Asialistalle tuli esiin seuraava tapaus: ”Yhdistykselle on tullut lasku, jonka eräpäivä lähenee. Ohje sanoo, että lasku on määrätyn hyväksyjän kuittauksella hyväksyttävä. Hyväksyjät ovat pitkällä työmatkalla. Voiko rahastonhoitaja maksaa laskun, jota ei ole hyväksytty?”
Laskun hyväksymismenettely varmistaa, että jokainen lasku menee vähintään kaksien silmien edestä. Kuittauksilla välitetään ja tarkistetaan myös tietoa esimerkiksi tiliöinnistä. Olemalla tarkka, voidaan välttää tuplahankintoja tai aiheettomien laskujen maksamista.
Hyväksyjän tulee olla se henkilö, joka parhaiten tai ainakin riittävästi tietää kyseisestä hankinnasta tai on rahan käytöstä vastuussa, mutta ei ole hankintaa itse tehnyt. Laskun hyväksyjän on tiedettävä, että maksettu hyödyke vastaa tilausta, on vastaanotettu ja hyväksytty.
Hyväksymismerkintä on myös toiminnantarkastajaa varten. Kuittauksen avulla toiminnantarkastaja voi yhdistyksen jäsenistön puolesta varmistua, että hankinnan ohjeistuksia on noudatettu ja lasku oikein tiliöity.
Jos rahastonhoitaja on riittävän varma, että hyväksyntä saadaan jälkikäteen, voi laskun maksaa, mutta on varmistettava, että lasku on aiheellinen ja maksettavissa.
Jos hankinta on hyväksytty jo tilausvaiheessa, ei laskua tarvitse erikseen hyväksyä, mikäli se vastaa tilausta. Yhdistyksessä harvoin on erityistä tilausten hyväksymisprosessia, mutta saattaa olla esimerkiksi tilauksesta merkintä pöytäkirjassa. Myös tässä tapauksessa maksajan on varmistettava, että lasku on maksettavissa.
Monissa yhdistyksissä laskuja on melko vähän. Joissakin yhdistyksissä jokainen saapunut lasku todetaan hallituksen kokouksessa. Tämä on yleensä tarpeetonta, mutta hallituksen pitää muutoin olla yhdistyksen rahaliikenteestä ja taloudesta tietoinen riittävällä tarkkuudella.