Syksy on yhdistyksissä henkilövalintojen aikaa. Seuraavassa kommentoidaan erovuoroisten käsitettä henkilövalintojen kannalta.
Yhdistyksissä on pyrittävät huolehtimaan sekä jatkuvuudesta että uudistumisesta. Jatkuvuuden kannalta olisi hyvä, että hallituksessa ei kaikki vaihdu kerralla, mutta kuitenkin vaihtuvuutta tulisi olla. Hallituksen jäsenten vaihtaminen ei ole merkki epäluottamuksesta. Hyvä vaihtoehto on kasvattaa uusia hallituksen vastuullisia jäseniä ja muita toimihenkilöitä varajäsenyyden kautta. Usein varajäseneksi on helpompi suostua kuin suoraan vakinaiseksi jäseneksi.
Monien yhdistysten säännöissä on erityisesti määrätty, että hallituksen jäsenen toimikausi pitempi kuin yksi vuosi ja vuosittain vain määrätty osa hallituksesta on erovuodossa. Hallituksen jäsen voi kuitenkin erota, vaikka ei olisikaan erovuorossa. Käsitellään tätä esimerkin kautta.
Oletetaan, että hallituksessa on 6 jäsentä, A, B, C, D, E ja F. Sääntöjen mukaan puolet on erovuorossa vuosittain, joten toimikausi on 2 vuotta. Ensimmäisen toimintavuoden jälkeen erovuoroiset on arvottu. Arvonnassa D, E ja F ovat tulleet erovuoroisiksi. Yhdistys voi valita heidän tilalleen kenet tahansa tai samat uudelleen.
Sen jälkeen erovuoro menee järjestyksessä. Nyt A, B ja C ovat olleet hallituksessa kaksi vuotta ja siten erovuorossa. Lisäksi D luopuu omasta aloitteestaan hallitustehtävästä. A valitaan uudelleen ja muiden tilalle tulee uusi henkilö. Uusi hallitus on A, F, G, H, E ja F. Tässä valinnassa on selkeintä valita ensin erovuoroistan tilalle uudet henkilöt ja sitten erikseen erostaan ilmoittaneen tilalle korvaava henkilö. Jos kaikki neljä valitaan kerralla, ei synny tietoa, kuka on valittu henkilön D tilalle.
Seuraavassa vuodenvaihteessa henkilöiden E ja F toimikausi on ollut 2 vuotta, joten he ovat erovuorossa. Kun sääntöjen mukaan puolet vaihtuu, kuka on kolmas, jonka toimikausi on katkolla? Kaikkien muiden valinnasta on vasta yksi vuosi.
Ratkaisuvaihtoehtoja on useita.
– Ensimmäiseksi pitää katsoa, mitä yhdistyksen säännöt sanovat. Esimerkiksi hallituksen varajäsen voi korvata varsinaisen jäsenen D tämän loppukauden ajan ja tulee erovuoroon kuten D olisi tullut.
– Jos erovuoroisiksi nimetään vain E ja F, syntyy sääntöjen vastainen päätös, ellei puolet hallituksesta ole yhdistyksen kokouksen valittavissa.
– A on ollut jo aikaisemmin yhden kauden, kun F, G ja H ovat olleet vasta puolikkaan kautta. Jos A ei itse halua erota, ei hän minkään säännön perusteella ole kuitenkaan erovuorossa.
– Henkilö H on valittu henkilön D tilalle. Koska D olisi nyt erovuorossa, on luontevaa nimetä henkilö H erovuoroiseksi.
– Jos ei ole tietoa, kuka hallituksessa valittiin henkilön D tilalle, erovuoroinen tulee valita arvalla.
Yhdistyksen kokous valitsee hallituksen ja voi vaihtaa hallituksen jäseniä myös kesken toimikauden. Jos hallitus näkee tarpeelliseksi, voidaan hallitusta täydentämään kutsua ylimääräinen yhdistyksen kokous. Jos yhdistyksen säännöissä on mainittu vain valinnat erovuoroisten tilalle, mutta yhdistyksen jäsen haluaa muitakin kuin erovuoroisia vaihdettavaksi, täytyy siitä tehdä aloite yhdistyksen hallitukselle, joka lisää sen käsiteltäviin asioihin.
Yhdistyksen kokous voi välttämättömässä tilanteessa tehdä yhdistyksen sääntöjen sanatarkan muodon tai hengen vastaisia päätöksiä, kunhan ne noudattavat yhdistys- ja muita lakeja. Päätökset ovat kuitenkin valituksenalaisia, jos joku paikalla ollut ja eriävän mielipiteensä jättänyt valittaa päätöksestä. Valituksen voi tehdä myös joku, joka ei ole ollut kokouksessa myötävaikuttamassa päätösten syntymiseen.
Asialista.net esittää kommentteina:
– Säännöissä olevat erityiset tarkennuksen hallituksen jäsenistä ovat useimmiten turhia. Yhdistyksen jäsenistön tulee muutoinkin huomioida samanaikaisesti toiminnan jatkuvuus ja keskeneräisten toimien tilanne sekä toisaalta uudistuminen. Uudistunut hallitus voi huolehtia toimien jatkumisesta muutoinkin kuin hallituksen varsinaisten jäsenten tekemänä, sillä hallitus voi kutsua ja käyttää tehtäviin henkilöitä, jotka parhaiten pystyvät kunkin asian hoitamaan.
– