Kevät on tilin- ja toiminnantarkastusten aikaa. Yhdistyksen toiminnantarkastus on haluttu erottaa tilintarkastuksesta niin, että tilintarkastuksen voi tehdä vain pätevä tilintarkastaja. Toiminnantarkastaja sen sijaan voi olla lähes kuka tahansa maallikko. Yleensä toiminnantarkastajaksi valitaan yhdistyksen jäsen, joka voikin olla hyvä, jos jäsen tuntee toimintaa myös käytännössä ja pitemmältä aikaväliltä. Niin ja tietenkin myös toiminnantarkastaja tarkastaa tilit. Hyvä toiminnantarkastaja voi myös samalla konsultoida yhdistyksen hallintoa opastamalla asioiden hoitamisessa. Seuraavassa muutamiä tärppejä ja ohjeistusta toiminnantarkastajille.
Toiminnantarkastuksen asiakas
Joskus näkee, että toiminnantarkastaja on kohdistanut tarkastuskertomuksensa yhdistyksen hallitukselle. Toiminnantarkastajan asiakas on kuitenkin yhdistyksen jäsenistö ja sitä edustava yhdistyksen kokous. Tarkastuskertomus osoitetaan siis yhdistyksen kokoukselle tai sen jäsenistölle, ei hallitukselle, joskin hallituksen tehtävä on tarkastuskertomus kokoukselle esittää. Hallitukselle voidaan sen sijaan osoittaa tarkastuspöytäkirja, muistio tai muulla tavalla, vaikka suullisesti esitetyt tarkastuksenaikaiset havainnot, joita ei ole syytä kirjata tarkastuskertomukseen.
Tarkastusdokumentit
Yhdistyksen edustajan toiminnantarkastajalle toimittamasta aineistosta puuttuu usein dokumentteja, joita tarvitaan asianmukaisen toiminnantarkastuksen tekemiseen. Tilinpäätöksen ja taseen sekä tiliotteiden ja kuittien lisäksi tarvitaan yhdistyksen ja hallituksen kokousten pöytäkirjat sekä mahdollisesti muiden toimielinten ja sisäisen tarkastuksen pöytäkirjoja tai muistioita. Jos yhdistyksellä on käteiskassa, toiminnantarkastaja voi laskea sen tai katsoa sisäisen tarkastuksen tulokset. Jos yhdistyksellä on omaisuutta, omaisuusluettelo on yksi tarkastuksen dokumenteista. Vakuutuskirjat ja vastaavat dokumentit toiminnantarkastaja katsoo harkintansa mukaan.
Lisäksi tarvitaan tarkastettavan ajankohtan mukainen talousarvio, tilikartta, tieto yhdistysrekisteriin merkityistä nimenkirjoittajista ja tilien käyttöoikeuksista. Luonnollisesti toiminnantarkastaja tarvitsee myös yhdistyksen voimassa olevat säännöt, työjärjestykset, tiedonhallinnan ohjeitukset sekä edellisen tilikauden tietoja, vähintään taseen ja tilintarkastuskertomuksen. Edellinen tilintarkastuskertomus tarvitaan siinä mahdollisesti olevien muistutusten toteamiseksi.
Näiden dokumenttien lisäksi toiminnantarkastajalla on laaja pääsy yhdistyksen muihinkin dokumentteihin, myös jäsenluetteloon. Kaiken toiminnantarkastajan saaman ja erikseen pyyttämän aineiston on liityttävä tarkastustoiminnan hoitamiseen. Saamiensa tietojen ja muutenkin tehtävän hoitamisen osalta toiminnantarkastajaa koskee täysi vaitiolovelvollisuus. Hän esittää asiansa vain tarkastuskertomuksen ja tarkastuspöytäkirjan sekä mahdollisten yhdistyksen kokouksessa esitettyihin kysymyksiin vastaamisen muodossa.
