Tilin- ja toiminnantarkastus

Tilin- ja toiminnantarkastusta koskevat blogikirjoitukset:

Yhdistysten kirjanpito on erikseen tarkastettava. Tarkastuksen tehtävänä on jäsenistön ja muiden sidosryhmien puolesta selvittää, onko taloutta ja hallintoa on hoidettu asianmukaisesti ja lakeja noudattaen. Tarkastus on jälkikäteinen, mutta sillä on myös väärinkäytöksiä ja virheitä ennalta ehkäisevä rooli.

Aiemmin yhdistyksissä puhuttiin tilintarkastuksesta, vaikka tarkastaja olisi ollut kuka tahansa. Lain muututtua tilintarkastajalla on oltava tilintarkastuslain mukainen auktorisointi (HTM- tai KHT-tilintarkastaja). Samalla mm. yhdistyslaki muuttui niin, että tilintarkastajaa ei läheskään aina tarvitse valita yhdistyksen tilejä tarkastamaan. Toiminnan ja tilien tarkastuksesta on määrättävä säännöissä. Tilintarkastajan valinta määräytyy tilintarkastuslaissa. Seuraavassa käsitellään toiminnantarkastusta.

Toiminnantarkastajan kelpoisuus ja pätevyys

Toiminnantarkastajan valinnassa suurin vastuu on yhdistyksen rivijäsenillä. Asioiden jouduttamiseksi hallitus usein varmistelee etukäteen toiminnantarkastajan valintaa ja se on ihan luvallista. Näin tulee samalla varmistettua, että ehdokas on pätevä eikä riippumattomuutta vaarantavia sidoksia hallitukseen tai toimintaan ei ole. On hallituksenkin etu, että toiminnantarkastaja on pätevä.

Jos säännöt määräävät, tarkastajaksi voidaan valita ns. maallikkotarkastaja, jolla on tosin oltava riittäväksi katsottava asiantuntemus. Maallikkotarkastajan tekemästä tarkastuksesta käytetään nimitystä toiminnantarkastus ja tarkastajasta nimitystä toiminnantarkastaja. Toiminnantarkastajalta ei edellytetä tilintarkastajalta vaadittavia laskentatoimen ja tilintarkastuksen opintoja, kokemusta ja tilintarkastustutkintoa eikä toiminnantarkastukseen sovelleta tilintarkastusta koskevia standardeja.

Toiminnantarkastajan on oltava luonnollinen henkilö, joten oikeushenkilöä (esimerkiksi tilitoimistoa) ei voi valita toiminnantarkastajaksi. Toiminnantarkastajalle on valittava sijainen, mikäli valittuja on vain yksi. Toiminnantarkastajaa ja varahenkilöä koskevat samat kelpoisuusvaatimukset. Tärkeintä on, että valitun toimintakelpoisuutta ei ole mitenkään rajattu, eli hän ei esimerkiksi ole konkurssissa tai alaikäinen. Kelpoisuuden arvioinnissa vastuuta on valitsijoilla ja valitulla itsellään.

Toiminnantarkastaja ei ole riippumaton tai sitä on erityisesti arvioitava, jos toiminnatarkastaja

- - on sukua tai läheinen muuten yhdistyksen tilivastuulliselle tai kirjanpidon tehneelle henkilölle.
  - tekee liiketoimintaa tms yhdistyksen kanssa.
  - on jostain muusta syystä osallisena toimiin, jotka vaarantavat riippumattomuuden.

Toiminnantarkastaja voi olla ja on usein hyödyksikin, jos on yhdistyksen jäsen. Toiminnantarkastukseen ei saa vaikuttaa omat, vähemmistöön jääneet mielipiteet tai vastaavat yhdistyksen toiminnassa esiintyneet asiat.

Toiminnantarkastajan oikeudet ja velvollisuudet

Toiminnantarkastajan tärkein tehtävä on valvoa, että rikkeitä ei ole tehty. Tämän lisäksi toiminnantarkastaja saa kiinnittää huomiota muihin olennaisiin seikkoihin. Tällainen voi olla esimerkiksi tahallisen tai tahattoman rikkeen tai virheen tekemisen mahdollisuus puuttuvan valvonnan takia.

