Yhdistystoimijalta tuli kysymys erityisesti puheenjohtajan ja sihteerin työnjaosta. Tämä onkin tärkeä ja mielenkiintoinen kysymys. Yhdistyslaki ei tunne käsitettä sihteeri lainkaan, vaikka käytännössä kaikissa yhdistyksissä sihteeri on ja yleensä säännöissä sihteeri mainitaan. Usein sihteerillä on jopa yhdistyksen nimenkirjoitusoikeus.
Sihteerin valta ja tehtävät
Joissakin kokoustekniikan oppiaineistoissa mainitaan sihteerin tehtävät pikkutarkasti alkaen kokoustilan tuolien järjestelystä. Tämä on tarpeetonta, sillä sihteerin tehtäviä ei ole missään määrätty eikä niitä voi tarkasti tai edes yleispätevästi määrätä muut kuin yhdistyksen hallitus. Käytännön tehtävien järjestelyt ovat aina hallituksen vastuulla ja käytännön toimijana voi hallituksen ohjauksessa olla kuka tahansa.
Yhdistyksellä ei tarvitse välttämättä olla sihteeriä lainkaan, jos säännöissä ei sihteeristä määrätä. Toisaalta yhdistys tai yhdistyksen hallitus voi vapaasti valita vaikka useamman sihteerin. Yhdistyksen toiminnan laajuuden mukaan näitä sihteereitä (erilaisten asioiden hoitajia) voi olla useita eri tehtävissä ja eri nimikkeillä.
Tavallisesti pöytäkirjaa pitävän sihteerin lisäksi ja avuksi voidaan valita sihteeri, joka huolehtii jäsenasioista, jolloin tehtävänimikkeenä voi olla jäsensihteeri. Jos yhdistyksellä on kalustoa, valitaan kalustonhoitaja tai kalustosihteeri, tiedottamista hoitamaan tiedotussihteeri jne.
Sihteerin tehtäviä voi olla määritelty säännöissä, jotka ohjaavat myös hallitusta. Niiltä osin kuin säännöt eivät ohjaa, hallituksen on tarpeen laatia ohjeita eri sihteerien tehtävien hoitamiseen. Erityisen tärkeää on määritellä sihteerien valtuudet. Jos säännöissä sanotaan, että sihteeri on nimenkirjoittaja, täytyy olla selvää, onko nimenkirjoittajia useampi kuin yksi sihteeri. Sääntöjen määräystä nimenkirjoittajista ei hallitus voi laajentaa. Tarvittaessa on mahdollista valita myös yksi tai useampi varasihteeri.
Sihteerin tehtävistä ei ole määrätty yhdistyslaissa, koska esimerkiksi pöytäkirjan tekemisestä vastaa puheenjohtaja. Sihteeri on yhdistyslain näkökulmasta puheenjohtajan tekninen avustaja. Sihteeri voi olla kokonaan hallituksen tai yhdistyksen ulkopuolinen, ellei säännöissä muuta edellytetä. Jos sihteerillä on nimenkirjoitusoikeus, kyseessä on mitä suurimmassa määrin luottamustehtävä.
Muut toimihenkilöt
Taloudenhoitaja on sihteerin tapaan tekninen avustaja ja tärkeä luottamustehtävä, jonka haltijalla on usein myös nimenkirjoitusoikeus sekä pankkitilien käyttöoikeus.
Ääntenlaskijat valitaan kokouksessa, jos säännöt niin määräävät. Muutoin pienessä kokouksessa ääntenlaskijana voi toimia puheenjohtaja. Ääntenlaskijoiden tehtävä on varmistaa, että äänestyksen tai vaalin tulos on oikein laskettu. Usein ajan säästämiseksi pöytäkirjantarkastajat valitaan samalla ääntenlaskijoiksi. Tämä ei ole suositeltavaa, jos kokous on vähänkin isompi, sillä pöytäkirjan tarkastajien on seurattava kokous tarkasti ja joskus ääntenlaskijat joutuvat jopa poistumaan kokoustilasta lippuäänestyksen ääntenlaskentaa tekemään. Tällaisessa tapauksessa ääntenlaskijoita valitaan useampi, käytännössä vähitään kolme. Aäntenlaskijat määrittelevät äänestyksen tuloksen kokouksen vahvistettavaksi.
Vaikka joissakin kokoustekniikan aineistoissa määritellään, ääntenlaskijoiden tehtäviin ei kuulu äänestyslippujen jakaminen tai muu äänestyksen tai vaalin tekninen toteutus, ellei näin ole päätetty. Esityksen äänestystavasta tekee puheenjohtaja kokous päätettäväksi. Äänestysliput voidaan jakaa jo etukäteen kokousaineistossa tai ne voi valmiina kokouspaikalla. Ääntenlaskijoiden on oltava tarkkana, ettei kukaan nosta lippuäänestyksessä kahta lippua ja muutenkin äänestys tapahtuu ohjeiden mukaisesti. Myös ääntenlaskujat ovat kokouksen ja sen puheenjohtajan teknisiä avustajia. Äänestyksista ja vaaleista on tarkemmin muualla tällä sivustolla.
Pöytäkirjan tarkastajat vahvistavat, että kokouksesta laadittu pöytäkirja vastaa kokouksen kulkua ja liitteet ovat pöytäkirjassa. Pöytäkirjasta on tarkemmin kohdassa Pöytäkirja.
Lisäksi yhdistyksessä voi toimia jaostoja, työryhmiä ja muita erilaisia asioita valmistelevia asiantuntija- ja työryhmiä, jotka myös ovat hallituksen ohjauksessa.