Seuraavassa Asialistan tietojen keräämiseen ja ylläpitoon osallistuvien henkilöiden kokemuksia yhdistystoiminnasta. Jos sinulla on vastaavia kokemuksia, lähetä tietoa osoitteeseen posti@asialista.net. tapauksista voisi olla opiksi muillekin toimijoille!
Case 1) Omaisuuden myynti
Yhdistyksen puheenjohtaja esitti hallitukselle, että vaihdetaan aiemmin erään jäsenen hoitama tilintarkastus ammattilaiselle. Ajankohta oli ennen lainmuutosta eli sääntöjen mukaisen tilintarkastuksen teki maallikkotilintarkastaja. Perusteluna se, että yhdistyksen varastossa oli tapahtunut vesivahinko ja asiaa on käsiteltävä vakuutusyhtiön kanssa. Vakuutusyhtiö vaatii tilintarkastajan lausunnon, joka on parempi saada ammattilaiselta.
Ammattitilintarkastaja sai tilit tarkastettavakseen asianmukaisesti. Hetken mielijohteesta hän päätti soittaa aiemmin tilejä tarkastaneelle, ja tiedusteli mitä mieltä tämä on vahingon laajuudesta ja aiheutuneista kuluista. Aiemmin tilejä tarkastanut oli samaa mieltä kuin hallitus. Sattumalta keskustelussa tuli esiin, että vesivahingosta kärsineen varaston tyhjentämisestä ja jätehuollon maksuista laskun oli esittänyt puheenjohtajan kälyn omistama yritys. Yhteys, jota uusi tilintarkastaja ei tiennyt. Tarkastajat selvittivät, että romutuksen sijaan omaisuutta oli mennyt huomattavasti kirpputoreille ja muualle myyntiin. Kaikki ei ollut pilallista jätettä, kuten vakuutusyhtiölle esitetyssä korvausvaatimuksessa oli esitetty.
Asiassa jäi näyttämättä, oliko jätehuollon lasku oikea tai oliko puheenjohtaja sopinut asiasta jotain vilpillistä. Puheenjohtaja oli joka tapauksessa sopinut asiasta suoraan sukulaisensa yrityksen kanssa muilta tarjousta kysymättä. Hänen mukaansa yrityksen edustaja oli sanonut kaiken olevan kaatopaikkatavaraa. Yhdistys ei voinut vaikuttaa siihen, mitä yritys jätteillä teki. Kesäkiireiden takia hallitus ei kokoontunut, vaan sopi asioista puhelimitse.
Yhdistyksen puheenjohtaja vaihtui seuraavassa kokouksessa ja vakuutusyhtiö maksoi laskujen mukaan. Epäselvyys oli suuruudeltaan parisen tuhatta.
Case 2) Kalustoluettelo
Uusi toiminnantarkastaja edellytti, että yhdistyksellä tulee olla kalustoluettelo, koska irtaimistoa oli kertynyt vuosien varrella. Yhdistyksen kokous totesi erityisesti aiemmin sihteerinä toimineen henkilön muistamana uuden kalustoluettelon puutteelliseksi ja peräänkuulutti yhdistykselle aiemmin hankittua omaisuutta. Luettelosta puuttui ainakin kamera, astiasto, mekaaninen kirjoituskone, pöytälaskin ja kansiointilaite sekä lahjoituksena saadut alumiinitikkaat ja rakennustelineet.
Konttoritarvikkeiden ja kameran arveltiin menneen edesmenneen puheenjohtajan kuolinpesän lukuun. Astiasto löytyi nykyisen sihteerin varastosta, josta sitä oli käyttänyt eräs toinen yhdistys kuin omaansa. Alumiinitikkaat ja rakennustelineet todettiin kadonneiksi pian lahjoituksen jälkeen.
