Yhdistyksellä on tuloja ja menoja, joiden kirjaaminen on rutiinia. Jäsenmaksuja tulee ja yhdistys tekee pieniä hankintoja näin kertyneillä rahoilla. Investointia ei merkitä heti menoksi, vaan vähennetään menoina useamman vuoden aikana. Aikaväli on suunnilleen taloudellinen käyttöaika, mutta vain suunnilleen. Yhdistyksen hallituksen on tehtävä poistosuunnitelma, jossa kuvataan eri omaisuuslajien poistoaika.
Kirjaaminen kirjanpitoon
Investointi kirjataan tase-eränä, eli rahaa ei häviä, se vain muuttaa muotoaan. Pankkitilin vähennys eli kredit ja Kalustotilin debet. Pankkitilin sijaan voi tietenkin olla jokin muukin tili, jos investointi katetaan jollakin muulla tavalla.
Poistot
Jos investointi (hankinta) menettää vähitellen arvoaan, poistetaan se taseesta poistosuunnitelman mukaisesti. Poisto kirjataan vähennyksenä Kalustotililtä eli kredit ja vastakirjaus menee debetiin menotilille Poistot. Mitä kaikkea omaisuutta on Kalustotilillä, voi olla tarpeen eritellä omaisuusluettelossa tai tilinpäätöksen liitetiedoissa, jotta omaisuus on paremmin hahmotettavissa. Poistot kirjataan tilikauden lopussa. Ensimmäinen poisto tehdään yleensä jo hankintavuonna, koska omaisuus menettää arvoaan heti käyttöönoton yhteydessä. Poistosuunnitelmasta on tarkemmin tämän sivun alasivulla.
Mainospalana mainittakoon tässä, että Asialista.net tarjoaa edullisen vaihtoehdon yhdistysten kirjanpitoon (mukana kuvallinen kalustoluettelo), jäsenrekisteriin (mukana mm. ryhmäviestit) ja moniin muihin tarpeisiin. Pyydä tutustuttavaksi osoitteesta posti@asialista.net.