokouksen aluksi puheenjohtaja tarkistaa, että kokous voidaan aloittaa. Joskus on tarpeen antaa viimeisille tulijoille vielä aikaa asettua paikoilleen, mutta tavallisempaa on, että tekniikka vaatii säätöä. Toki tekniikka olisi hyvä testata hyvissä ajoin.
Yhdistyksen hallituksen kokouksissa puhetta johtaa hallituksen puheenjohtaja, joka yleensä avaa myös yhdistyksen kokouksen. Avauksessa on tapana todeta mikä kokous on kyseessä ja toivottaa osallistujat tervetulleiksi.
Avaamisen jälkeen todetaan kokouksen päätösvaltaisuus, josta on tarkemmin kerrottu omalla sivullaan.
Kokouksen toimihenkilöt valitaan yleensä vasta kun kokous on todettu päätösvaltaiseksi. Toimihenkilöistä on tarkemmin omalla sivullaan.
Asialista ja esityslista
Asialista tai esityslista on kokoonkutsujan tapa esittää kokouksessa käsiteltäväksi tarkoitetut asiat. Nämä on esitelty tarkemmin omalla sivullaan.
Työjärjestys on myös esitelty omalla sivullaan. Se on harvoin tarpeen tavalliselle yhdistykselle.
Asioiden käsittely
Lähtökohtaisesti asiat käsitellään esitys- tai asialistan mukaisessa järjestyksessä, mutta kokous voi missä vaiheessa tahansa yksinkertaisella enemmistöllä päättää muustakin järjestyksestä. Järjestyksen muutos voi aiheutua esim. asioiden loogisista riippuvuuksista tai siitä, että joku osallistuja tai asiantuntija joutuu poistumaan kesken kokouksen.
Kokous voi enemmistöpäätöksellä palata asiaan, josta jo on tehty päätös. Tämä voi olla tarpeen esimerkiksi silloin, kun myöhemmin tehtävä päätös muuttaa aiempaan päätökseen liittyviä asioita.
Asian käsittelyssä ensin käydään keskustelu, jonka aikana osallistujat voivat esittää päätösehdotuksia ja niiden kannatuksia. Kun puheenvuorot on käytetty, päättää puheenjohtaja keskustelun, toteaa tehdyt ehdotukset ja niiden kannatukset sekä tekee tarvittaessa esityksen äänestysjärjestykseksi. Kokous päättää äänestysmenettelystä, jos säännöt tai muu määräys ei sitä rajoita. Tarvittaessa asioista äänestetään ja henkilövalinnoista järjestetään vaali.
Kunkin asian kohdalla puheenjohtaja toteaa päätöksen ja tavan mukaan kopauttaa nuijalla käsittelyn päättymisen merkiksi.
Kokouksen päättäminen
Kokous voi tehdä päätöksiä muistakin kuin ennalta listalla olleista asioista, elleivät säännöt, yhdistyslaki tai muut määräykset sitä rajoita. Kun listalla olleet asiat on käsitelty, päättää puheenjohtaja kokouksen, kiittää osallistujia ja toivottaa hyvää kotimatkaa tai muulla tavoin huomioi kokouksen osallistujat. Erityisillä päättämistoimilla ei kannata kokouksen kestoa venyttää, mutta puheenjohtaja voi muistuttaa lyhyesti jostakin ajankohtaisesta asiasta. Epävirallisen keskustelun aika on kokouksen jälkeen.