Kokoustekniikka – mikä kuiva sana. Sana pelottaa ja vie tunnelman mukavasta kokouksesta? Kokoustekniikka ei ole laki eikä mikään muukaan sitova määräys. Kokoustekniikan avulla eri kokouksiin ei tarvitse opetella erilaisia sääntöjä. Kysymyksessä on nippu sääntöjä ja käytäntöjä, jotka auttavat tekemään sekavasta juttutuokiosta sellaisen, että siinä syntyy päätöksiä ja jälkeenpäinkin tiedetään mitä ja miksi asioista sovittiin. Kokoustekniikkaa noudattaen päätökset syntyvät varmemmin yhdistyksen sääntöjen ja yhdistyslain vaatimalla tavalla.
Jotta kokous sujuisi hyvin, pitää ainakin puheenjohtajan tuntea riittävästi kokoustekniikkaa. Aina parempi, mitä enemmän muutkin kokoukseen osallistuvat sitä tuntevat. Mitä isompi määrä osallistujia ja mitä monimutkaisempia asioita, sitä tärkeämpää on kokouksen hallinta. Toki myös pieni ryhmä saa kokouksen venymään ja vanumaan, kun keskustelu lipeää asioiden ulkopuolelle, käsiteltyihin asioihin palataan uudelleen ja kokouksessa on häiriöitä. Jos kaikille osallistujille sopii, voi tällainenkin kokous toimia hyvin – pääasia että tavoitteet saavutetaan.
Kokouksen onnistumisen edellytys on myös, että osallistujat ovat ennakolta tutustuneet käsiteltäviin asioihin, hankkineet tietoa ja muodostaneet käsityksensä.
Tavanomaisten yhdistysten kokouksissa menettelyt poikkeavat jonkin verran kunnallisten ja muiden vastaavien julkisten toimielinten kokouksista. Isoin ero on asioiden valmisteluvastuussa ja henkilövaaleissa. Termien merkitys on kuitenkin sama.
Suuressa yhdistyksen kokouksessa voi olla satoja osallistujia ja erilaisia käytäntöjä mm. osallistujien äänivaltaisuuden ja muiden kokouksen sujumiseen vaikuttavien asioiden käsittelyssä. Tällaisia kokouksia varten laaditaan yleensä erillinen työjärjestys.
Tässä valikossa on kokoustekniikkaan ja kokousten sujumiseen liittyvää asiaa erityisesti tavanomaisten, pienten ja keskisuurten yhdistysten näkökulmasta. Muissa valikoissa on asiaa yleisesti yhdistystoiminnasta.