Yhdistystoimijoille on joskus yllätys, että kokouskutsusta säädetään yhdistyslaissa. Kutsuminen on rutiini, johon liittyy muotoseikkoja. Muotoseikat voivat antaa välineen kumota kokouksen päätökset ja näin koko kokous on järjestettävä mahdollisesti uudelleen.
Asialista.net keräsi kokouskutsuun liittyviä asioita Kokoustekniikka-osioon sivulle Kokouskutsu – kannattaa tutustua.
Vaikeaksi kokoustaminen menee, jos asiat jakavat voimakkaasti henkilöitä eri ryhmiin. Käy helposti niin, että asioiden sijaan alkavat henkilöt riidellä ja toiminta hankaloituu. Osaltaan asioiden kärjistymistä estävät selkeät pelisäännöt.
Esimerkki:
Kokouskutsu oli päätetty kustannusten säästämiseksi esittää julkaisemalla se määrätyllä ilmoitustaululla. Päätettäväksi oli tulossa voimakkaasti mielipiteitä jakava asia, jonka vastustajat repivät kokouskutsun ilmoitustaululta. Hallituksen puheenjohtaja vei todistajan kanssa uuden kutsun ilmoitustaululle ja otti tilanteesta vielä valokuvan. Seuraavana päivänä kutsu oli taas kadonnut ja uusittiin. Lisäksi kutsua välitettiin puhelinsoitoilla ja tekstiviesteillä sekä lehden toimituksen laatimassa lehtijutussa, jossa ei kuitenkaan ollut mainittu kokouksen tarkkaa ajankohtaa.
Kokouksen alussa vastustajat totesivat, että kokousta ei ole kutsuttu laillisesti koolle, koska ilmoitustaululla ei ole kutsua eikä muilla keinoilla ole tavoitettu kaikkia. Kokoukseen varmuuden vuoksi tuodut todisteet vahvistivat kutsun viedyksi määrätylle ilmoitustaululle ainakin kolme kertaa. Lisäksi asiantuntija kertoi, että kokous on kutsuttu koolle päätetyllä tavalla, tästä on todisteet sekä hallitus on tehnyt parhaansa tavoittaakseen muut äänivaltaiset henkilöt. Enemmistön päätöksellä kokous voi jatkua ja päätökseen tyytymättömät voivat hakea kokouksen päätösten kumoamista sääntöjen vastaisena, joka kanne tuskin tulisi asiaa muuttamaan.
Aikaa päätöksen moittimiseen olisi yhdistyslain 32§:n mukaan peräti kolme kuukautta, mutta tätä ei kukaan kokouksessa maininnut. Kokous teki moitteenalaisen päätöksen äänestyksen jälkeen. Kaikki vastaan äänestäneet eivät esittäneet eriävää mielipidettä, mutta vastustaminen tuli esiin äänestyksen pöytäkirjasta.
Loppujen lopuksi kukaan ei moittinut päätöstä ja asia eteni suunnitellulla tavalla.