Yhdistys totesi omaisuusluettelon tarpeelliseksi ja päätti merkitä omaisuuden jatkossa selvästi tunnusomaisella värillään ja muilla merkinnöillä. Asiassa oli huolimattomuutta aiemmilta tilin- ja toiminnantarkastajilta.
Case 3) Elintarvikemyynti
Yhdistys myi makkaraa ja muuta elintarviketta muutamissa tapahtumissa. Uusi toiminnantarkastaja nosti esiin kaksi kysymysta:
a) Onko myyjillä tarpeelliset luvat ja kelpoisuudet elintarvikkeiden myyntiin?
b) Onko kassa laskeminen ja kuittaaminen järjestetty luotettavasti?
Hallitus selvitti, että kysymyksessä on vähäriskisten elintarvikkeiden (makkara, paikalla paistetut letut, pakatut elintarvikkeet) tilapäinen myynti, kyse ei ole elinkeinotoiminnasta ja myyntivastaava on koulutukseltaan kotitalousopettaja. Kaikki on kunnossa.
Kassan käsittelyyn hallitus antoi uudet ohjeet. Myyntipisteessä on oltava koko ajan kaksi henkilöä ja kaksi henkilöä laskevat ja kuittaavat kassan heti myyntitapahtuman päätyttyä. Käteiskassa suljetaan kirjekuoreen, jonka päälle kirjoitetaan summa ja molempien kuittaukset. Laskennan jälkeen heti toimitetaan summa taloudenhoitajalle merkittäväksi kirjanpitoon.
Aiemmin useinkin yksi henkilö huolehti kassasta päivän aikana ja joku, joka ehti, vei kassan muovipussissa kotiinsa ja seuraavana päivänä talletti tilille. Tilitapahtuman perusteella taloudenhoitaja kirjasi summan kirjanpitoon. Pienen mutinan jälkeen kaikki ymmärsivät toiminnantarkastajan vaatimuksen, jota ei ollut tarkoitettu epäluottamukseksi. Kyse oli oikeiden käytäntöjen soveltamisesta niin, ettei kenellekään voi syntyä epäilyä väärinkäytöksistä.
Case 4) Käteiskassa
Yhdistyksellä oli käteiskassana laatikko, johon liittyi kassavihko. Kassaan kertyi rahaa mm. korttien, tarrojen ja vastaavien myynnistä. Toiminnantarkastaja kiinnitti kassaa laskiessaan huomiota, että kassan summa koostui ”tasarahasta”, isoista seteleistä eikä vaihtorahaa juurikaan ollut. Kassaa hoitanut sihteeri kirjasi vihkoon tapahtumat ilmeisen huolellisesti. Sihteeri myönsi käyttävänsä rahoja satunnaisiin käteisen tarpeisiin ja lisää kassaan käteistä ennen kun kassa kerran vuodessa lasketaan. Laskenta oli aina ennen yhdistyksen kokousta ja kassan laski sihteeri itse ja yleensä myös toiminnantarkastaja.
Toiminnantarkastaja suositti, että käteiskassasta luovutaan, tai jos kassasta ei voida luopua, on sisäisen tarkastuksen laskettava kassa satunnaisesti. Kassasta luopuminen oli helpotus myös sihteerille. Muutamat myyntitapahtumat hoidettiin edelleen niin, että käteissuoritukset otti sihteeri vastaan ja maksoi heti omalta tililtään pankkiin. Tässä tapauksessa sihteeri oli syyllistynyt ilman pahaa tarkoitusta pieneen väärinkäytökseen lainatessaan luvatta rahaa käteiskassasta.
Case 5) Yhdistyksen lopettaminen
Kokeneeseen yhdistystoimijaan otti yhteyttä henkilö, joka ihmetteli erään yhdistyksen joutumista poistettavien listalle, vaikka hänen tietojensa mukaan yhdistyksellä oli irtainta omaisuuttakin. Kysyjä neuvottiin ottamaan yhteyttä viranomaisiin, jotka valtuuttavat hänet kutsumaan yhdistyksen kokouksen koolle yhdistyksen kustannuksella. Ensin kuitenkin kannattaa kysellä asiaa viimeisimmiksi tiedetyiltä vastuullisilta.
