Yhdistykset laativat yleensä toimintasuunnitelman seuraavan vuoden toiminnan ohjeeksi. Toimintasuunnitelmaan liittyy talousarvio, jotka yhdessä muodostavat hallituksen toimia ohjaavan ja rajoittavan kehyksen. Toimintasuunnitelman ja talousarvion tulee vastata toisiaan ja ne voi jopa yhdistää.
Toimintasuunnitelma ja talousarvio eivät ole lakisääteisiä, mutta yleensä ne on yhdistyksen säännöissä mainittu ja siten sääntömääräisiä asiakirjoja. Ilman näitä kirjallisia asiakirjoja yhdistyksen kokouksen on vaikea asettaa ja julkaista tavoitteita ja vastuuvapauden myöntämisen yhteydessä arvioida niiden toteutumista.
Toimintasuunnitelmaehdotuksen laatii hallitus, joka esittää sen yhdistyksen kokoukselle. Yhdistyksen kokous voi tehdä suunnitelmaan haluamiaan muutoksia tai laatia vaikka kokonaan uuden toimintasuunnitelman. Jos hallituksen ehdotuksesta paljon poiketaan, voi kokouksessa olla tarpeen käsitellä talousarviota ja jopa henkilövalintoja suurempana kokonaisuutena. Tällaisessa tilanteessa on hyvä pitää kokoustauko, jonka aikana hallitus tai kokouksessa valittava työvaliokunta päivittää ehdotukset yhteensopiviksi. Pienemmissä yhdistyksissä kokouksissa on vähemmän osallistujia ja isotkin muutokset hoituvat yleensä leppoisasti keskustellen. Pääasia, että kokouksen jälkeen on selvää, mitä on päätetty.
Toimintasuunnitelmassa voidaan asettaa toiminnalle myös ehdollisia tavoitteita. Esimerkiksi: ”Mikäli kaupunki järjestää kesätapahtuman…”. Velvoittavat tavoitteet on hyvä sanoittaa selkeästi. Esimerkiksi: ”Kesän aikana korjataan varaston katto.”.
Kun kokous on hyväksynyt toimintasuunnitelman, siitä tulee kokouksen päätös ja pöytäkirjan liite. Kokouksen sihteerin on siis huolehdittava, että toimintasuunnitelmaan tehdyt muutokset tulevat myös hyväksyttyyn toimintasuunnitelmaan. Myös alkuperäinen ehdotus kuuluu kokouksen asiakirjoihin. Hyväksytyn toimintasuunnitelman hyödyntäminen ja julkaiseminen eteenpäin kuuluu erityisesti hallituksen tehtäviin. Pöytäkirjasta ei liitettä ole hyvä ottaa erilleen, ettei yhteys pöytäkirjaan katkea. Hyväksytystä toimintasuunnitelmasta tulostetaan tarvittava määrä työkopioita.
Jos yhdistyksellä on useamman vuoden ajalle jaksottuvia projekteja tai pitemmän aikavälin suunnitelmia, kannattaa toimintasuunnitelman oheen laatia pitemmän aikavälin suunnitelma eli PTS eli pitkän tähtäimen suunnitelma. Hyväksytty PTS on velvoittava ohje, mutta myöhempiä yhdistyksen kokouksia se ei sido kuin korkeintaan moraalisesti velvoittavana.
Koska tilikauden päätyttyä yhdistyksissä laaditaan vuosikertomus eikä kirjanpitolain tarkoittamaa toimintakertomusta, voisi olla johdonmukaista puhua toimintasuunnitelman sijaan vuosisuunnitelmasta. Toisaalta taas tilintarkastajan sijaan yhdistyksessä yleensä on toiminnantarkastaja. Eli tottumattomia yhdistystoimijoita termit helposti hämmentävät.