Käytännössä jokaisella yhdistyksellä on jotain muutakin omaisuutta, kuin tilillä tai kassassa oleva raha. Rahat ja muu taseessa oleva omaisuus on talouden kirjanpidossa. Rahavarat ja muu rahaan varrattava säilyy taseessa, mutta myy omaisuus poistuu poistojen myötä. Lisäksi yhdistyksellä voi olla hankittaessa kokonaan menoksi merkittyä ja lahjaksi saatua omaisuutta, jolla myöskään ei ole yleensä arvoa kirjanpidossa.
Yhdistyksen ja erityisesti vastuullisen hallituksen usein laiminlyömä velvollisuus on huolehtia myös tästä muusta omaisuudesta yhtä huolellisesti kuin pankkitilistä. Omaisuuden hallintaan soveltuu omaisuusluettelo, jonka myös toiminnantarkastaja huomioi ja tarvittaessa arvioi esimerkiksi satunnaisotantana omaisuuden olemassaolon, kunnon ja hallintamenettelyt tarkastuksen yhteydessä.
Omaisuusluettelossa tulisi olla lueteltuna kaikki, jolla on arvoa. Arvo voi olla taloudellista tai historiallista. Lisäksi kysymykseen voi tulla omaisuuden sijainnin tai vastuiden hallinta, erityisesti, jos omaisuutta on tarkoituksena tai tapana lainata. Lainausrekisteri voi olla omaisuusluettelossa tai sen liite. On enemmän kuin todennäköistä, että ilman lainausrekisteriä osa omaisuudesta joutuu pysyvästi kateisiin. Omaisuudesta otetut valokuvat ovat tunnistamista varten ja katoamisen varalle hyödyllisiä.
Omaisuusluettelossa määritellään omaisuuden nimi, kuvaus, määrä, hinta, saantitapa, erityistuntomerkit ja muut erityisesti omaisuutta koskevat asiat. Määritelmä voi olla yleistävä, esimerkiksi arkiston osalta ’kokouspöytäkirjoja, 12 numeroitua mappia, arkistossa’.
Kaikki vähänkin arvokkaampi on erityisesti luetteloitava ja dokumentoitava. Lahjaesineillä voi olla vähäinen käyttöarvo, mutta yhdistyksen historian kannalta niillä on merkitystä. Näistä on hyvä kirjata kuva, nimitys, sijainti ja lyhyt kuvailu, esim. mistä, koska ja miksi saatu. Tiedot voivat olla tarpeellisia tai mukavia tietää vielä vuosikymmenien päästä.
Erityinen omaisuus- ja lainausluettelon kohde ovat yhdistyksen vastuulla olevat avaimet, kulkuluvat, käyttöoikeudet ja vastaavat, jotka on huomioitava henkilöiden ja tehtävien vaihtuessa.
Toiminnan aikana kertyneiden valokuvien ja muiden dokumenttien talletus ja dokumentointi on sitten eri asia. Arkistoinnista on tekstiä tässä. Kuvallinen omaisuusluettelo on osa asialista.net -sivuston tarjoamaa kirjanpitosovellusta.