Tuoko vuodenvaihde jotain pakollista huomioitavaa yhdistyksissä? Kyllä tuo, mutta asioita, jotka ehtii hoitaa ns. pyhien jälkeenkin. Useat asioista voi ja kannattaa hoitaa ennakolta, että asiat jatkuvat sujuvasti uudella vuodella.
Vuodenvaihteessa tulevat voimaan monet hallinnossa tehdyt henkilövaihdokset. Kahden kokouksen mallissa hallitus on valittu syksyllä ja tulee vastuulliseksi vuodenvaihteessa. Yhden kokouksen mallissa hallitus aloittaa yleensä heti valintakokouksen jälkeen, eli hallitus on vastuullinen kahden osittaisen tilikauden aikana. Uuden hallituksen ensimmäiseen kokoukseen on joskus tapana kutsua edellinenkin hallitus ja näin varmistaa sujuvaa tiedon siirtymistä.
Tärkeä asia vuodenvaihteessa on yhdistyksen tilikauden vaihtuminen, ellei tilikausi ole jokin muu kuin kalenterivuosi. Taloudenhoitaja varmistaa, että päättyvälle vuodelle kuuluvat laskut on maksettu, jos suinkin mahdollista. Tiedossa olevat, mutta myöhemmin tulevat laskut voidaan kirjata siirtoeriin ja saada näin päättyvän vuoden kuluiksi. Vastaavasti päättyvänä vuonna ennakkoon maksetut tai saadut tulevan vuoden suoritukset voi käsitellä siirtyvinä erinä. Näin kullekin vuodelle tulevat sen vuoden laskut ja tulos on tarkemmin todellisuutta vastaava. Aivan pienillä summilla ei kuitenkaan näitä siirtoja tarvitse tehdä.
Pankkiin tulee ilmoittaa muutokset tilinkäyttöoikeuksissa. Ilmoituksen voi tehdä jo ennakolta heti valintojen jälkeen. Henkilövaihdosten yhteydessä on tärkeätä päivittää myös omaisuusluettelo ja siinä mainitut vastuulliset ja varmistaa, että erilaiset salasanat, tavarat ja avaimet vaihtavat myös haltijaa. Jos yhdistyksellä on kassa tai varasto, kannattaa se inventoida. Tai oikeastaan täytyy, koska se kuuluu hyvään hallintotapaan ja toiminnantarkastajienkin pitäisi sitä edellyttää.
Vuokra- ja muut sopimukset voivat olla katkolla mihin aikaan vuodesta tahansa. Usein sopimukset jatkuvat automaattisesti, jos niitä ei määräaikana irtisanota. Yhdistyksellä onkin hyvä olla kalenteri, jossa on sopimusten irtisanomishetket. Näin ennen automaattista jatkumista sopimuksen muistaa kilpailuttaa. Tällaisia kilpailutettavia ovat esimerkiksi vakuutukset, netti-, puhelin- ja sähköliittymät.
Vielä yksi vinkki! Vuodenvaihteessa on tapana antaa uudenvuodenlupauksia. Mikseipä puheenjohtaja tai hallitus voisi antaa leikkimielisen uudenvuodenlupauksen omasta tai yhdistyksen puolesta!
Toinenkin vinkki! Vuodenvaihteen jälkeen on hyvä tarkistaa, että edellisen vuoden osalta arkisto on kunnossa. Yhdistyksen tapahtumien valokuvat kunnossa, jäsenkirjeiden arkistokappaleet tallessa jne! Tulevat sukupolvet arvostavat!