Joidenkin yhdistysten säännöissä mainitaan yhdistyksen hallituksen jäsenmääräksi vaihteluväli, esimerkiksi 3 – 8 jäsentä. Asialistalle tuli kysymys, kuinka ja missä vaiheessa jäsenmäärä päätetään.
Tärkein sääntö jäsenmäärästä päättämisessä on se, että päätös tehdään ennen vaalia. Näin äänestäjät tietävät, montako nimeä korkeintaan äänestyslippuun kirjoitetaan. Ääntenlaskijat vahvistavat äänestyksen tuloksen ja kokous vahvistaa tuloksen perusteella valittavat henkilöt. Ääntenlaskijat eivät siis ilmoita valittuja, vaan vaalin tuloksen kaikkien äänestettyjen osalta.
Jäsenmäärä voidaan päättää jo ennen ehdokasasettelua, mutta se ei ole välttämätöntä. Esimerkiksi, jos ehdokkaita hallitukseen asetetaan vähintään kolme ja enintään kahdeksan ehdokasta, voidaan sopia, että tällaisessa tapauksessa kaikki valitaan hallitukseen ilman vaalia.
Jos ehdokkaita tulee enemmän kuin kahdeksan, on järjestettävä vaali. Äänestyksessä eniten ääniä saaneet valitaan varsinaisiksi ja sen jälkeen muita tarvittava määrä varajäseniksi. Ehdokasasettelua ja vaalia varajäsenistä ei siis tarvitse järjestää erikseen, ellei säännöistä tai muusta muuta johdu. Sääntöjen salliessa kokous voi päättää muutakin valintamenettelystä.
Jos jäsenmäärä päätetään ennen ehdokasasettelua, on se valintaa sitova, eikä sitä tulisi muuttaa. Ehdokasasettelusta ja vaaleista voidaan määrätä tarkemmin esimerkiksi yhdistyksen säännöissä tai työjärjestyksessä.
Ehdolliset ehdokkaat
Ei ole suositeltavaa, että ehdokas kieltäytyy osittain valinnasta tai asettaa ehtoja. Jos syynä on epäily ajankäytöstä tai muu henkilökohtainen syy, olisi ehkä parempi antaa sija muille ehdokkaille kieltäytymällä ehdokkuudesta kokonaan.
Joku ehdokas voi ilmoittaa, että suostuu vain varajäseneksi. Myös hän osallistuu vaaliin, mutta tullessaan valituksi varsinaiseksi jäseneksi, hänen sijalleen tulee ensimmäinen varajäsen ja ehdokas itse onkin ensimmäinen varajäsen. Valittu siis vaihtaa paikkaa varajäsenen kanssa, jos valintakokous näin sallii ja päättää.
Joku ehdokas voi ilmoittaa, että suostuu vain varsinaiseksi jäseneksi. Hän osallistuu myös vaaliin ja jos tulee valituksi varajäseneksi, hänen valintansa mitätöityy varajäsenyydestä kieltäytymisen takia.
Yhdistyksissä harvoin on tarvetta valita varajäsenet henkilökohtaisina varsinaisille jäsenille, vaan varajäsenet valitaan kutsumisjärjestykseen. Jos varajäsen on henkilökohtainen, voidaan vaalia varten muodostaa pari, eli varsinainen ja varajäsen, joista pareista äänestetään valittavat.
Vaaliin asetettava ehdokas ei voi asettaa ehtoja, esimerkiksi, että suostuu tehtävään, jos joku toinen tulee tai ei tule valituksi. Ei voi asettaa myöskään ehtoja tuleville päätöksille, eli ei voi esimerkiksi asettua ehdolle, jos hallitus myöhemmin kannattaa jotain määrättyä asiaa.
Tehtävästä kieltäytyminen
Kaikki luottamustehtävät yhdistyksissä perustuvat vapaaehtoisuuteen. Mistä tahansa tehtävästä voi kieltäytyä etukäteen tai valinnan jälkeen milloin tahansa ja syytä ilmoittamatta. Kieltäytyminen ei poista moraalista tai juridista vastuuta aiemmin tehdyistä toimista.
Pääasia valinnoissa on, että ne pyritään hoitamaan sopuisasti, kuten muutkin asiat. Tarvittaessa asiat ratkaistaan lakeja ja sääntöjä noudattaen, demokratian pelisääntöjen ja kokouskäytänteiden mukaan.
Valinta ilman ääniä
Vaalissa yleensä riittävä määrä henkilöitä saa ääniä, koska äänestyslippuun voi kirjoittaa niin monta nimeä, kuin on avoimia paikkoja. Jos nimiä on enemmän, koko lippu hylätään. Jos nimiä on vähemmän, huomioidaan vain nämä nimet.
Teoriassa, jos jokainen äänestäjä kirjoittaa vähemmän nimiä, voi käydä niin, että kahdeksaa henkilöä valittaessa vain kuusi saa ääniä. Loput ovat saaneet nolla ääntä, mutta ovat vaalikelpoisia valintaan. Tässä tilanteessa loput paikat arvotaan nolla ääntä saaneiden kesken.