Laillisuustarkastus
Monissa ohjeistuksissa mainitaan, että toiminnantarkastus on vain laillisuustarkastusta eikä ottaisi siis kantaa päätösten ja toimien tarkoituksenmukaisuuteen. Isoissa yhdistyksissä on järjestetty tarkastus, jonka kanssa toiminnantarkastajalla voi olla työnjakoa. Mutta varsinkin pienempien yhdistysten kohdalla tästä voi olla eri mieltä, kun yhdistyksen hallinnossa on usein maallikoita ja uusia toimijoita, joille yhdistyksess vastaan tulevat asiat voivat olla tuntemattomia tai hankalia.
Esimerkiksi toiminnantarkastaja voi ottaa kantaa yhdistyksen vakuutusturvan kattavuuteen, muuhun omaisuuden hoitamiseen, tietoturvaan, hankintojen järjestelyihin ja moneen muuhun asiaan. Havainnot näistä voi kirjata tarkastuskertomukseen, jos kyseessä on mahdollisesti vastuuvapauteen vaikuttava havainto. Muuten havainnot esitetään tarkastuspöytäkirjassa.
Tositetarkastus
Tositarkastus on monen tasoista. Jos tositteita on useita satoja, ei jokaista voi tarkistaa yksityiskohtaisesti, mutta riittävän suuri osa tositteista tulee käydä tarkasti läpi. Tällaisia ovat poikkeuksellisen isot tai muuten normaalista poikkeavat hankinnat. Näiden löytämiseksi on silmäiltävä läpi mahdollisesti koko kirjanpito. Pienessä yhdistyksessä voi hyvinkin selata läpi koko tositenipun. Jos tositteita on niin paljon, että jokaista ei ole syytä vilkaista, voi selata esimerkiksi päiväkirjasta tapahtumia.
Yksityiskohtaista tositetarkastusta on myös tehtävä. Tähän otetaan määrätty jakso kirjanpidosta, jolta väliltä katsotaan jokainen tosite yksityiskohtaisesti. Pienessä yhdistyksessä voi katsoa jokaisen tositteen rutiininomaisesti ja usein pääosa tositteista koskee jäsenmaksuja.
Yksityiskohtaisessa tarkastuksessa menotositteesta katsotaan hankinnan liittyminen yhdistyksen toimintaan, liittyminen toimintasuunnitelmaan ja talousarvioon, hankinnasta päättäminen ja kilpailutus, laskun hyväksyminen ja maksaminen sekä kirjaus kirjanpitoon. Myös hankinnan kohteen olemassaolo, hyödyntäminen ja poistosuunnitelma voi olla tarpeen katsoa.
Tulotositteesta katsotaan tulon aihe ja siitä päättäminen (esimerkiksi myyntipäätös ja hinnan määritys), tositteen kuittaukset (esimerkiksi kioskin päivämyynti) ja kirjaus kirjanpitoon.
Tulo- ja menotapahtumien ajantasaisuus on myös hyvä katsoa, että saatavia ei kerry liikaa eikä maksuista makseta myöhästymiskorkoja. Kirjanpidon lisäksi verrataan tapahtumia pankin tiliotteisiin.
Dokumenttien tarkastaminen
Toiminnantarkastaja ei tarkasta tai hyväksy pöytäkirjoja tai kokouksien laillisuutta, mutta niistä pitää löytyä tarpeelliset merkinnät. Esimerkiksi yhdistyksen kokouksista puheenjohtajan ja pöytäkirjan tarkastajien kuittaukset, osallistujat, päätökset sääntöjen mukaisista asioista ja mahdolliset äänestykset.
Muiden dokumenttien osalta toiminnantarkastaja voi esimerkiksi katsoa, että ne ovat asianmukaisesti säilytettyjä ja tarvittaessa varmuuskopioituja. Erityisesti kauppakirjat, kirjanpitoaineisto ja vastaavat pitää säilyttää huolellisesti.
