Toki paperi ja kynäkin toimii, mutta… Tarvitaan tietokone varusteineen ja ohjelmineen sekä nettiyhteys. Seuraavassa ei pidetä ilmaisena sitä, että joku muu (sponsori) tarjoaa asian ilmaiseksi tukena yhdistykselle.
Edulliset tietokoneet
Käytettynä tekstinkäsittelyyn ja muuhun peruskäyttöön riittäviä tietokoneita saa edullisesti. Käytetty on ihan hyvä vaihtoehto, kunhan se on tarkastettu ja päivitetty. Kovalevyn ja muistin kuntoa sekä virustilannetta voi tarkastella erityisillä ohjelmilla. Akku ja sähkötekninen turvallisuus on hyvä tarkistaa myös. Yleensä yhdistystoiminnassa mukana olevilla on omat tietokoneet, joten yhdistysten ei tarvitse omiin nimiinsä perustietotekniikkaa hankkia. Hankinta voi tulla ajankohtaiseksi esimerkiksi toimitilaa kalustettaessa.
Videotykin (virallisemmin videoprojektorin) vaihtoehtona sopii pienemmissä tiloissa isompi näyttöruutu tai televisio. Edullisen tai käytetyn videotykin hankkiminen voi olla riski. Varaosien saatavuus, liitännät ja moni muu seikka voi asettaa haasteita myöhemmin. Ammattitason videotykki maksaa kymppitonneja, mutta ihan hyvän saa satasilla ja vuokraaminen on vaihtoehto satunnaiseen tarpeeseen.
Videotykin tai päätteen kätevä kaveri on esityskaukosäädin, jolla voi ohjata esityksen etenemistä ja laserilla osoittaa kohteita. Tekniikan käyttöä helpottavat soveltuvat kalusteet, konttoripöytiä saa lähes ilmaiseksi kierrätystoreilta.
Ilmaiset ohjelmat
Yhdistys tarvitsee heti alussa kaksi ohjelmaa; tekstinkäsittelyn ja taulukkolaskennan. Tarpeen on myös esitysohjelma, jolla korvataan perinteiset piirtoheitinkalvot. Näille kaikille yhteisnimitys on toimisto-ohjelmisto, joista tunnetuin on MSOffice. Näillä hoituu jo pienen yhdistyksen pöytäkirjojen laatiminen sekä jäsenrekisterin ja kirjanpidon hoito. Tästä alusta tietotekniikka laajenee tarpeen mukaan.
Toimisto-ohjelmissa hyvä vaihtoehto on ilmainen LibreOffice. LibreOfficen kehitysryhmä erkautui vuonna 2010 vanhemmasta OpenOffice-ohjelmiston kehitysryhmästä. LibreOfficesta löytyy myös suomenkieli. LibreOffice on MS Officen tapainen toimisto-ohjelmapaketti, joka sisältää tekstinkäsittelyn, taulukkolaskennan, esitysohjelman, piirto-ohjelman ja paljon muuta. Yhdistys pärjää aivan hyvin tällä ilmaisohjelmalla.
Valokuvien ja videoiden käsittelyyn ja arkistointiin on useita ilmaisia, oikein hyviä vaihtoehtoja. Rajoitetuille ryhmille tai rajoitetulla ajankäytöllä voi kokouksen järjestää ilmaisella videoneuvotteluohjelmalla. Kuvia, piirroksia ja musiikkia löytyy myös ilmaiseksi. Niistä suosituimmat toistuvat monilla nettisivuilla. Kohteliasta on noudattaa julkaisijoiden pyyntöä tekijän tai lähteen ilmaisemisesta.
Internet-sivuston voi julkaista kokonaan ilmaiseksi, jos sietää mainoksia. Kokonaan ulkoa ostaen sivusto voi maksaa satasista tuhansiin. Tällä sivustolla ei käsitellä kotisivujen tekemistä. Tarpeet ja ratkaisut on katsottava tapauskohtaisesti.
Virustorjunta ja palomuuri tulee kuulua kaikkien tietokoneiden varusteisiin. Myös näitä on saatavilla ilmaiseksi hyviä ja toimivia vaihtoehtoja.
Ilmaisohjelmien taustat
Monien ohjelmien ilmaisuus perustuu mainoksiin tai siihen, että laajemmat ominaisuudet on ostettava erikseen. On myös kokonaan ilmaisia ohjelmia, kuten LibreOffice, joiden ilmaisuus perustuu vapaaehtoisten työpanokseen. Vapaaehtoisten organisaatiot ovat hyvin järjestäytyneitä ja valvovat itse itseään tehokkaasti, käytännössä näille voi tehdä turvallisin mielin lahjoituksia, jos haluaa tukea ohjelmiston kehittämistä ja samalla varmistaa jatkuvuutta.
Joissakin ohjelmissa on rajoitus, että ne ovat yksityiskäytössä ilmaisia ja kaupallinen käyttö maksaa. Yleishyödyllisen yhteisön käyttöä ei voitane pitää kaupallisena, mutta ohjelmien käyttöehdoista kannattaa varmistua ennen laajempaa käyttöä.
Varmuuskopiot
Varmuuskopiointi täytyy muistaa, vaikka kone olisi aivan uusi. Myös varmuuskopioinnin toimivuus tulee tarkistaa säännöllisesti. Jos kone hajoaa eikä ole toimivia varmuuskopioita, voi edessä olla tukala tilanne. Varmuuskopion voi tallettaa erilliselle kovalevylle, muistitikulle tai pilveen. CD- tai DVD-levyille niitä tuskin enää tehdään, mutta pääasia on, että kopio tulee tehtyä ja ylläpidettyä. Varmuuskopioiden tietoturvasta on huolehdittava aivan kuin alkuperäisen tiedon kohdalla. Tarpeettomat varmuuskopiot on hävitettävä, varsinkin jos niissä on henkilötietoja.
Varmuuskopion laajuus ja toteutus on pohdittava tapauskohtaisesti. Minimi on kopioida säännöllisesti datatiedostot sellaisessa muodossa, josta ne on helppo kopioida takaisin. Vähän laajennettuna kopioidaan myös ohjelmistot tai koko hakemistot. Laajimmillaan tehdään kopio levyasemasta ja jopa koko käyttöjärjestelmästä.