Yhdistyksellä voi olla omaisuutena kokoelmia tai yksittäisiä esineitä, joilla on jonkinlainen taloudellinen arvo, mutta säilyttämisen syy on enemmänkin museaalinen tai muu tunnearvo. Kysymys ei siis ole käyttöomaisuudesta. Tällaisia esineitä ovat yhdistyksen liput ja muut muistoesineet, saadut lahjaesineet, palkintopokaalit ja vastaavat sekä toimintaan liittyvät kokoelmat. Seuraavassa vastataan kysymykseen, miten tällaista omaisuutta tulisi käsitellä kirjanpidossa. Yleensä museaalisen arvon omaava omaisuus ei yleensä ole kirjanpidossa ja taseessa arvostettavaa käyttöomaisuutta.
Yhdistyksen hallituksen pitää keskustella omaisuuslajeista ja niiden kirjaamisesta kirjanpitäjän kanssa. On tavallista, että yhdistys jättää merkittäviä kirjanpitoteknisiä asioita tilitoimiston ratkaistavaksi. Vuodesta toiseen tilinpäätöksessä ja taseessa esiintyy eriä, joista yhdistyksen hallinnossa, toiminnantarkastajalla, saati jäsenistöllä ei ole tarkkaa käsistystä, ja niiden oikeellisuudessa luotetaan ammattilaisten ratkaisuihin. Kirjanpidon ammattilainen voi olla tottunut siihen, että kalliimmat esineet ja rakennukset ovat käyttöomaisuutta, jolloin niiden hankinta ja merkittävät korjaukset kirjataan taseeseen, vaikka ei olisi aihettakaan.
Aivan omanlaisensa on tilanne, jos yhdistyksellä on omistuksessa taide- tai muita aarteita. Arvokkaiden esineiden kohdalla isoja kysymyksiä on mm. aitous, omistukset ja saannot, asianmukainen ja turvallinen säilytys ja vakuutus. Nämä tulee käsitellä asiantuntijoiden kanssa ja tapauskohtaisesti, mutta käyttöomaisuutta eivät nekään ole. Jos arvoesineet eivät liity toimintaan, ne voivat olla sijoituksia.
Omaisuus pitää luetteloida
Yhdistyksen kaikenlaisesta omaisuudesta tulee pitää luetteloa. Omaisuusluettelossa on kaikki vähäistä merkittävämpi omaisuus, vaikka se olisi merkitty suoraan kuluksi hankintahetkellä tai kokonaan poistettu taseesta. Luettelossa omaisuuden voi jakaa käyttöomaisuuteen ja kokoelmiin. Hyvässä luettelossa omaisuuden voi lajitella eri tavoin. Luettelo on ylläpidettävä ja tarkistettava vähintään vuosittain tilinpäätöksen yhteydessä. Toiminnantarkastajan pitää varmistaa satunnaisotannalla, että luettelon mukainen omaisuus on olemassa.
Jos irtainta omaisuutta on kirjanpidossa, kirjanpitoarvo on määriteltävä varovaisuuden periaatteella, mieluummin ala- kuin yläkanttiin. Kirjanpitoarvo ei ole sama kuin esineiden todellinen arvo. Se, että omaisuudella ei ole kirjanpitoarvoa tai käyttöarvoa, ei tarkoita sitä, ettei esineillä olisi jotakin rahallista arvoa. Rahallisen arvon määrittely voi olla vaikeata, mutta tarkempaa arvoa ei yleensä tarvitse määritellä kuin mahdollista vakuuttamista tai myyntiä varten ja joskus esimerkiksi esineen särkyessä vahingonkorvausta varten.
Jos yhdistys ostaa museaalisia tavaroita, ne voidaan merkitä heti menoksi, vaikka tilille Museoesineiden hankinta. Esineiden arvoa ei siis aktivoida poistettavaksi taseeseen, koska kysymys ei ole kuluvasta käyttöomaisuudesta, jolle olisi tarpeen määritellä taloudellinen käyttöaika.
Kokoelmien ylläpito voi edellyttää vitriinien, ilmastointilaitteiden ja vastaavien hankintaa. Nämä ovat sellaisia, joiden hankinta tulee aktivoida taseeseen ja poistaa arvioituna käyttöaikana, siis käyttöomaisuutena.