Yhdistyksen vastuullisia löytyi, mutta jokainen kiisti olevansa missään vastuussa asiasta. Kirjanpitoa tai pöytäkirjoja ei löytynyt. Vähitellen selvisi, että toiminta oli päättynyt kysynnän loppumiseen. Paikkakunnalta muuttanut vastuuhenkilö oli ilmeisesti hävittänyt yhdistyksen asiakirjat jonkinlaisen riitelyn jälkeen, kun kukaan muu ei ollut asiakirjoista halunnut ottaa vastuuta. Omaisuuden kohtalo oli tuntematon. Pankissa olevalla tilillä oli jonkin verran rahaa, mutta niin vähän, että kukaan ei nähnyt asiakseen sitä selvitellä. Johtopäätös oli, että ilmeisesti yhdistys painuu unholaan eikä kukaan sen enempää ehdi ja jaksa asioita järjestellä.
Asiaan paneutunut henkilö hankki kuitenkin itselleen oikeuden kutsua kokouksen koolle. Paikalle tuli kolme henkilöä, jotka moninaisten vaiheiden jälkeen saivat yhdistyksen tilillä olleet rahat siirrettyä toiselle yhdistykselle ja ilmoitettua yhdistysrekisteriin, että alkuperäisen yhdistyksen toiminta on lakannut.
Case 6) Yleishyödyllisyys ja verotus
Yleishyödyllinen yhdistys omisti osakeyhtiön, jonka tulos oli yhdistyksen toiminnan pääasiallinen rahoitustapa. Osa yhtiön toiminnasta tapahtui myös talkoilla. Yhdistys järjesti rahoilla yleishyödyllistä toimintaa. Yhtiön toiminta päättyi kannattamattomana. Käteisvaroista ja positiivisesta tuloksesta huolimatta myös 30 vuotta toimineen yhdistyksen toiminta hiljeni tämän jälkeen muutamaksi vuodeksi. Yhdistyksellä oli yhtiöstä voittovaroja ja sen sijoituksista korkotuloja.
Joidenkin jäsenten kyselyjen johdosta asioita alettiin selvitellä. Verottaja oli sitä mieltä, että yhdistyksella ei ole ollut yleishyödyllistä toimintaa ja sen vuoksi se ei voi olla yleishyödyllinen ja tuloksesta on maksettava veroa.
Uudelleen aktivoituneen yhdistyksen puheenjohtaja kävi selittämässä asiaa verotoimistossa. Koska yhteistä näkemystä ei löytynyt, yhdistys valitti päätöksestä. Alueellinen verotuksen oikaisulautakunta hylkäsi valituksen, koska yleishyödyllistä toimintaa ei ole joka vuosi ollut.
Yhdistys valitti Hallinto-oikeuteen ja vetosi mm. siihen, että missään ei ole määritelty, kuinka paljon yleishyödyllistä toimintaa yhdistyksella on oltava. Veroasiamies antoi vastineen ja yhdistys vastaselityksen.
Hallinto-oikeus päätti, että yhdistys on yleishyödyllinen, vaikka toiminta on ollut vähäistä tai sitä ei ole ollut lainkaan. Tosiasiallisesti yhdistys on ollut koko ajan jäsentensä käytettävissä ja päätösvallassa toiminnan järjestämiseksi, eikä sillä ole ollut toimintaa, joka edellyttäisi yleishyödyllisen statuksen poistamista.
Tässä tapauksessa yhdistys onnistui kumoamaan verottajan päätöksen. Tosin epäselvä tilanne aiheutti sen, että yhdistys lakkautettiin ja jäljellä olleet varat menivät sääntöjen mukaiseen kohteeseen.