Kokouksen pöytäkirjan laatimisesta vastaa puheenjohtaja. Käytännössä tehtävä on hyvä osoittaa valittavalle sihteerille. Yhdistyksen hallituksella on yleensä koko toimikaudeksi valittu sihteeri, mutta yhdistyksen kokouksissa sihteeri valitaan kokouskohtaisesti. Ellei säännöissä muuta määrätä, sihteerin ei tarvitse olla yhdistyksen jäsen.
Pöytäkirjat kannattaa numeroida vuoden alusta 1/2020, 2/2020 jne., jotta tilintarkastajien on helpompi varmistaa, että kaikki pöytäkirjat ovat tallella ja käytettävissä. Päätökset kirjataan pöytäkirjaan kukin omana kohtanaan. Sillä ei ole käytännön merkitystä, käytetäänkö päätöspykälissä pöytäkirjakohtaista vai vuoden alusta tai muusta ajankohdasta alkavaa, pöytäkirjasta toiseen juoksevaa numerointia.
Kokouksessa käsitellyt dokumentit (toimintasuunnitelma, vuosikertomus, talousarvio, tilinpäätös jne.) vähintään niiltä osin, kun kokouksessa on tehty niitä koskevia päätöksiä. Jos kokouksessa on esitys tai alustus yleisestä asiasta, ei kaikkea esitettyä dokumentaatiota ole välttämätöntä eikä yleensä tarpeenkaan liittää pöytäkirjaan.
Minimissään pöytäkirja (ns. päätöspöytäkirja) sisältää vakiintuneen käytännön mukaan:
- Yhdistyksen ja kokoontuneen ryhmän nimi
- Kokouksen aihe, ajankohta ja paikka
- Läsnäolijat (esimerkiksi erillisenä liitteenä, tarvittaessa myös saapumis- ja poistumismerkinnät)
- Järjestäytyminen eli kokouksen toimihenkilöt
- Päätöksenteon eri asioista
- Allekirjoitukset ja tarkastusmerkintä
- Liitteet
Päätöspöytäkirja ei sisällä pelkästään lopullisia päätöksiä, vaan myös hävinneet esitykset ja äänestystuloksen.
Päätöspöytäkirjaa laajempi on keskustelupöytäkirja, jossa kuvataan käytettyjen puheenvuorojen ydinkohdat. Kuvailujen on vastattava tarkasti puheenvuoroja, kokouksen kulkua ja asian käsittelyä. Tällainen pöytäkirja on hyödyllinen, jos myöhemmin asioiden käsittelyä on tarpeen selvittää esimerkiksi historiikin laatimista varten. Tiukimmillaan keskustelupöytäkirjaan merkitään puheenvuoro sanatarkasti ja jopa välihuudot, kuten eduskunnassa. Tämä ei ole mielekästä yhdistyksissä.
Viime kädessä puheenjohtaja päättää, mitä pöytäkirjaan kirjoitetaan ja vähintään kaksi kokouksessa valittua pöytäkirjan tarkastajaa katsoo, että kirjoitetut asiat vastaavat kokouksen kulkua eikä mitään olennaista ole jätetty pois. Yhdistyslain mukaan ”Pöytäkirja on kokouksen puheenjohtajan allekirjoitettava sekä vähintään kahden kokouksessa sitä varten valitun henkilön tarkastettava tai yhdistyksen itsensä hyväksyttävä”. Tämä ei rajaa pois sähköistä allekirjoitusta, mutta se on toistaiseksi yhdistyksissä harvinainen. Pöytäkirja voidaan tarkastaa ja allekirjoittaa heti kokouksen jälkeen. Tämä on joskus tarpeen kiireellistä käsittelyä vaativien asiakohtien takia.
Joskus on tarpeen, että pöytäkirjaa tarkennetaan kokouksen jälkeen jonkin teknisen tiedon osalta. Tämä tulee selvästi merkitä pöytäkirjaan. Esimerkiksi sihteerille annetaan tehtäväksi varmistaa ja kirjata pöytäkirjaan jonkin henkilön tietoja, taloustapahtuma tai vastaava asia.
Puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastajat merkitsevät allekirjoituksensa ja nimenselvennyksen sille varattuun kohtaan. Lisäksi pöytäkirjantarkastajat voivat harkinnan mukaan tehdä tarkastusmerkinnän kullekin sivulle ja liitteisiin. Sihteerin allekirjoitus ei ole välttämätön, ellei säännöissä niin määrätä.
Jos pöytäkirjan sisällöstä tulee erimielisyyttä, ratkaisee asian se toimielin tai kokous, jonka pöytäkirjasta on kysymys. Voi jopa olla tarpeen tehdä kyseisestä asiasta uusi päätös, jos ei löydy yksimielisyyttä siitä, mitä päätettiin.
Eri tarkoituksiin (pankkitilin avaus yms) tarvitaan pöytäkirjasta ote. Otteeseen liittyy joitakin muotovaatimuksia. Katso tarkemmin sivulta pöytäkirjanote.
Yhdistyslain (31 §) mukaan ”Yhdistyksen jäsenellä on oikeus pyynnöstä saada 1 ja 2 momentissa tarkoitetut pöytäkirjat nähtäväkseen”. Tämä ei tarkoita, että jäsenelle olisi luovutettava kopio, eikä oikeus tarkoita kaikkia pöytäkirjoja, joita yhdistyksen toiminnassa syntyy.