Mitä tehdä, jos yhdistyksestä ei löydy halukkaita hallitukseen sääntöjen edellyttämää määrää? Tällaisen kysymyksen esitti eräs vakiokysyjä. Tilanne on hankala. Pääsääntö on, että nykyinen hallitus jatkaa, kunnes uusi on valittu ja heidän toimikautensa on alkanut.
Hallituksesta voi kuitenkin kieltäytyä ja valituksi tullut erota jopa kesken kauden. Kannattaa huomata, että hallituksesta eroamalla ei pääse eroon vastuista, jotka ovat jäsenyyden aikana muodostuneet.
Hallitus voi jatkaa vajaalla miehityksellä, jos päätösvaltaisuuteen riittävä määrä hallituksen jäseniä saadaan paikalle. Usein riittää, että hallituksen jäsenistä puolet ja puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja on paikalla.
Lopulta voi syntyä tilanne, että yhdistyksellä ei ole toimivaa johtoa lainkaan. Silloin kuka tahansa asianosainen voi hakea yhdistystä lakkautettavaksi. Yhdistyksen lakkauttamiseen on olemassa menettelyt. Asianosainen voi olla yhdistyksen jäsen, työntekijä tai esimerkiksi velkoja.
Välitön tilanne
Yksi vaihtoehto on valita toistaiseksi hallitukseen sääntöjen määräämää pienempi hallitus. Mieluiten sääntöjen mukaiseen päätösvaltaisuuteen tarvittava määrä. Lain mukaan hallituksessa on oltava vähintään kolme henkilöä ja yhdistyksen sääntöjen vaatimus voi olla sama tai suurempi, mutta yhdistys ei voi pakottaa ketään hallitukseen. Kukaan ei voi joutua vastuuseen puutteellisesta henkilövalinnasta, jos kokous on muutoin päätösvaltainen.
Tämä vajaajäseninen hallitus voi sitten valmistella sääntömuutoksen, jolla hallituksen kokoa pienennetään tai aloitetaan yhdistyksen lakkauttaminen. Tai ehkä mieluiten hallitus käynnistää toimenpiteitä toiminnan aktivoimiseksi.
Jatkokehitys
Jos yhdistyksen toiminnan jatkamiseen ilmenee kiinnostusta, tarvitaan avointa keskustelua, mitä yhdistykseltä halutaan. On arvioitava avoimesti, miksi halukkaita toiminnan vetäjiä ei löydy riittävästi.
Onko yhdistyksellä ylipäätään toimintaedellytyksiä? Onko aika ajanut yhdistyksen tarkoituksesta ohi. Jos yhdistyksen toiminnan kohdetta ei enää ole tai toinen yhdistys on vienyt aktiivit, on syytä harkita toiminnan kohteen vaihtamista ja sääntömuutoksia, yhdistyksen purkamista tai liittämistä toiseen yhdistykseen. Käytännössä yhdistysliitos merkitsee toisen yhdistyksen lakkauttamista ja omaisuuden siirtämistä toiselle, jos lakkautussääntö sen sallii.
Onko toiminnan hiipumisen vika hallinnossa tai perinteissä? Onko puheenjohtaja tai muu hallinto muodostanut jotain, johon laajempi kiinnostus on vähentynyt.
Pelottaako vastuut? Eräs syy voi olla, että yhdistykselle on muodostunut vastuita, joihin ei löydykään halua sitoutua. Esimerkiksi yhdistyksen omaisuudesta tai perinteikkäästä toiminnasta muodostuu toimijoille kohtuuttomaksi koettu taakka. Vaihtoehto voisi olla vastuun jakaminen, esimerkiksi perustetaan jaostot tai työryhmät eri asioita hoitamaan ja jaetaan näin työkuormaa tai yksinkertaisesti luovutaan rasitteista.
Eikö halukkaita vain ole löydetty? Yhdistyksen jäsenistössä voi olla sittenkin halukkaita tai suostuvaisia, jotka eivät vain rohkene nostaa kättään. Tarvitaan avointa keskustelua jo hyvissä ajoin ennen kokousta.
Tilanteen välttäminen
Yleisesti ottaen on hyvä jättää sääntöihin joustavuutta hallituksen jäsenmäärään. Säännöissä voidaan määrätä, että ”hallitukseen valitaan valintakokouksen päättämä määrä, kuitenkin vähintään kolme ja enintään yhdeksän jäsentä ja kolme tai enintään kuusi varajäsentä kutsumisjärjestyksessä”.
Tärkeätä on huolehtia ”jälkikasvusta” eli yhdistystoimijoiden urapolusta, josta kasvaa tulevia vastuunottajia. Puheenjohtajan kausia kannattaa rajoittaa ja hallituksen erovuoroisia todella vaihtaa. Vaihto ei ole epäluottamuslause kenellekään vaan järkevää jatkuvuuden tukemista ja turvaamista.