Toiminnantarkastajalla on laaja tiedonsaantioikeus, josta seuraa myös tilintarkastuslain mukainen salassapitovelvollisuus. Tiedonsaantioikeus oikeuttaa toiminnantarkastajan osallistumaan yhdistyksen toimielinten kokouksiin, mikäli sen tehtävänsä hoitamisen kannalta hyödylliseksi kokee, mutta harvoin on tilannetta, että toiminnantarkastajan nimenomaisesti olisi velvollisuus kokoukseen osallistua.

Toiminnantarkastajan tehtävä on vastuullinen, hän on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimessaan tahallisesti tai huolimattomuudesta aiheuttanut yhdistykselle. Sama koskee yhdistyslakia tai yhdistyksen sääntöjä rikkomalla yhdistyksen jäsenelle tai muulle osapuolelle aiheutettua vahinkoa.

Yhdistyksen tilivastuulliset voivat kysyä ennakolta toiminnantarkastajan mielipidettä jostakin asiasta. Neuvominen ja arvioiminen on luvallista, mutta ei kuulu sinänsä tehtävään eikä sido toiminnantarkastajan myöhempiä, jäsenistölle esitettäviä päätöksiä.

Toiminnantarkastus on pääsääntöisesti vuositarkastusta, joka tehdään tilinpäätöksen valmistuttua. Yhdistyksellä voi kuitenkin olla toimia, joihin vuoden aikana tarvitaan toiminnantarkastajan lausunto. Tällaisen toiminnantarkastajan tulee olla valmis antamaan, mutta periaatteessa se voi lisätä tehtävästä perittävää palkkiota.

Riippumattomuutta korostamaan varataan usein talousarvioon toiminnantarkastusta varten kohtuullinen palkkiosumma ja todetaan, että toiminnantarkastuspalkkio maksetaan laskun mukaan. Yhdistys ei voi olettaa, että vastuullista tehtävää hoitaa joku aivan korvauksetta. Palkkio on tietenkin oltava kohtuullinen ja suhteessa työmäärään.

Toiminnantarkastuskertomus

Tarkastuksen yhteydessä katsotaan taloudenhoidon kirjanpito, siitä johdettu tilinpäätös ja tase sekä riittävä määrä tositteita. Toiminnasta on mm. katsottava, että menot perustuvat asianmukaisiin päätöksiin, toimintasuunnitelmaa ja talousarviota on mahdollisuuksien mukaan noudatettu sekä poikkeamiin löytyy hyväksyttävä syy. Lisäksi on arvioitava jäsenistölle tarjottava informaatio, että se antaa totuudenmukaisen kuvan taloudellisesta tilanteesta ja toiminnasta. Kaikissa kohdissa on arvioitava, että toimintaa ohjaavia ja velvoittavia asiakirjoja ja päätöksiä on noudatettu ja menettelyt ovat väärinkäytöksiä ennalta ehkäseviä.

Toiminnantarkastajan on tarkastettava yhdistyksen talous ja hallinto yhdistyksen toiminnan edellyttämässä laajuudessa sekä annettava tarkastuksestaan kirjallinen toiminnantarkastuskertomus tilinpäätöksestä päättävälle kokoukselle. Jos tarkastuksessa on esimerkiksi ilmennyt, että yhdistykselle on aiheutunut jostain vahinkoa tai yhdistyslakia tai yhdistyksen sääntöjä on rikottu, on asiasta mainittava tarkastuskertomuksessa.

Käytännössä tarkastuskertomus annetaan hallitukselle, joka voi valmistella vastauksia siinä mahdollisesti esitettyihin asioihin. Hallituksen on esitettävä päättävälle kokoukselle toiminnantarkastuskertomus sellaisenaan.

Pienistä, lähinnä teknisistä virheistä voi toiminnantarkastaja huomauttaa ja ne voidaan korjata heti. Näitä ei tarvitse merkitä toiminnantarkastuskertomukseen. Ei ole kuitenkaan tarkoitus, että toiminnantarkastaja esimerkiksi tekee yhdistyksen kirjanpidon uusiksi tai tarkastaa jokaisen kuitin ja kirjauksen. Toiminnantarkastajan tulee arvioida asioiden merkitystä siltä kannalta, mikä merkitys asialla olisi yhdistyksen rivijäsenen tai aivan ulkopuolisen mielestä.

