Lisätalousarvio on käytännössä sama kuin talousarvio, mutta muokattuna kesken tilikauden esiin tulleilla tarpeellisilla muutoksilla. Lisätalousarvio laaditaan ja käsitellään kuten varsinainen talousarvio, mutta siinä keskitytään muuttuneiden kohtien perusteluihin ja taloudellisen vaikutuksen arvioimiseen. Lisätalousarvio voi vaikuttaa myös toimintasuunnitelmaan, jota pitää myös päivittää tarpeellisilta osiltaan. Teknisesti voi olla tarkoituksenmukaista päivittää toimintasuunnitelma ja talousarvio, mutta niin, että muuttuneet kohdat esitetään selvästi aiemmin hyväksytystä erottuvina.
Lisätalousarviolle voi syntyä tarve, vaikka menot ja tulot säilyisivät melko sellaisenaan, mutta käyttötarkoitus muuttuu olennaisesti. Lisätalousarvion laatimisen tarve on arvioitava tapauskohtaiesti. Mitään euromääräisiä tai muita rajoja ei voi määritellä.
Syitä lisätalousarvion laatimiselle
Yleensä lisätalousarvio joudutaan laatimaan olennaisesti muuttuneiden tai väärin arvioitujen kustannusten vuoksi. Jos yhdistyksen kokous on valtuuttanut hallituksen hankintoihin talousarvion puitteissa, on tarvittaessa varmistettava, että kohonneista kustannuksista huolimatta yhdistys haluaa pitää kiinni toimintasuunnitelmasta.
Toinen syy lisätalousarvioon voi olla kesken vuoden esiin tulleet, ennakoimattomat menot. Kohonneiden menojen kohdalla lisätalousarvion laatimisen kynnys on pienempi kuin tulojen kohdalla. Yllättäviä menoja voivat aiheuttaa ulkopuoliset tahot, jotka esittävät vaatimuksia tai yhdistystä on kohdannut yllättävä vastuu vaikka luonnonmullistuksen tai vastaavan johdosta. Ennakoitua isommat tulot tai pienemmät menot muodostavat suunniteltua voitollisemman tuloksen, mutta lisääntyneiden menojen kattamiseksi pitää otta kantaa, mistä raha hankitaan.
Kolmantena syynä voi olla kokonaan uusien tilanteiden ja mahdollisuuksien esiintulo kesken vuoden, eikä asiaa voi jättää seuraavan talousarvion yhteydessä käsiteltäväksi. Esimerkiksi yhdistyksen toimipaikan viereinen tontti tulee myyntiin yllättäen tai hallitus huomaa tarpeen ja tilaisuuden kehittää toimintaa olennaisesti kesken vuoden.
Yksi syy lisätalousarvion tekemiseen voi olla tekninen. Yhdistyksen kokoukselle on esitelty talousarvio, jossa on olennainen laskuvirhe tai vastaava. Tässä tapauksessa hallitus joutuu pohtimaan, onko korjaus sellainen, että asia on esiteltävä jäsenistölle uudelleen päätettäväksi.
Lisätalousarviosta päättäminen
Jos suinkin mahdollista, lisätalousarviolle haetaan hyväksyntä ennen sitoviin toimenpiteisiin ryhtymistä. Jos asian nopea hoitaminen on välttämätöntä, hallituksen on ryhdyttävä toimiin ja haettava hyväksyntä jälkikäteen.
Lisätalousarviota käsiteltäessä yhdistyksen kokouksella on käytännössä valta käsitellä talousarviota ja toimintasuunnitelmaa kokonaisuutena, mutta tietenkin huomioiden jo tehdyt toimenpiteet. Tarpeettoman laaja talousarvion avaaminen ei kuitenkaan ole mielekästä. Kokous päättää puheenjohtajan johdolla, miten muutos käytännössä käsitellään.
Lisätalousarvio voidaan käsitellä keväällä vuosikokouksessa ylimääräisenä asiana eli edellisenä syksynä vahvistetun, kuluvan vuoden talousarvion muutoksena. Jos kevään kokoukseen muutos ei ehdi, ja käytössä on kahden varsinaisen kokouksen malli, lisätalousarvion kuluvalle vuodelle voi käsitellä syyskokouksen yhteydessä ylimääräisenä asiana.
Tarvittaessa on kutsuttava koolle ylimääräinen kokous. Tästä on vaivaa sekä hallitukselle että jäsenistölle, joten kutsumisen kynnys voi olla korkea. Kokous on kuitenkin kutsuttava, jos esimerkiksi kyse on kiinteän omaisuuden hankkimisesta tai muusta säännöissä yhdistyksen kokoukselle kuuluvaksi määrätystä asiasta.
Eräs mahdollisesti soveltuva vaihtoehto on, että hallitus tiedottaa jäsenistöä talousarvion muutostarpeesta ja ehdottaa asiasta käytäväksi keskustelua tai jopa järjestää neuvoa antavan jäsenäänestyksen. Yhdistys ei voi tehdä päätöksiä jäsenäänestyksellä, ellei säännöissä sellaisesta ole määräyksiä.
Koska lisätalousarvio käsitellään kesken tilikauden, on muutos voimassa heti kun sitä koskeva päätös on tehty ja pöytäkirja siltä osin allekirjoitettu ja tarkastettu.