Kokous tarvitsee henkilöitä, jotka huolehtivat että kokous sujuu ja asiat tulee kirjattua luotettavasti muistiin. Näistä henkilöistä käytetään yhteisesti nimitystä kokousvirkailijat tai kokouksen toimihenkilöt.
Kokoukselle valitaan erikseen puheenjohtaja, ellei kyseessä ole ryhmä, jolle puheenjohtaja valitaan toimikaudeksi, esimerkiksi hallitus. Usein yhdistyksen kokouksen avannut hallituksen puheenjohtaja valitaan johtamaan puhetta koko kokouksen ajan. Tämä on hieman huono käytäntö ainakin silloin, kun kokouksessa päätetään vastuuvapaudesta. Usein hallituksen puheenjohtaja esittelee käsiteltäviä asioita kokouksessa ja olisi hyvä, jos hän voisi vapaammin valmistautua asioiden esittelyyn, ilman vastuuta kokouksen yleisestä sujumisesta. Kokouksen puheenjohtaja ottaa tehtävän vastaan heti, tai avaaja hoitaa kokouksen järjestäytymisen loppuun ja pyytää vasta sitten valittuja ottamaan tehtävät vastaan. Puheenjohtajalla on suurin vastuu kokouksen sujumisesta.
Onnistuakseen kokous tarvitsee yleensä puheenjohtajan avuksi pöytäkirjanpitäjän eli sihteerin. Sihteeri on puheenjohtajan apulainen, joka kirjaa asioiden käsittelyn ja päätökset muistiin sekä yleensä myös viimeistelee pöytäkirjan hyväksyttäväksi. Pöytäkirjan tekemisestä vastuussa on puheenjohtaja, joka tarvittaessa sanelee, mitä pöytäkirjaan kirjoitetaan. Pienessä, esimerkiksi yhdestä asiasta päättämistä varten kokoontuneessa kokouksessa puheenjohtaja voi laatia myös pöytäkirjan.
Pöytäkirjan tarkastaa yleensä kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Vaihtoehtoisesti pöytäkirja voidaan tarkastaa heti kokouksessa tai seuraavassa kokouksessa. Viime kädessä puheenjohtaja päättää, mitä pöytäkirjaan kirjoitetaan ja pöytäkirjan tarkastajat katsovat, että kirjoitetut asiat vastaavat kokouksen kulkua eikä mitään olennaista ole jätetty pois. Jos pöytäkirjan sisällöstä tulee erimielisyyttä, ratkaisee asian se toimielin tai kokous, jonka pöytäkirjasta on kysymys. Kyseisestä asiasta voi tulla tehtäväksi uusi päätös, jos ei saada yksimielisyyttä siitä, mitä päätettiin.
Sääntöjen määräyksestä tai muusta syystä voidaan järjestäytymisen yhteydessä valita kokoukselle ääntenlaskijat. Ääntenlaskijoita valitaan aina vähintään kaksi. Monesti tapana on, että pöytäkirjantarkastajat toimivat myös ääntenlaskijoina. Tämä ei ole suositeltavaa, koska pöytäkirjan tarkastajilla on velvollisuus seurata kokousta. Heidän tulee kirjata keskeiset asiat muistiin, jotta voivat tarkastaa pöytäkirjan. Äänestys on hyvin tärkeä tapahtuma. Kukaan muu kokouksen osallistuja ei saa osallistua äänten laskemiseen kuin sitä varten valitut henkilöt. Aina ääntenlaskijoita ei ole pakko eikä tarpeen valita, vaan äänet laskee ja toteaa kokouksen puheenjohtaja.