Kokouskutsu

Kokouskutsua koskevat blogikirjoitukset:

Kokouskutsu, kelpaako puhelinsoitto?

Yhdistyslain 24 § määrää, että yhdistyksen kokouksen kutsussa on mainittava

    • kokouksen aika ja paikka
    • jos kokoukseen voi osallistua teknisen apuvälineen avulla, paikalle tulematta
    • jos etäosallistujan puhevallan käyttö on rajoitettua
    • jos kokouksessa päätetään yhdistyslain 23 $:ssä mainitusta tai siihen verrattavasta asiasta.

Lisäksi säännöissä voidaan määrätä että kokoukseen osallistumisesta on ilmoitettava etukäteen kokouskutsussa mainittuun päivään mennessä. Yhdistyksen sääntömääräisen kokouksen kutsussa on hyvä olla maininta ”käsitellään säännöissä mainitut asiat.” Yhdistyksen ylimääräisen kokouksen kutsussa on mainittava, miksi kokous on kutsuttu koolle sekä muut yhdistyslain ja sääntöjen määräämät asiat.

Yhdistyksen kokouksen kutsumisesta säännöissä on mainittava, että miten ja missä ajassa kokous kutsutaan koolle. Kovin yksityiskohtaisesti kutsumisesta ei säännöissä kannata mainita, koska esimerkiksi valittu lehti saattaa lakata ilmestymästä tai määrätty ilmoitustaulu poistua käytöstä. Määräys säännöissä voi olla myös niin, että kokouskutsu esitetään yhdistyksen kokouksen päättämällä tavalla.

Yhdistyslaki ei määrää kaikkia kokouskutsun yksityiskohtia, mutta luonnollisesti kutsussa on mainittava yhdistyksen virallinen nimi, koollekutsuva taho, mahdollisesti saapumisohjeita ja muita tarvittavia tietoja.

Muiden toimielinten, kuten hallituksen ja työryhmien kokouksiin kutsuminen tapahtuu säännöissä määrätylla tavalla tai jos säännöissä ei ole mainintaa, toimielimen työjärjestyksessä määrätyllä tavalla. Jos työjärjestystä ei ole, toimielimen asettava taho päättää koolle kutsumisesta ja kutsun esittäjästä. Viimeisenä määritelmänä voi olla, että toimielin päättää itse koollekutsumisen tavasta ja aikataulusta. Hallituksen puheenjohtaja voi kutsua hallituksen koolle sähköposti-, teksti- tai someviestillä, puhelinsoitolla tai miten vaan säännöt huomioiden sovitaan. Paras on kuitenkin kutsumistapa, josta jää jonkinlainen jälki. Hyvä tapa voi olla kutsua koko vuoden kokoukset etukäteen, esimerkiksi ”joka kuukauden toinen torstai klo 18.00, ellei puheenjohtaja muuta ilmoita”.

Virallinen tapa kutsua kokous koolle kannattaa pitää mahdollisimman selkeänä. Nykyään selkeää ja kätevää on lähettää kutsu jäsenten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Näin sääntöjen mukainen koollekutsuminen on helppo todeta.

Sähköpostiosoitteen ei tarvitse olla jäsenen oma, eli hän voi ilmoittaa vaikka perheenjäsenen osoitteen tai jättää osoitteen kokonaan ilmoittamatta. Koska kaikilla ei ehkä ole omaa sähköpostiosoitetta, kannattaa kokouskutsua jakaa muillakin, epävirallisilla ja täydentävillä tavoilla, kuten yhdistyksen kotisivuilla, ilmoitustaululla, sähköisessä tai paperimuotoisessa lehdessä tai tarkoitukseen soveltuvalla muulla tavalla. Sallittua on myös, että jäsenistö keskenään jakaa kutsua ja muutenkin edesauttaa kokoukseen osallistumista.

Osoittamalla kokouskutsun virheelliseksi, voi kokoukseen osallistumaton tai kokouksessa päätösvaltaisuutta vastustanut nostaa kolmen kuukauden kuluessa moitekanteen ja vaatia kokouksen päätöksiä mitätöitäviksi (yhdistyslaki 32 §).