Yhdistyslain mukaan yhdistyksen hallituksen on pidettävä jäsenistä luetteloa. Luettelosta käytetään yleisesti nimeä jäsenrekisteri. Minimitiedot jokaisesta jäsenestä ovat täydellinen nimi ja kotipaikka. Jäsenrekisteriin saa kerätä vain tarkoituksen kannalta välttämättömiä tietoja. Joidenkin tietojen kerääminen on suorastaan kielletty. Hallituksen on perusteltava kaikki kerättävät tiedot yhdistyksen kannalta välttämättömiksi. Jos jäsen jättää käyttämättä joitakin palveluja, joiden toteuttamiseen tarvitaan lisätietoja (esimerkiksi syntymäaika), voi jäsen kieltäytyä tiedon antamisesta ja samalla menettää kyseisen edun.
Lain mukaan yhdistyksen jäsenellä on pyynnöstä oikeus tutustua jäsenrekisterissä oleviin pakollisiin tietoihin ja kaikkiin tietoihin itseään koskeviin tietoihin. Jäsenet voivat nähdä koko nimilistan esimerkiksi sen toteamiseksi, kuka on äänivaltainen jäsen yhdistyksen kokouksessa, mutta luetteloa heille ei saa kopioida. Kaikkiin tietoihin on pääsy tilin- tai toiminnantarkastajilla ja yhdistyksen hallituksella.
Jäsenrekisteristä oli vanhan henkilötietolain mukaan tehtävä rekisteriseloste. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan erillistä selostetta ei enää tarvita, mutta rekisteröityjä on informoitava henkilötietojen käsittelystä. Tämän vaatimuksen takia on edelleen hyvä tapa laatia rekisteriseloste ja asettaa se jäsenistön nähtäväksi.
Jäsenrekisteriä ja tietojen luovuttamista siitä koskee henkilörekisterilaki. Lähtökohtaisesti jäsenluettelosta saa luovuttaa tietoja vain jäsenen nimenomaisella luvalla. Usein tietoja on luovutettava yhdistyksen yhteistyökumppaneille, esimerkiksi jäsenetujen saamiseksi.
Jäsenrekisteri on säilytettävä luotettavalla tavalla. Sähköinen rekisteri on hyväksytty ja on monessa mielessä parempi kuin paperimuotoinen. Sähköiseen jäsenrekisteriin voi jäädä merkintä tietojen käsittelystä ja rekisterin saavutettavuus on salasanan takana. Paperimuotoinen rekisteri on altis tuhoutumaan ja tai päätymään asiattomiin käsiin. Toki sama koskee myös huonosti suojattua sähköistä rekisteriä.
Jäsenrekisteristä tehtyä tiedostoa ei tulisi lähettää salaamattomassa sähköpostissa tai säilyttää herkästi vääriin käsiin joutuvalla muistivälineellä. Tietojen lähettäminen on vältettävissä käyttämällä luotettavaa pilvipalvelua.
Tämän sivuston yhteydessä palveluna tarjottava internetpalvelimella toimiva jäsenrekisteri on turvallinen vaihtoehto suomalaisessa palvelussa.