Asialistan postiin tuli tarkentava kysymys työjärjestyksestä. Kysyjä viittasi useampaan esimerkkiin, miten asiaa on käsitelty tunnettujen yhdistysten ja muiden toimijoiden kokouksissa. Lisäksi kysyjä tiedusteli, voiko hallituksen kokous ottaa asioita käsiteltäväksi kesken kokouksen, vaikka alussa on hyväksytty kokoukselle työjärjestykseksi asialista.
Koska kysytyillä asioilla on laajempaa merkitystä, vastataan myös blogitekstinä. Työjärjestys on esitelty valikon kohdassa Kokoustekniikka → Työjärjestys. Edelleen termi työjärjestys on melko yleisesti käsitetty väärin. Syy tähän on useissa koulutusaineistoissa esiintyvä virhe. Kysyjän tapauksessa virheen alkulähde oli Jyväskylän yliopiston aineistossa ja koulutuksessa vuosia ollut virhe, jossa työjärjestyksen kerrottiin tarkoittavan kokousasioiden käsittelyjärjestystä. Virhe on sittemmin korjattu erään aktiivisen kokoustekniikan asiantuntijan otettua asian esiin.
Työjärjestys on eräs johtosääntö, jolla määrätään jonkin toimielimen toimintamenettelyt, jotka täydentävät ja tarkentavat yleistä kokoustekniikkaa. Työjärjestys ei ole sama kuin asioiden käsittelyjärjestys. Oletusarvoisesti asiat käsitellään asia- tai esityslistan mukaisessa järjestyksessä. Jos tähän käsittelyjärjestykseen haluaa joku muutoksen, tulee pyytää työjärjestyspuheenvuoro ja esittää siinä muutosta asia- tai esityslistan asioiden käsittelyjärjestykseen. Työjärjestyspuheenvuoroa pyydetään siksi, että puheenvuoro ei koske mitään kokouksessa päätettävää asiaa vaan on luonteeltaan tekninen. Työjärjestyspuheenvuoro ei siis tässä tapauksessa tarkoita kokouksen työjärjestyksen muuttamista.
Asioiden käsittelyjärjestystä voi olla tarpeen muuttaa siksi, että teknisistä syistä jokin asia on aikataulullisesti muita kiireellisempi, esimerkiksi jonkin asian käsittelyyn liittyvän aikataulun takia.
Jos pöytäkirjassa lukee ”Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi”, on tarkemmin ottaen päätetty kokoustekniikan vastaisesti. Esityslistaa ei tarvitse hyväksyä, eikä siitä voi tehdä toimielimelle työjärjestystä. Mikään ei estä päättämästä, että ”Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä”, joka päätös on käytännössä itsestään selvä ja siksi tarpeeton. Vaikka näin olisikin päätetty, sama kokous voi muuttaa asioiden järjestystä toisenkin kerran. Kannattaa huomioida myös, mikä ero on asia- ja esityslistalla.
Työjärjestyksen muuttamista ei ole myöskään se, että asialistalle kohtaan muut asiat halutaan lisätä käsiteltäviä asioita. Vaikka kokouksen alussa olisi päätetty lisätä jokin asia kohtaan ’muut asiat’, ei mikään estä kokousta myöhemmin poistamasta sitä tai lisäämästä kohtaan vielä muitakin asioita. Tavallisesti esimerkiksi hallituksen kokouksella on asialista, mutta siinä on vain etukäteen tiedossa olevat asiat. Asialistan laatimisen jälkeen tai itse kokouksessa voi hallituksen käsiteltäväksi tulla vapaasti muitakin asioita. Hallituksen tehtävä on hoitaa juoksevia asioita tehokkaasti eikä pysähtyä byrokratiaan.
Osallistuakseen varmasti kaikkien asioiden käsittelemiseen, kokouksen osallistujan on tultava paikalle ja oltava paikalla siihen saakka, kun kokouksen puheenjohtaja kopauttaa kokouksen päättyneeksi. Jos sen jälkeen yksikin kokouksen osallistuja on poistunut tai vastustaa kokouksen uudelleen avaamista, on kutsuttava koolle uusi kokous asioita käsittelemään. Kokouksen päättävä kopautus on siis tärkeä ja sillä on merkitystä.
Kokouksessa tärkeintä on, että kaikki tietävät missä mennään, eli mitä olleen milloinkin tekemässä. Mitä pienempi ja epävirallisempi kokous, sitä vähemmän kokoustekniikalla on roolia. Puheenjohtaja on kokouksessa tärkeä, mutta liian suurta roolia hän ei saa ottaa, kokoustekniikan virheisiin hänellä on kuitenkin velvollisuus puuttua ja tarvittaessa opastaa osallistujia. Edes vahvimmat persoonat eivät saa hallita kokousta vakiintuneen kokoustekniikan ja työjärjestyksen vastaisesti.