Joskus kuulee yhdistyksen kokouksessa korostettavan, että talousarvio (budjetti) on vain arvio, eikä kukaan oikeasti sitä tiedä, miten paljon rahaa tulee ja menee. Hallitukselle jää siis suuri valta päättää muutakin kuin arvio osoittaa – vai jääkö?
Talousarvio on yhtä tärkeä toimintaa ohjaava dokumentti kuin toimintasuunnitelma. Nämä yhdessä sitovat hallitusta käytännön toiminnan järjestämisessä. Tuloja tai menoja ei saa merkittävästä lisätä tai vähentää, ellei pakottava tarve tai muu erityinen tilanne sellaiseen johda. Tarvittaessa hallituksen on kysyttävä lupa yhdistykseltä vaikka järjestämällä ylimääräinen kokous. Kahden kokouksen mallissa on mahdollista käsitellä ns. lisätalousarvio syyskokouksen yhteydessä, kunhan se on kokouskutsussa mainittu. Mitä enemmän ajateltu toiminta poikkeaa yhdistyksen varsinaisesta tarkoituksesta ja toimintasuunnitelmasta, sitä varovaisempi hallituksen tulee olla varojen käytössä.
Talousarvio on arvio siltä osin, että ei voida tietää aivan tarkkoja tuloja ja menoja, kuten jäsenmäärän kehitystä ja hintojen muutoksia. Arvio ei kuitenkaan ole kokonaisuutena jokin “sinne päin” laadittu laskelma, kun sellainen on pakko esittää. Yksinkertaisimmillaan talousarviossa on tulopuolella jäsenmaksut ja mahdollinen säästöjen purku ja menopuolella yksi tai muutama määräraha eri toimintaan.
Käytännössä talousarvion laadinnassa loppusumma eli tulojen ja menojen erotus on nolla. Tämä siksi, että yhdistys ei saa pyrkiä tuottamaan voittoa ja toisaalta tappio pitää jostakin kattaa. Jos jonakin vuonna tuloja on arvioitu kertyvän poikkeuksellisesti, ei niiden käyttöä tarvitse suunnitella samalle vuodelle. Tuloja saa kerätä johonkin enemmän rahaa tarvitsevaan tarkoitukseen tai jakaa useammalle vuodelle. Tällöin talousarvioon merkitään rahastointi määrättyyn tarkoitukseen tai vapaaseen rahastoon ja lopputulos on edelleen nolla. ”Osinkona” yhdistys ei voi runsaitakaan rahavaroja jakaa.