Tarvitaan vain kolme 15 vuotta täyttänyttä samanmielistä henkilöä, jotta voidaan perustaa yhdistys. Vapaamuotoinen, rekisteröimätön yhdistys ei juuri muuta tarvitsekaan. Tällainen kerho voi kokoontua ja sopia asioista, mutta jokainen on niistä henkilökohtaisesti vastuussa. Yhdistyslaki tuntee myös rekisteröimättömän yhdistyksen, jota koskee lain 10 luku ja rekisteröimättömiin yhdistyksiin on soveltuvin osin sovellettava, mitä lain 1–5, 10, 11, 43, 44, 60 ja 62 §:ssä on säädetty.
Yhdistys kannattaa ja on käytännössä pakko rekisteröidä, jos toiminta saa vakavasti otettavia muotoja. Ilman rekisteröitymistä ei voi avata pankkitiliä, tilojen varaamisessa voi olla vaikeuksia, avustuksia ei voi anoa jne. Jopa nettisivu on avattava jonkun yksityishenkilön nimissä ja vastuulle.
Perustamiskokous
Yhdistyksen varsinaista perustamiskokousta ei välttämättä tarvitse pitää. Perustamiskirja ja säännöt voidaan laatia ja allekirjoittaa vapaamuotoisesti. Yleensä kuitenkin perustamista varten kokoonnutaan, jotta paikalle saadaan potentiaalisia jäseniä ja yhdistyksen ensimmäinen kokous voidaan pitää heti.
Perustamiskirjan allekirjoittajia voi olla paljonkin. Kannattaa huomioida, että heidät kaikki merkitään yhdistysrekisteriin perustajiksi ja heidän tulee henkilötunnuksellaan käydä vahvistamassa yhdistyksen perustaminen.
Ensimmäisessä kokouksessa äänivaltaisia ovat yhdistyksen perustamiskirjan allekirjoittajat. On ehkä hyvä kerätä jäseneksi ilmoittautumisia heti perustamisen jälkeen, jotta äänivaltaisia on enemmän ja sitoutuminen laajempaa. Jäsenmaksua ei tarvitse olla maksettuna, eikä jäsenyyttä hyväksyttynä heti aloitettaessa. Kokouksessa hyväksytään toimintasuunnitelma, valitaan hallitus ja muut vastuuhenkilöt sekä sovitaan yleisemmin asioiden järjestelyistä.
Perustamiskirja
Perustamiskirja on lyhyt dokumentti, jossa todetaan yhdistys perustetuksi, yhdistyksen nimi, perustajat ja päivämäärä sekä liitteenä yhdistyksen säännöt. Esimerkiksi näin:
Me allekirjoittaneet olemme perustaneet _____________ -nimisen yhdistyksen, liittyneet siihen jäseniksi ja hyväksyneet sille seuraavat säännöt:
Paikka, päivämäärä ja vähintään kolmen jäseneksi liittyvän allekirjoitukset nimenselvennyksineen.
Rekisteröinti
Yhdistys saa rekisteröidyn yhdistyksen (ry) statuksen vasta kun se on merkitty yhdistysrekisteriin. On hyvin tavallista, että sääntöjen kömmähdyksen takia rekisteröinti ei mene kerralla läpi. Yhdistys ei ennen rekisteriin merkitsemistä saa esiintyä rekisteröitynä.
Säännöt
Yhdistyslaki asettaa säännöille pakollista ja vapaaehtoista sisältöä. Helpoimmalla pääsee, kun käyttää mallina samalla aihealueella toimivan yhdistyksen sääntöjä. Seuraavassa kommentoidut mallisäännöt vapaasti käytettäviksi.
Yleensä sääntöihin kopioidaan yhdistyslaista ja muista määräyksistä tulevaa tekstiä, koska säännöt ovat läheisin toimintaa ohjaava määräys. Säännöt eivät saa olla ristiriidassa ylempien määräysten kanssa.