Vastuuvapaus

Vastuuvapauden myöntämällä yhdistys luopuu mahdollisista korvausvaatimuksista hallituksen jäseniä ja muita vastuullisia kohtaan. Osana vastuuvapauden myöntämistä käsitellään toiminnantarkastuskertomus. Tarkastuskertomus ei velvoita kokousta, joka voi kertomuksesta huolimatta vaatia lisäselvityksiä tai -tarkastuksia tai hyväksyä tilinpäätöksen, vaikka toiminnantarkastaja ei sitä suosita.

Vastuuvapauden myöntämättä jättäminen ei tarkoita vielä mitään seurauksia, mutta näin yhdistys varaa mahdollisuuden myöhemmin haastaa hallitus tai sen yksittäisiä jäseniä ja vaatia korvauksia vaikka oikeusteitse.

Selkeä syy vastuuvapauden myöntämättä jättämiselle on, että tilinpäätöstä ei ole saatu valmiiksi ajoissa. Tällöin tarvitaan uusi kokous, jossa tilinpäätös käsitellään. Jos vastuuvapaus on myönnetty ja myöhemmin tulee esiin uusia tietoja, voi vastuuvapaus kumoutua. Esimerkiksi myöhemmin paljastunut kavallus voidaan viedä oikeuteen, vaikka vastuuvapaus on kavalluksen tehneille myönnetty.

Eräitä kysymyksiä

Jos toiminnantarkastaja huomaa, että yhdistyksessä on tehty ns. tyhmä päätös, esimerkiksi sijoitettu rahaa kannattamattomasti tai hankittu ylihintaisia tuotteita, onko toiminnantarkastajan velvollisuus tuoda asia esiin?

Toiminnantarkastajan on vaikea tietää, mikä tilanne on ollut päätöksentekohetkellä. Kannattamaton sijoitus on voinut näyttää aivan toiselta. Ylihintainen tuote saattaa olla tietämättömyyttä markkinahinnoista ja hankintalähteistä, mutta jos kyseessä on jonkin toimittajan suosiminen, pitää asiasta jo kysyä. Toiminnantarkastajan tehtävä ei ole neuvoa ja kouluttaa, mutta taloudellisen tilanteen vaarantumisesta voi toimintakertomuksessa mainita. Ei tokikaan voi sanoa, että päätökset olisivat olleet tyhmiä.

Toiminnantarkastaja tietää, mitä dokumentteja esitetään päättävälle kokoukselle. Dokumenttien sisällä olevista asioista (esimerkiksi yksittäisistä tilitapahtumista) pitää ensin kysyä vastuullisilta. Jos selvät merkit antavat aihetta, voi asian tuoda esiin tarkastuskertomuksessa.

Mitä, jos toiminnantarkastaja huomaa, että taloudenhoitajaksi tai kirjanpitäjäksi on valittu henkilö, jolla ei ole riittävää osaamista tehtävän hoitamiseen? Voiko toiminnantarkastaja edellyttää henkilän vaihtamista?

Toiminnantarkastaja ei arvioi pelkästään lopputulosta, vaan myös talouden- ja asioiden hoitamisen prosesseja eli menettelyitä. Toiminnantarkastaja voi ongelmia havaitessaan ottaa yhteyttä esimerkiksi yhdistyksen puheenjohtajaan ja kertoa, että asiat eivät näytä olevan kunnossa ja niihin pitää kiinnittää huomiota. Virheellisesti hoidettuja tilejä ei toiminnantarkastaja voi puoltaa hyväksyttäväksi. Hylkäämisen syy pitää kertoa, mutta henkilöitä ei pidä arvioida tai arvostella. Yhdistyksen asia on tehdä toimenpiteitä.

Jos toiminnantarkastaja löytää ison kavalluksen, maksamattomia veroja tai muun suoranaisen rikoksen, riittääkö maininta toiminnantarkastuskertomuksessa, vai onko asia vietävä poliisille?

Lain mukaan jo tehdyistä rikoksista ei ole velvollisuutta ilmoittaa poliisille. Sen sijaan suunnitteilla olevista ja estettävissä olevista törkeistä rikoksista jokainen on velvollinen ilmoittamaan viranomaiselle tai sille, jota vaara uhkaa, jos teko olisi vielä estettävissä. Tällaisia tuskin toiminnantarkastajille tulee vastaan.