Käteisen käsittelyyn liittyvät blogikirjoitukset:
Yhdistysten varainhankinnassa on yleensä pakko käsitellä rahaa. Makkaran ja kahvin myynti tehdään kolikoilla, joista voi kertyä toiminnan rahoituksen kannalta merkittävä siivu.
Käteismyynnit
Käteismyyntiä ei kannata tuosta vain aloittaa ilman suunnittelua. Myyntitapahtuma tulee jollakin tasolla vähintään sopia suullisesti ja vastuuttaa. Jos myynti toistuu, se tulee vastuuttaa, ohjeistaa ja opastaa. Jonkun on oltava vastuussa myyntitapahtumasta. Tarvittaessa lisavastuita osoitetaan toimijoille rahastuksesta ja kassanhoidosta tai eri myyntialueista. Sellaista tilannetta ei saa muodostua, että kassa jää valvomatta tai myynnissä ei ole ketään. Selkeä ohjeistus ei ole epäluottamus ketään kohtaan. Ohjeilla varmistetaan tiedonkulku ja asioiden sujuva eteneminen, mutta myös ennalta ehkäistään huolimattomuudesta tai tahallisuudesta syntyviä ongelmia.
Rahan käsittelyyn syntyy rutiinia vain harjoittelemalla. Päässälaskuun harjaantuu ja kolikoita oppii käsittelemään. Tärkeintä rahan kanssa toimiessa on säilyttää hermonsa, vaikka virhe tapahtuu, asiakasjonoa kertyy tai vaihtoraha käy vähiin. Kassassa kannattaa päivän aikana säilyttää tarpeelliset vaihtorahat. Päivän aikana kassavastaava voi viedä seteleitä parempaan talteen, mutta ei missään tapauksessa omaan lompakkoon tai takin taskuun. Tarkoitukseen soveltuu esimerkiksi lukittava lipas, joka säilytetään lukitussa paikassa silmiltä piilossa, vaikkapa autossa. Kassasta otettu rahamäärä merkitään kahden henkilön kuittaamaan lappuun, joka jätetään kassaan. Toinen poisvienti merkitään samaan lappuseen.
Päivän päätyttyä kassa pitää laskea. Useinkaan asiakkaille ei anneta kuittia, eikä siten ole käytettävissä kassanauhaa, johon rahasummaa voisi verrata. Kassan laskee mieluiten kaksi henkilöä, jotka allekirjoittavat laskentatuloksen ja sulkevat pankkiin vietävat rahat esimerkiksi vahvaan kuoreen. Laskentatulos liitetään kassan rahamäärän mukaan, jos sellainen ohje on annettu tai mieluiten toimitetaan suoraan kirjanpitäjälle. Kätevää on lähettää kassan summa kirjanpitäjälle heti laskennan jälkeen.
Jos myyntitapahtuma kestää useamman päivän, käyttöön pitää ottaa kassakladi. Sen avulla täytetään vaatimus kassatapahtumien päivittäisestä ja viivytyksettömästä kirjaamisesta.
Käteiskassa
Käteiskassasta ensimmäinen neuvo on, että yhdistyksen kannattaa pyrkiä siitä eroon. Korttien ja muun pienimuotoisen myynnin voi lähes täysin hoitaa sähköisesti. Jos pysyvä tai pitkäaikainen käteiskassa tarvitaan, on se hoidettava huolella. Se tarkoittaa mm. sisäisen valvonnan järjestämistä ja asianmukaisten yllätystarkastusten tekemistä.