Asialista on luettelo esitettävistä asioista ja mahdollinen kuvaus niiden taustoista ilman esitystä päätökseksi. Jokaisesta asialistalla olevasta asiasta on siten kokouksessa jonkun esitettävä päätösehdotus ja kokouksen tehtävä päätös. Sääntömääräisen kokouksen asialista voi olla esitetty säännöissä.
Esityslista on asialista, jota on täydennetty kunkin asian kohdalla valmistelijoiden tekemällä päätösesityksellä. Yhdistyksen kokouksissa käytetään harvoin esityslistaa. Jos hallitus on vahvasti jonkin päätösesityksen takana, on tapana esittää ja perustella se kokouksessa. Jos asioista tulee useampia mielipiteitä pidetään esityslistassa olevaa esitystä yhtenä äänestettävänä esityksenä, vaikka sitä ei kokouksessa erikseen olisikaan tuotu esiin tai kannatettu. Jos kokouksessa ei tule muita kannatettuja ehdotuksia, päätökseksi tulee esityslistalla oleva esitys. Yhdistyksen kokouksiin päätösesityksen asioista voi tehdä hallitus ja hallituksen kokouksiin esimerkiksi työvaliokunta. Jos työvaliokunta on valittu, sen muodostaa usein hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri ja taloudenhoitaja.
Asia- tai esityslistaa ei kokouksessa tarvitse erikseen hyväksyä. Joskus on tapana myös todeta kokouksen alussa mahdollisesti kohdassa muut asiat käsiteltäväksi esitetyt asiat. Kokouksessa käsiteltävien asioiden luettelo on kuitenkin yleensä hyvä olla etukäteen osallistujien tiedossa. Yhdistyksen kokouksissa ei voida tehdä päätöksiä, ellei asia ole etukäteen ollut osallistujien tiedossa, mutta yhdistyksen toimielinten kokouksissa tällaista estettä ei ole.
Jos käsiteltäväksi esitettävää asiaa ei ole sääntöjen mukaan annetussa kokouskutsussa esitetty, on huomioitava yhdistyslain ja sääntöjen määräykset asiasta päätettäessä. Tässä tarkoitetaan sääntöjen tai yhdistyksen kokouksen päättämää ns. virallista kokouskutsua, johon kokouksen koollekutsuminen perustuu. Täydentävät kutsumistavat voivat olla vapaamuotoisia muistutuksia ja vaikka suullisia, mutta eivät kutsuttavia harhauttavia.
Yhdistyksen jäsenillä on mahdollisuus saada haluamansa asia kokouksen asialistalle ja käsiteltäväksi sääntöjen ja yhdistyslain määräämässä järjestyksessä.