Kriisiviestintä voi koskea myös yhdistystä. Yhdistyksessä voi tapahtua onnettomuus, kavallus, tietojen väärinkäyttöä, virheellinen tiedonanto tai mitä vain omia kömmähdyksiä. Ulkopuolelta voi yhdistykseen kohdistua onnettomuus, tietomurto, omaisuutta koskeva tilanne tai mitä tahansa poikkeuksellista. Jopa pienellä yhdistyksellä olisi hyvä olla selvillä periaatteet, kuka tiedottaa ja miten, jos jotain yllättävää tapahtuu.
Yleisesti
Tiedota, nopeasti, rehellisesti ja avoimesti ja pysy asiassa!
Virheisiin ja erilaisiin tilanteisiin kannattaa valmistautua ainakin yleisellä tasolla. Tulee sopia, kuka tiedottaa tai päättää, kuka tiedottaa. Luontevimmin tehtävä kuuluu puheenjohtajalle, mutta asian mukaan joku muukin voi hoitaa tiedottamista ulos ja yhdistyksen sisällä.
Suurin virhe on yrittää ohittaa omat tai muiden virheet ns. painamalla ne villaisella. Virheitä sattuu ja niiden korjaaminen on jokapäiväistä. Virheestä pääsee ohi ja se unohtuu nopeimmin nopeudella.
Ulkopuolisen tekemää virhettä ei saa liioitella eikä siitä pidä pyrkiä hyötymään. Voi ajatella, mitä tekisi, jos vastaava olisi sattunut omalle kohdalle.
Rikoksia ei saa salata tai väheksyä. Rikokset pitää ohjata asianmukaiseen prosessiin. Asiassa salaaja voi syyllistyä itsekin rikokseen.
Huolehdi tilanteiden ennakoinnista, kuten riittävästä varmuuskopioinnista, käyttöoikeuksista, salasanojen turvallisuudesta ja muusta tietoturvasta.
Huolehdi avaimien hallinnasta, murtosuojauksesta ja muusta fyysisestä suojaamisesta.
Hallitus vastaa tiedottamisesta ja sen virheistä yhdessä, ellei ole antanut selviä ohjeita tilanteen tiedottamisesta.
Väärä tieto
Yhdistys voi antaa väärän tiedon, kuten julkaista kokouskutsun väärällä päivämäärällä tai paikalla, väärän henkilön tietoja tai jotain muuta oikeistavaa. Näissä tapauksissa tärkeintä on nopeasti ja alkuperäistä vastaavilla tavoilla korjata virhellinen tieto. Lisäksi on harkittava, miten muuten tietoa voi oikaista.
Esimerkki: Kokouskutsussa on väärä päivämäärä tai paikka. Tieto tulee oikaista heti ja mahdollisimman tehokkaasti. Väärästä tiedosta voi aiheutua jopa korvaamisvelvollisuus.
Esimerkki: Kokouskutsussa on oikea päivämäärä, mutta liitetiedoissa väärä. Myös tämä tieto tulee oikaista, vaikka kutsun päivämäärä onkin virallinen.
Esimerkki: Yhdistys tiedottaa henkilövalintojen tuloksen väärin. Väärä tieto menee lehteen ja someen. Jälkeenpäin voi pyytää lehdeltä oikaisun. Väärä tieto on hyvä oikaista, ei vain korjata. Oikaisussa kerrotaan, että mitä tietoja on muokattu ja koska. Henkilökohtainen pahoittelu on paikallaan aina, kun virhe kohdistuu henkilöön.
Tietomurto tai kiristys
Tietomurtoja on monenlaisia. Vakavimpia ovat ne, joissa ulkopuolinen saa käsiinsä arkaluontoisia tai muita henkilötietoja. Tässäkin tärkeintä on nopea ja päättäväinen reagointi.
Tarvittaessa on käytettävä asiantuntijan apua tietojen suojaamisessa. Yksittäinen tieto ei välttämättä ole arvokas, mutta kokonainen rekisteri henkilötietoja on rahan arvoinen saalis rikollisille. Tiedot eivät ole täydellisesti turvassa edes omalla tietokoneella, jos siitä on yhteys internetiin.
– ota tilanne rauhallisesti
– ilmoita niille, joiden tietoja asia koskee
– tee rikosilmoitus ja ilmoita tarvittaessa myös pankille, kyberturvallisuuskeskukselle jne
– älä maksa kiristäjälle, äläkä viestittele tämän kanssa
– kerää todisteita, kuten nauhoita puheluja, talleta ja tulosta viestejä
Onnettomuus
Onnettomuuksien ja muiden ikävien tapahtumien yhteydessä on hyvä, jos tietoja antaa vain yksi henkilö. Ei ole hyvä tilanne, jos kukaan ei suostu kommentoimaan tapahtunutta. Lehdistö voi pyrkiä saamaan skandaalimaisia klikkiotsikoitä. Otsikoita syntyy helposti, jos vastaaja ei ymmärrä puhuvansa median kanssa ja vaikka spekuloi asioilla, jotka eivät tapahtumaan liity. Tiedottamisvastuussa voi olla puheenjohtaja tai sihteeri tai kyseisestä asiasta parhaiten tietävä henkilö. Vastuu tulee olla sovittu selkeästi.