Yhdistyksen kokouksen järjestämisessä tulee olla huolellinen, jotta paikalle saapuvien henkilöiden kannalta kaikki menee sujuvasti. Seuraavassa järjestelyihin liittyvien asioiden muistilistaa.
Ennakkovalmistelu ja kokouskutsu
1) Kokouksen ajankohta
Yhdistyslain mukaan yhdistyksen kokous on pidettävä säännöissä määrättynä aikana. Kutsu on toimitettava sääntöjen ja mahdollisesti yhdistyksen aiemman kokouksen päättämällä tavalla ja riittävän ajoissa. Ajankohtaa valittaessa kannattaa huomioida mahdolliset päällekkäisyydet muiden tapahtumien kanssa. Monilla yhdistyksillä on kokouksia samoilla viikoilla, mutta myös valtakunnalliset tapahtumat voivat aiheuttaa jäsenistöllä priorisointitarvetta. Kaikille sopivaa ajankohtaa voi olla mahdoton löytää.
2) Kokouksen asialista
Yhdistyslaki määrää asiat, jotka on nimenomaisesti käsiteltävä yhdistyksen kokouksessa. Kokouksen asialistan runko määräytyy yleensä säännöistä. Vaikka säännöissä mainitaan kokouksessa käsiteltävät asiat, voi niiden käsittelyjärjestystä tarvittaessa vaihtaa. Sääntömääräisten asioiden lisäksi käsiteltävät asiat tulee mainita kutsussa erikseen.
3) Kokouspaikka
Hallituksen vastuulla on varata ja valmistella kokouspaikka. Kokouksen arvioitu osallistujamäärä, äänen- ja kuvantoisto, tekninen tuki, istumajärjestelyt, avaimet, opastus, mahdollinen tarjoilu ja muut tekniset asiat sekä mahdollinen vuokra on varmistettava ennen kuin kokouspaikka varataan. Jos väkeä tulee paljon tai paikka on poikkeuksellinen, pitää arvioida myös turvallisuutta.
4) Kokouskutsu
Yhdistyslain mukaan yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle siten kuin säännöissä on määrätty. Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika ja paikka ja mahdollinen ennakkoilmoittautumisvelvollisuus. Virallista kokouskutsua voi täydentää muilla kutsumistavoilla. Kokouksen laillisuuteen vaikuttaa vain ns. virallinen kutsumistapa.
5) Oheisohjelma
Yhdistyksen kokouksen yhteydessä voi olla varainhankintaa, esitelmä, näytelmä tai muuta ohjelmaa. Tällainen oheisohjelma kannattaa kokousteknisesti pitää kokouksen ulkopuolisena, jotta kokous pysyy selkeänä ja lyhyenä mutta varmistaa, että tämäkin osuus sujuu suunnitellusti.
Kokouspäivä
Kokouspäivän valmistelua varten hallituksen tai erityisessä järjestelyvastuussa olevien kannattaa mennä hyvissä ajoin kokouspaikalle ja varmistaa, että kaikki toimii. Joskus on käynyt niin, että kokouspaikan tekniikka ei toimikaan yhdessä esittäjäksi valmistautuneen henkilön tietokoneen kanssa liittimien erilaisuuden vuoksi. Tietokoneiden kuljettaminen on aina riski ja voi ilmetä, että tietokone, jossa on kaikki aineisto, ei suostukaan heräämään. Matkan aikana on kone saanut kolhun, akku loppunut tai hermostunut käyttäjä on unohtanut salasanansa! Siis aineisto muistitikulle ja varakone valmiiksi!
Äänestys kokouksessa on normaalia kokousrutiinia. Järjestäjien on varauduttava niin, että useampikin äänestys voidaan teknisten edellytysten osalta sujuvasti toteuttaa.