Toiminnantarkastuskertomus
Laki ei määrittele mitä yhdistyksen toiminnantarkastuskertomuksen tulee sisältää, mutta sen tulee olla kirjallinen. Esimerkiksi asunto-osakeyhtiöissä toiminnantarkastuskertomuksen muotoseikkoja on määrätty ja usein se ymmärretään myös yhdistystä koskeviksi vaatimuksiksi. Yhdistyslain mukaan toiminnantarkastuskertomuksessa on kuitenkin mainittava, mikäli tarkastuksessa havaitaan, että yhdistykselle on aiheutunut vahinkoa tai yhdistyslakia tai yhdistyksen sääntöjä on rikottu. Sitä ei tarvitse mainita, että tällaista ei ole havaittu.
Toiminnantarkastuskertomuksista on olemassa useita erilaisia malleja. Käytännössä ne ovat kaikki yhtä hyviä. Yleinen tapa on, että toiminnantarkastuskertomuksessa esitetään tarkastuksen kohteena oleva yhdistys, tarkastettu kalenterijakso, tarkastuksessa tehtyjä toimenpiteitä, tuloslaskelmasta todettu tilikauden tulos ja taseen loppusumma sekä mahdollisesti puoltolause vastuuvapauden myöntämiselle. Tärkein kohta on tietenkin allekirjoitus. Jos tarkastuskertomukseen tulee virheitä, esimerkiksi ajanjakso jää muttamatta, on hyvä tulostaa uusi kertomus eikä tehdä kynäkorjauksia.
Toiminnantarkastaja kokouksessa
Toiminnantarkastaja voi osallistua jäsenenä yhdistyksen kokouksiin ja toimintaan, mutta ei käytännössä voi toimia vastuullisissa tehtävissä. Tilintarkastuslain mukaan toiminnantarkastaja voi osallistua kokouksiin, vaikka ei olisikaan yhdistyksen jäsen. Kokouksessa toiminnantarkastaja voi esitellä tarkastuksensa tuloksen, mutta varsinaisen tilinpäätöksen ja taseen esittelee ja niistä nouseviin kysymyksiin vastaa hallituksen nimeämä edustaja.
Toiminnantarkastajan palkkio
Usein pienissä yhdistyksissä toiminnantarkastaja toimii talkoilla, kuten muutkin toimihenkilöt. Tämä ei kuitenkaan vähennä vastuuta. Talousarviossa on saatettu varata pieni summa toiminnantarkastusta varten tai todeta, että tarkastus maksetaan laskun mukaan. Erityistä ammattitaitoa tai merkittävää työmäärää vaativissa tapauksissa toiminnantarkastaja on tietenkin palkkionsa ansainnut. Pimeästä palkkiosta toiminnantarkastajan tulee ehdottomasti kieltäytyä ja hyvä on kieltäytyä myös vähänkin merkittävistä tavaralahjoista. Jäsenten yhdenvertaisen käsittelyn mukaan tilintarkastaja voi vastaanottaa jotain, mitä muutkin jäsenet voivat saada, kuten merkkipäivämuistamisen ja kokoustarjoilun.
Mitä toiminnantarkastus on ja ei ole?
Toiminnantarkastus on jatkuvaa oppimista muuttuvissa lakipykälissä, säännöissä ta käytänteissä. Vuodesta toiseen samalla rutiinilla hoidettuna toiminnantarkastus jää auttamatta jälkeen.
Toiminnantarkastus on aktiivista otetta vastaanotettuun tehtävään. Epäselvät asiat on selvitettävä ja esitettyihin kysymyksiin vastattava.
Toiminnantarkastus ei ole kunniatehtävä vaan se on yhdistyksen jäsenistön antama tärkein luottamustehtävä, josta tulee kieltäytyä, ellei sitä ehdit tai muuten pysty asianmukaisesti hoitamaan.
Toiminnantarkastus ei ole pikkumaista puuttumista epäolennaisiin asioihin eikä myöskään täydellistä luottamusta niin, että valmiiksi laadittuihin dokumentteihin kirjataan nimi sen paremmin asioihin tutustumatta.