Yhdistyksistä lähetetään usein sähköpostiviestejä ryhmäposteina, esimerkiksi suoraan Asialistan eräänä palveluna tarjoamasta jäsenrekisteristä. Jotkut sähköpostijärjestelmät käsittelevät tällaisia viestejä eri tavoin, roskapostina tai jopa plokkaavat kokonaan. Onneksi tätä pystyy välttämään varsin tehokkaasti.
Kaikissa järjestelmissä kannattaa yhdistyksen lähettävä osoite lisätä omiin yhteystietoihin (osoitekirjaan), jolloin sähköpostijärjestelmä ei niin helposti tulkitse viestiä roskapostiksi.
Gmail
Jos sähköpostissa on aktivoituna kategorialuokitukset, ryhmäsähköpostit saattavat ohjautua automaattisesti Ilmoitukset- tai Tarjoukset -kategorioihin. Käyttäjän tulee itse määritellä asetuksissa, jos haluaa saada ilmoituksen näihin kategorioihin tulevista uusista viesteistä. Asetuksia voi vaihtaa Gmailin ilmoitusasetuksissa. Erilliset välilehdet kategorioille voi ottaa pois käytöstä asetusten välilehdellä ’Postilaatikko’.
Yhteystietoihin lisääminen Gmailissa
– Avaa Gmail sähköpostilaatikko ja klikkaa oikeasta yläkulmasta Google-sovellukset.
– Siirry Google-yhteystietoihin.
– Napsauta sivun vasemmassa yläkulmassa näkyvää Yhteystiedon luominen -linkkiä.
– Kirjoita yhteystiedon nimi (esimerkiksi yhdistyksen nimi), lisää sähköpostiosoite (yhdistyksen lähettävä osoite) ja tallenna.
Apple iCloud
Roskapostista poistaminen
– Avaa iCloud.com-palvelun Mailin sivupalkki ja valitse Roskaposti-kansio (Jos et näe sivupalkkia, katso ohjeet kohdasta Sivupalkin näyttäminen tai kätkeminen.)
– Valitse saapunut viesti klikkaa Ei roskapostia -painiketta viesti-ikkunan oikeassa yläkulmassa.
Viesti siirretään Saapuneet-kansioon. Jatkossa samalta lähettäjältä saapuvia viestejä ei enää automaattisesti merkitä roskapostiksi.
Yhteystietoihin lisääminen iCloudissa
Klikkaa iCloud.com-palvelun Yhteystiedot-apin sivupalkissa painiketta + ja valitse Uusi yhteystieto. Avautuu tyhjä yhteystietokortti.
Syötä yhteystiedot ja klikkaa Valmis.
Outlook, Hotmail, Live, Yahoo jne
Varsinkin Microsoftin sähköpostijärjestelmät (outlook, hotmail, live) herkästi plokkaavat viestit kokonaan. Tämä on lähettävän tahon korjattava Microsoftin kanssa, jotta sähköpostipalvelin asetetaan luotettavaksi palveluksi.
Jos yhdistyksen lähettämä viesti menee roskapostilaatikkoon, voi sähköpostiasetukset tarkistaa Outlookin oikean yläkulman rataskuvakkeesta. Valikon kohdasta Asetukset > Roskaposti voi säätää asetuksia.
Lisäksi lähettävä osoite kannattaa lisätä yhteystietoihin, turvallisten lähettäjien listalle.
Tarvittaessa saa apua erilaislta keskustelupalstoilta tai kysymällä kaverilta. Todennäköisesti samoihin ongelmiin on törmännyt jo moni muukin ja ratkaisu on kehitetty jo vuosia sitten!