6) Kokouksen edellytykset
Kokouksen onnistumiseksi tarvitaan mukaan asiakirjoja ja teknisiä apuvälineitä, joten hallituksen tulee varmistaa, että mukana ja käytettävissä on muun muassa seuraavaa:
-
- yhdistyksen säännöt ja yhdistyslaki
- sääntömääräisesti toimitettu kokouskutsu ja tarkempi tieto sen toimittamisesta
- kokouksen asialista
- muistiinpanovälineet sihteerille, puheenjohtajalle ja pöytäkirjantarkastajille
- kokouksessa käsiteltävät asiakirjat alkuperäisinä (vuosikertomus, tuloslaskelma, tase, toiminnantarkastajien lausunto, vuosisuunnitelma, talousarvio jne)
- riittävästi äänestyslippuja. Liuskalehtiön liuskat tai PostiIt-tarrat voivat riittää, mutta suositus on esimerkiksi A6-kokoiset puhtaat paperiarkit.
- tarvittaessa kynät äänestämistä varten. Kynien tulee olla niin samanlaisia, että äänisalaisuus säilyy.
- äänestysuurna eli astia, johon äänestyksen aikana liput pudotetaan. Astian on hyvä olla läpinäkymätön ja riittävän suuri. Muoviämpäri tai roskakori soveltuu melko hyvin.
- kokoustekniset tarvikkeet, kuten puheenjohtajan nuija, äänen- ja kuvantoisto, riittävät ja liittimiltään sopivat sähköjohdot,
- tilatekniset valmiudet, kuten riittävät istumapaikat, valaistus, avaimet
- tarjoilu, mahdollisesti erikoisruokavaliot huomioiden.
Kokouksen jälkityöt
7) Kokouspaikan järjestely kokouksen jälkeen on sovittava etukäteen. Järjestäjä kerää omaisuutensa pois ja sovitulla tavalla siivoaa ja järjestää tilat.
8) Jos yhdistys on järjestänyt arpajaiset, myyntiä, vapaaehtoisen kahvikassan tai muuta vastaavaa, tulee kahden henkilön laskea käteiskassa ja laatia allekirjoitettu laskelma tuloksesta heti tilaisuuden jälkeen. Kassa ja laskelma toimitetaan eri henkilöille jatkokäsittelyä (pankkiin toimittamista ja kirjanpitoon liittämistä) varten.
9) Jos tarjoilusta jaa kokouksen jälkeen ylimääräisiä, käyttökelpoisia tuotteita, kätevintä on, että yhdistys on päättänyt niiden käsittelystä etukäteen ja esimerkiksi myy ne pois lähteville osallistujille tai järjestäjille tai luovuttaa ne talkoolaisille. Käytännössä yli jäänyttä voidaan pitää arvottomana, kun avattulla kahvipaketilla tai pakastimesta sulatetulla pullalla ei ole juurikaan kaupallista arvoa. Pääasia tässä yleensä on, että kukaan ei omin päätöksin osta yhdistyksen lukuun tuotteita ja omavaltaisesti ota niitä haltuunsa.
Kokouspäivän jälkeen
10) Kokousasiakirjojen käsittely
Kokouksen puheenjohtaja vastaa pöytäkirjan laatimisesta, mutta yleensä teknisenä apuna on sihteeri. Pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja, sihteeri ja pöytäkirjan tarkastajat. Allekirjoitettu pöytäkirja annetaan liitteineen hallituksen arkistoitavaksi.
-
- Hallituksen tulee seuraavassa kokouksessa huomioida yhdistyksen kokouksen päätökset ja ryhtyä niitä toteuttamaan.
- Vuosisuunnitelmaan ja talousarvioon on kokous voinut tehdä muutoksia, jotka on päivitettävä asiakirjoihin ennen niiden julkistamista.
- Tuloslaskelma, tase ja muu kirjanpitoaineisto on arkistoitava asianmukaisesti ja riittävän pitkäksi ajaksi.
11) Jälkipuinti
Yhdistyksen hallituksen on hyvä keskustella, miten yhdistyksen kokouksen järjestelyt sujuivat ja tarvittaessa kehittää järjestelyä kokemusten perusteella.
Kokouksen jälkeen on vielä hoidettava siitä aiheutuneet laskut.