MALLISÄÄNNOT
1 § Nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Esimerkki ry ja sen kotipaikka on Helsinki. Nimi ja kotipaikkana oleva Suomen kunta on pakollinen tieto.
2 § Tarkoitus ja toiminta
- Yhdistys pyrkii…
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys
- järjestää…
- tekee…
- toimii…
Toimintansa rahoittamiseksi yhdistys
- kerää…
- vastaanottaa…
- myy…
- anoo…
Yhdistyksen toiminnan tarkoituksena ei ole voiton tai muun välittömän taloudellisen edun hankkiminen siihen osallisille.
Yhdistyksen tarkoitus ja toimintamuodot on kuvattava säännöissä. Ne on kätevää esittää luettelomuodossa, mutta ei liian tarkasti, jotta toiminta voi laajentua ilman sääntöjen päivittämistä. Toisaalta aivan kaikkea ei pidä kirjoittaa, koska yhdistyksellä pitää olla selkeä tarkoitus. Kommentti voiton tavoittelusta ei ole pakollinen, mutta hyvä muistutus.
3 § Jäsenet
Yhdistykseen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä henkilö, joka on kiinnostunut yhdistyksen toiminnasta ja hyväksyy sen tarkoituksen.
Kannattajajäseneksi voidaan hyväksyä …
Kunniapuheenjohtajan ja kunniajäsenen nimittämisestä …
Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus.
Säännöissä on hyvä mainita millaisia jäsenryhmiä yhdistyksellä on.
4 § Liittymis- ja jäsenmaksu
Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta erikseen kullekin jäsenryhmälle päättää syyskokous.
Säännöissä on mainittava jäsenen velvollisuudesta suorittaa yhdistykselle jäsenmaksuja ja muita maksuja.
5 § Yhdistyksen kokoukset
Yhdistys pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta.
Yhdistyksen kevätkokous pidetään …-…kuussa ja syyskokous …-…kuussa hallituksen määräämänä aikana.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii.
Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä, kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenellä yksi ääni. Kannattajajäsenellä on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus, mutta ei äänioikeutta.
Yhdistyksen päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään (x) vuorokautta ennen kokousta … kokouskutsulla.
Kokouksista ja kutsumisesta on hyvä mainita yleisiä pelisääntöjä. On myös mahdollista, että yhdistys kokoontuu vain kerran vuodessa, jolloin samassa kokouksessa hyväksytään edellisen tilikauden asiat ja päätetään seuraavan kauden suunnitelmista.
6 § Yhdistyksen kokouksissa käsiteltävät asiat
Yhdistyksen …kokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
• kokouksen avaus
• valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa vähintään kaksi ääntenlaskijaa
• todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
• esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien lausunto
• päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallituksen jäsenille ja muille vastuuvelvollisille
• käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Yhdistyksen …kokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
• kokouksen avaus
• valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa vähintään kaksi ääntenlaskijaa
• todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
• vahvistetaan seuraava vuoden toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksut …
• valitaan hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle ja varajäsenet.
• valitaan yksi hallituksen jäsenistä puheenjohtajaksi.
• valitaan x toiminnantarkastajaa ja x varatoiminnantarkastajaa
• päätetään hallituksen jäsenten ja toiminnantarkastajien palkkioista
• valitaan yhdistyksen edustajat muihin järjestöihin
• käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
Osa kokouksissa käsiteltävistä asioista on määrätty yhdistyslaissa, täydennetty luettelo kirjataan tarvittaessa sääntöihin.
7 § Hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu syyskokouksen x kalenterivuodeksi kerrallaan valitsemat x-y varsinaista ja vuosittain valitsemat x-y varajäsentä kutsumisjärjestyksessä.
Yhden varsinaisista jäsenistä syyskokous valitsee yhdistyksen puheenjohtajaksi.
Hallituksen varsinaisista jäsenistä puolet ja kaikki varajäsenet ovat erovuoroisia vuosittain, ensimmäisenä vuotena erovuoroiset jäsenet ratkaistaan arvalla.
Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan ja kutsuu sihteerin sekä muut tarvittavat toimihenkilöt toimikautensa ajaksi. Hallituksen puheenjohtajana voi toimia yhtäjaksoisesti enintään x kalenterivuoden ajan.
Hallitus voi asettaa asioiden selvittämistä tai valmistelua varten työryhmiä tai kutsua asiantuntijoita.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessa varapuheenjohtajan kutsusta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä on läsnä. Elleivät puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ole saapuvilla kokouksessa, valitaan siksi kerraksi joku hallituksen varsinaisista jäsenistä puhetta johtamaan.
Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa.
Säännöissä on mainittava yhdistyksen hallituksen jäsenten ja yhdistyksen tilintarkastajien sekä toiminnantarkastajien lukumäärä tai vähimmäis- ja enimmäismäärä sekä toimikausi. On kätevää mainita esim. hallituksen jäsenmääräksi 6-12 henkilöä, jolloin valintakokous voi päättää määrän vapaasti tuolle välille.
8 § Hallituksen tehtävät
Hallituksen tehtävänä on
• suunnitella ja johtaa yhdistyksen toimintaa
• valvoa, että yhdistyksen taloutta ja omaisuutta hoidetaan huolella
• laatia ehdotus toimintasuunnitelmaksi sekä tulo- ja menoarvioehdotus, selostus yhdistyksen taloudellisesta tilasta ja vuosikertomus yhdistyksen toiminnasta sekä päättää vuosittain yhdistyksen tilit
• valmistella yhdistyksen kokouksissa käsiteltävät asiat sekä toimeenpanna kokousten päätökset
• päättää työryhmien asettamisesta ja jäsenistä sekä niiden toimintaohjeista
• päättää erilaisista hankkeista ja asiantuntijalausuntojen pyytämisestä
• muut yhdistyslain perusteella hallitukselle kuuluvat ja yhdistyksen kokouksen hallitukselle asettamat tehtävät.
Hallituksen tehtäviä tulee yhdistyslaista, mutta sääntöihin on hyvä kirjata laajennettu luettelo.
9 § Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja molemmat yhdessä tai jompikumpi yhdessä sihteerin tai taloudenhoitajan kanssa.
Nimenkirjoittajista on yhdistyslaissa, mutta säännöissä voidaan asia tarkentaa.
10 § Toiminta- ja tilikausi
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.
Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajille viimeistään x päivää ennen …kokousta. Toiminnantarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään x päivää ennen …kokousta.
Toiminnantarkastajien toimikausi on mainittava. Muilta osin asiaa voi tarkentaa ohjeeksi hallitukselle ja toiminnantarkastajille.
11 § Yhdistyksestä eroaminen
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.
Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä.
Jäsenen eroamisesta ja erottamisesta on yhdistyslaissa ja sitä voi tarkentaa säännöissä.
12 § Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.
Yhdistyslaki edellyttää sääntöihin määräyksiä liittyen yhdistyksen purkamiseen ja jäljellä olevien varojen käyttämiseen.
13 § Muuta
Edellä olevan lisäksi yhdistyksen toiminnassa noudatetaan voimassa olevan yhdistyslain säännöksiä.
Tässä voidaan mainita vielä asioita, jotka sääntöjen muihin kohtiin eivät ole sopivasti soveltuneet. Ei kuitenkaan ole tarkoituksenmukaista tehdä säännöistä liian sitovia, vaan jättää jäsenistölle valtaa muuttaa toimintaa yhdistyslain ja muiden määräysten sallimissa rajoissa.
14 § Sääntöjen hyväksyminen
Nämä säännöt on
- hyväksytty yhdistyksen perustavassa kokouksessa x.x.x.
- Patentti- ja rekisterihallitus vahvistanut x.x.x
Säännöissä on hyvä olla versionhallintaa helpottava merkintä. Jos on kahdet eri kopiot, voidaan merkinnästä nähdä, mitkä ovat uusimmat.