Yhdistyksen kokouksessa asiat käsitellään yleensä sääntöjen määrittelemässä järjestyksessä. Kokouksen alussa valitaan toimihenkilöt. Toimihenkilöihin kuuluu myös pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta. Kovin usein todetaan, että pöytäkirjantarkastajat toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina.
Käytännössä ääntenlaskijoilla voi olla edessä kokouksen rankin tehtävä. He eivät vain laske ääniä, vaan järjestävät teknisesti koko äänestyksen. Aluksi he sopivat työnjaon. Heidän tehtäviinsä kuuluu varmistaa, että suljetun lippuäänestyksen liput ovat asianmukaiset ja jakavat ne osallistujille. Lisäksi he valvovat, että äänestys sujuu häiriöttä.
Suositeltavin tapa on valita ääntenlaskijat tarvittaessa. Vaikka säännöt sanoisivat, että ääntenlaskijat valitaan, kokouksella on valta siirtää valinta tehtäväksi tarvittaessa. Tämän puolesta puhuu muutama seikka.
1) Ääntenlaskijoiden valintaan voi vaikuttaa käsiteltävä asia. Kahta asian kiihkeintä vastustajaa ei ole hyvä valita ääntenlaskijoiksi. Mukavinta on, jos valitaan henkilöt niin, että he edustavat eri mielipiteitä, jos mahdollista.
2) Kokous voidaan keskeyttää ääntenlaskennan ajaksi, mutta se ei ole välttämätöntä. Pöytäkirjan tarkastajien on joka tapauksessa oltava läsnä ja tarkkaavaisina (tehtävä muistiinpanoja) koko kokouksen ajan. Ei siis ole hyvä valita ääntenlaskijoiksi pöytäkirjan tarkastajia, joilla on muuta tehtävää koko kokouksen ajan.
3) Ääntenlaskijoiden pitää tuntea äänestystekniikat. Vaikeuksia voi tulla esimerkiksi vaalien ääntenlaskennan yhteydessä. Äänestysmenettely voi vaikuttaa ääntenlaskijoiden valintaan.
4) Jos ääntenlaskijat valitaan, heitä valitaan vähintään kaksi, mutta tarvittaessa voi valita useamman. Jos paikalla on kourallinen henkilöitä, erillisiä ääntenlaskijoita ei tarvita lainkaan, vaan puheenjohtaja voi laskea ja ilmoittaa äänimäärät, joka paikalla olevien on helppo vahvistaa.
Kokouksen järjestäjien tulee varmistaa etukäteen, että tarpeelliset välineet äänestyksen toteuttamiseksi ovat olemassa. Ääntenlaskijat tarkistavat, että uurna on tyhjä ja jaettavissa äänestyslipuissa ei ole merkintöjä.
Lipunnostoäänestyksestä on ääntenlaskijoiden hyvä keskustella etukäteen, miten äänet lasketaan. Käsiennostoäänestyksessä ripeä laskenta on tarpeen, jotta jokainen voi pitää kättään koholla tarvittavan ajan. Nykyään kysymykseen voi tulla myös valokuvaaminen ja äänten laskeminen kuvasta. Jopa sellaista menetelmää on käytetty, että eri ehdotusten kannattajat asettuvat omiin ryhmiinsä eri puolille kokoustilaa.