Hallitus

Yhdistyksen jäsenet valitsevat ryhmän, joka vastaa yhdistyksen hallinnollisista tehtävistä sekä toimintasuunnitelman ja talousarvion toteuttamiseen liittyvien asioiden junailemisesta käytännössä. Tätä ryhmää kutsutaan yhdistyslaissa hallitukseksi, mutta aivan luvallista on käyttää muutakin kuvaavaa nimitystä. Hallitus voi yhtä hyvin toimia nimellä johtokunta tai toimikunta. Johtoryhmä ei ole kovin hyvä nimitys, sillä se tarkoittaa perinteisesti johdon muodostamaa työryhmää, joka toimii hallituksen ohjauksessa. Tämä sivusto käyttää nimitystä hallitus.

Hallituksen jäsenmäärä, toimikausi ja valinta täytyy määrätä säännöissä. Jäsenmäärän ei tarvitse olla tarkka, sen voi olla esimerkiksi 3 – 9, jolloin valintakokous päättää hallituksen koon.

Hallituksen vastuu tulee laista ja säännöistä. Hallitus vastaa tekemisistään ja tekemättä jättämisistään paitsi jäsenistölle, myös viranomaisille ja sidosryhmille. Hallituksen on oltava tasapuolinen ja lojaali jäsenistöä ja kaikkia sidosryhmiä kohtaan. Saattaa olla järkevää ottaa vastuuvakuutus hallinnon jäsenille, jos toiminta on sen luontoista, että saatetaan aiheuttaa vahinkoa toiselle osapuolelle.

Hallituksen rahankäyttövaltuuksia ohjaa talousarvio. Vaikka tuloja olisi odotettua enemmän, ei hallitus lähtökohtaisesti saa käyttää varoja muuhun kuin toimintasuunnitelman toteuttamiseen talousarvion mukaisesti. Merkitykseltään vähäisiä poikkeamia tulee väkisinkin ja saa olla, koska hinnat ja tilanteet saattavat vuoden aikana muuttua. Hallituksen järkeville ja välttämättömille toimille haetaan ja saadaan tarvittava oikeutus jälkikäteen.

Toimiva valvonta on paras tapa ehkäistä väärinkäytöksiä. Toiminnantarkastus on useimmiten jälkikäteistä. Jos säännöt ja toimintasuunnitelma sallii, hallitus voi valita itselleen avustajan, esimerkiksi sisäisen tarkastajan, joka valvoo toimintaa jo tilikauden aikana. Tämä ei kuitenkaan vähennä hallituksen vastuuta.

Pienessä yhdistyksessä saattaa olla, että jokainen tilitapahtuma todetaan hallituksen kokouksessa. Tämä on hyvä tapa tiedonkulun ja avoimuuden kannalta, mutta tapahtumien lisääntyessä mahdoton toteuttaa. Tositteiden hyväksyntä vähintään kaksien silmien kautta on silloin oikea tapa; esimerkiksi puheenjohtaja kuittaa jokaisen laskun ja taloudenhoitaja maksaa.

Hallitus vastaa yhdistyksen kokousten valmistelusta ja koolle kutsumisesta. Yhdistyksen kokous myöntää tili- ja vastuuvapauden erillisellä päätöksellä ja samalla luopuu oikeudesta nostaa korvausvaatimuksia. Tämä ei kuitenkaan vapauta hallintoa vastuusta mahdollisesti myöhemmin esiin tulevien väärinkäytöstä osalta. Tili- ja vastuuvapauden yhdistyksen kokous myöntää vain omasta puolestaan (ei esim. verottajan puolesta) ja silloinkin käytettävissä olevien tietojen pohjalta. Jos ilmenee, että tietoja on vääristelty tai salattu, päätös ei enää sido yhdistyksen kokousta. Tili- ja vastuuvapaus voidaan myöntää myös osittaisena, kun jonkin yksittäisen asian tai henkilön osalta vaaditaan lisäselvitystä.

Vaikka hallitus yksimielisesti olisi eri linjoilla kuin yhdistyksen kokous, ei sillä ole oikeutta tehdä määrätyistä tavoitteista poikkeavia päätöksiä. Jos hallitus näin toimii, saattaa se joutua jopa henkilökohtaiseen vastuuseen päätöksistään. Toki pakkotilanteessa, jos viranomainen vaatii tai jokin pakottavasti vaikuttava asia muuttuu, voi olla tarpeen tehdä menetysten välttämiseksi tai vähentämiseksi nopeita päätöksiä. Näihin haetaan yhdistyksen lupa jälkikäteen.

Lisätietoja blogiteksteissä, esim tässä.