Esiin tulleiden kysymysten johdosta kerättiin muutamia ajankohtaisia vastauksia yhteen:
1) Millaisella valtakirjalla voi valtuuttaa toisen henkilön yhdistyksen vuosikokoukseen?
Asialista vastaa: Yhdistyslain 25 § mukaan ”Yksityinen henkilö ei voi käyttää äänioikeuttaan asiamiehen välityksellä, ellei säännöissä ole niin määrätty.” Eli valtakirjan käyttäminen ei ole automaattisesti mahdollista eikä yhdistyksen hallitus tai kokous itse voi tehdä tästä poikkeavaa päätöstä. Jokaisen jäsenen on siis henkilökohtaisesti osallistuttava sääntöjen mukaisesti kokoukseen, ellei em. kohtaa säännöissä ole.
2) Voiko yhdistyksen vuosikokouksen järjestää etänä?
Asialista vastaa: Yhdistyslainen 17 § mukaan: ”Säännöissä voidaan määrätä, että kokoukseen voidaan säännöissä mainituilla edellytyksillä osallistua myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.” Kokous on siis järjestettävä paikalle kokoontumisena, jos säännöt eivät muuta mahdollista. Tosin yhdistylain saman 17 § mukaan ”Jäsenet voivat yksimielisinä päättää yhdistyksen kokoukselle kuuluvasta asiasta ilman kokousta. Päätös on tehtävä kirjallisesti, päivättävä ja kunkin yhdistyksen jäsenen on allekirjoitettava se. Kirjalliseen päätökseen sovelletaan muuten, mitä yhdistyksen kokouksen pöytäkirjasta säädetään.” Pienessä yhdistyksessä tämä voisi olla mahdollista, mutta allekirjoitukset on kerättävä kaikilta jäseniltä.
3) Voiko yhdistyksen vuosikokouksen siirtää pitemmälle kuin säännöt määräävät.
Asialista vastaa: Tilanne keväällä 2020 on sikäli poikkeuksellinen, että vuosikokouksen siirtäminen sääntöjen määräämää ajankohtaa myöhäisemmäksi on tapauskohtaisesti ymmärrettävää ja jopa suotavaa, ellei peräti pakko. Tässä on yhdistyksen hallituksen huomioitava, että siirtämisestä ei saa aiheutua yhdistykselle tai jäsenistölle tai kolmannelle osapuolelle merkittävää vahinkoa. Hallitus saa ryhtyä vain sellaisiin toimiin, joille se luottaa saavansa hyväksynnän jälkikäteen, eli esimerkiksi ei saa tehdä päätöksiä yhdistyksen kokoukselle kuuluvista asioista. Yksittäisistä asioista saattaa olla hyödyllistä keskustella teknisten apuvälineiden avulla kaikkien tavoitettavissa olevien jäsenten kanssa.
4) Voiko hallitus pitää etäkokouksia?
Asialista vastaa: Hallitus voi pitää puhelinkokouksia tai sopia asioista sähköisten viestimien avulla, kunhan kaikkien osallistumismahdollisuus huomioidaan. Pöytäkirja on kuitenkin tehtävä vähintään päätöksistä, joista tarvitaan dokumentti. Päätökset voi vahvistaa seuraavassa varsinaisessa hallituksen kokouksessa tai erillisillä dokumenteilla. Muodollista kokoontumista tärkeämpää on, että hallitus hoitaa tehtäviään ja tekee eri tilanteissa voitavansa toiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi ja vahinkojen vähentämiseksi. Erityisen tärkeätä tämä on, jos yhdistyksellä on työntekijöitä tai toimintaa, joka vaikuttaa jäsenistöön tai kolmansiin osapuoliin.
5) Voiko yhdistys hakea jostakin korvauksia esimerkiksi peruuntuneista tilaisuuksista?
Asialista vastaa: Yhdistykselle voi tulla menoja esimerkiksi tilavarauksista ja tarjoiluista, joita on hankittu peruuntuneita tilaisuuksia varten. Hallituksen tehtävä on tällaisten vahinkojen minimoiminen neuvottelemalla toimittajien kanssa ja etsimällä vaihtoehtoisia käyttötapoja hankinnoille. Yleisesti ottaen näissä tapauksissa on kyse sopimuksista tilaajan ja toimittajan välillä, ja nämä tilanteet on ratkaistava tapauskohtaisesti. Kannattaa tarkistaa myös mahdollinen vakuutusturva.
6) Onko kokous pätevä, jos paikalle tulee vain muutama jäsen?
Asialista vastaa: Kokous on pätevä, jos paikalle tulee sääntöjen päätösvaltaisuuteen edellyttämä määrä jäseniä, esimerkiksi hallituksen kokouksessa yleensä vähintään puolet. Yhdistyksen kokouksessa teoreettinen minimi on kolme jäsentä. Yleisesti on kuitenkin tapana, että poikkeuksellista tilannetta ei käytetä hyväksi, vaan pyritään esimerkiksi jo ennakolta siirtämään kokousta tai järjestämään se myöhemmin uudelleen. Yhdistyslain 20 § mukaan kymmenesosa tai säännöissä määrätty osuus yhdistyksen jäsenistä voi vaatia pidettäväksi ylimääräisen kokouksen.
7) Mitä on huomioitava, jos jo kutsuttu kokous siirretään?
Asialista vastaa: Kokous voi peruuntua monista erilaisista syistä. Yleensä kyseessä on ns force majeure eli ylivoimainen este. Jos kokous siirretään liian kevein toimenpitein ja joku saapuu paikalle aikaisemman kutsun perusteella, voi syntyä korvausvelvollisuus aiheutuneista matka- ja muista kuluista. Kevään 2020 tilanteessa osallistujien tulee itsekin epäillä kokouksen järjestämistä.
Peruuttaminen on tehtävä mahdollisimman tehokkaasti, paitsi virallisen kanavan kautta, myös tarpeellisten lisäkeinojen avulla, jotta kutsun saaneet saavat peruutustiedon. On hyvä tarjota kanava (esim www-sivu), jonka kautta tilannetta voi seurata tai kysyä. Uusi kokous kutsutaan aivan samalla tavalla kuin peruttukin.
8) Entä jos yhdistyksen kokoukseen tulee yli 10 henkilöä?
Asialista vastaa: Julkiset kokoontumiset on toistaiseksi rajoitettu kymmeneen henkilöön ja tarpeetonta oleilua yleisillä paikoilla suositellaan välttämään. Yhdistysten kokoukset eivät ole julkisia kokoontumisia. Tervettä järkeä kannattaa ja tulee kuitenkin käyttää.