Yhdistyksen kokouksessa voidaan asiat käsitellä yksittäin, ensin toimintasuunnitelma, sitten talousarvio ja niiden jälkeen päätetään liittymis- ja jäsenmaksuista. Tämä voi hämmentää kokematonta yhdistystoimijaa. Entä jos jälkeenpäin päätettävä jäsenmaksu ei riitäkään kattamaan toimintasuunnitelmasta aiheutuvia menoja?
Ristiriitaisten päätösten välttämiseksi toimintasuunnitelma, talousarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksut tulisi käsitellä yhtenä kokonaisuutena. Yhdistyksen hallitus esittelee ehdotuksen kokonaisuudesta ja sen jälkeen käydään keskustelu, jossa voi ottaa kantaa toimintasuunnitelmaan ja toiminnan rahoittamiseen. Kokonaisuus (mahdollisten äänestysten jälkeen) nuijitaan sitten yhdellä päätöksellä.
Jos jäsenmaksuista päättäminen tehdään talousarvion jälkeen erikseen, on siitä käytävässä keskustelussa huomioitava talousarviossa esitetty arvio kertymästä, koska muuten talousarvion toteutuminen käy haasteelliseksi heti alkuunsa.
Jos ensin päätetään jäsenmaksuista ja vasta sittten toimintasuunnitelmasta, on mahdollista, että jäsenmaksukertymää tulee liikaa tai liian vähän toiminnan rahoittamiseen nähden. Toiminta on yhdistyksessä tärkeintä ja jäsenistö päättää erityisesti siitä. Rahoitus on huomioitava jo toiminnan suunnittelussa, ettei siitä tule ongelmaa.
Tulevan vuoden asioiden päättäminen yhtenä kokonaisuutena helpottaa keskustelua ja kokonaisuuden hallintaa. Jos toimintasuunnitelma on pitkä, voi puheenjohtaja ohjata siitä käytävän keskustelun tapahtuvaksi luku kerrallaan. Tässäkin tapauksessa rinnalla kulkee koko ajan rahoitus ja muutosehdotusten yhteydessä on huomioitava muutoksen vaikutus rahoitukseen.
Toimintasuunnitelmaa laadittaessa rahoituksen lisäksi täytyy huomioida resurssit. Yhdistys ei saa asettaa hallitusta mahdottoman tilanteen eteen. Tämä on syynä siihen, että hallitus valitaan vasta toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden asettamisen jälkeen. Silloin hallitus tietää, mihin on sitoutumassa. Valitettavan yleistä on, että yhdistyksissä toimintasuunnitelma on joukko vuodesta toiseen toistuvia lauseita, ja hallitus tekee itse ohjautuvasti enemmän tai vähemmän jotain muuta.
Toiminta ja sen rahoitus vaatii joskus asioihin sitoutumista pitemmäksi ajaksi. Silloin toimintasuunnitelmaa pitää täydentää pitemmän aikavälin suunnitelmalla, jolla annetaan raameja talousarviota pitemmälle aikavälille.