Talousarviota koskevat blogikirjoitukset:
Onko pakko tehdä nollabudjetti?
Normaalisti yhdistys laatii talousarvion tilikaudekseen. Jos kuitenkin yhdistyksen kokoukset ovat harvemmin, talousarvio laaditaan useammaksi vuodeksi. Esimerkiksi eräät sukuseurat kokoontuvat kolmen vuoden välein. Tilinpäätös ja tilin-/toiminnantarkastus on silloinkin tehtävä tilikausittain. Talousarvio ei periaatteessa ole pakollinen, mutta käytännössä se on välttämätön, jotta hallitus saa valtuutuksen toiminnalleen ja sen toiminnan arvioiminen on mahdollista. Kirjanpito on lakisääteinen velvollisuus.
Talousarvioehdotuksen laatimisesta yhdistyksen kokouksen päätettäväksi vastaa yhdistyksen hallitus. Samanaikaisesti talousarvion laatimisen kanssa laaditaan toimintasuunnitelma (vuosisuunnitelma), jossa esitettyjen toimien menoja kattamiseksi tarvitaan tuloja. Käytännössä ehdotuksen hallituksen kokoukseen koostaa pitemmällä aikavälillä pienempi ryhmä, jossa on yleensä taloudenhoidosta vastaava, puheenjohtaja, sihteeri ja mahdollisesti muita toimijoita. Myös hallituksen ja yhdistyksen ulkopuolisia asiantuntijoita voi olla antamassa kustannustietoa hallitukselle.
Talousarvio tulee laatia ns. varovaisuuden periaatteella eli menojen ja tulojen arvioimisessa ollaan mieluummin pessimistejä kuin optimisteja. Kysymys on niin laajasta ja yhdistyksen kannalta tärkeästä tehtävästä, että on väärin jättää talousarvion laatiminen pelkästään taloudenhoitajan huoleksi. Huonoa toiminnan ja talouden suunnittelua on myös se, jos edellinen toimintasuunnitelma ja talousarvio kopioidaan lähes sellaisenaan tulevan vuoden ehdotukseksi. Valitettavan tavallista on, että talousarviossa on lueteltu toimintasuunnitelman yhteydessä joukko menoja ja tuloja, mutta vertailu toteutumaan on lähes mahdotonta.
Talousarvion tulee noudattaa tilinpäätöksen rakennetta, jolloin toteutumisen seuranta on helppoa. Tarvittaessa talousarvion laatimisen yhteydessä tulee päivitettäväksi myös tilikartta. Tarpeettomat tilit voi poistaa sekoittamasta kirjanpitoa ja kustannusten seurannan kehittämiseksi voidaan tarvita uusia tilejä. Tilikartan päivittämisestä voi päättää hallitus.
Talousarvioon liittyy tarvittaessa poistosuunnitelma. Poistosuunnitelma on laadittava, jos yhdistyksellä on pitempiaikaiseen käyttöön tarvittavaa omaisuutta, jota ei hankintavuonna merkitä kokonaan menoksi. Poistoina vähennetään omaisuus, jonka käyttöaika on pitempi kuin yksi vuosi ja arvo ylittää yhdistyksessä määritellyn kynnyksen. Poistojen avulla tasoitetaan yhdistyksen meno vastaamaan paremmin omaisuuden käyttöaikaa. Monessa tapauksessa yhdistyksessä tehdyt poistot ovat lähestulkoon vain kirjanpitoharjoitus, joskin hyödyllinen sellainen.
Talousarviosta ei kannata tehdä tarpeettoman yksityiskohtaista. Hallituksen toiminnan helpottamiseksi talousarvioon voi sisältyä hallituksen päätöksillä toteutettavia kohtia tai hallitukselle voidaan antaa valtuus käsitellä asioista eri vaihtoehtojen mukaisesti vuoden aikana. Jos esimerkiksi remontista ei saada talousarvion toteuttavaa tarjousta, hallitus voi saada luvan käyttää muuta rahoitusta tai toteuttaa remontin vaihtoehtoisella tavalla.
Toimintasuunnitelmaa ja talousarvio liitetään tarvittaessa pitempään aikaväliin laatimalla toiminta- ja taloussuunnitelma, joka kuvaa pääpiirteissään tilikautta pitemmän aikavälin tavoitteita. Pitemmän aikavälin suunnittelu voi olla tarpeen, jos tavoite on esimerkiksi viiden vuoden aikana kerätä rahoitus merkittävään investointiin, kuten oman toimitilan rakentamiseen tai peruskorjaamiseen.
Taseesta ei laadita eikä yhdistyksen kokoukselle esitetä hyväksyttäväksi suunnitelmaa, koska tase päivittyy talousarvion lopputuloksen mukaan. Lisäksi toimintasuunnitelma voi sisältää taseen sisäisiä siirtoja tai muita taseeseen vaikuttavia asioita. Tase, aikaisempien vuosien toteutumat ja kuluvan vuoden tilanne on kuitenkin hyvä olla saatavilla toimintasuunnitelmasta ja talousarviosta päätettäessä.
Hyväksyttyyn toimintasuunnitelmaan tai talousarvioon yhdistyksen hallitus ei saa tehdä jälkikäteen muutoksia. Hallituksen tulee pitää hyväksyttyjä asioita ohjeenaan ja poiketa niistä vain välttämättömissä ja väistämättömissä tilanteissa. Tarvittaessa yhdistyksen on hyväksyttävä muutokset ja tehtävä ns. lisätalousarvio.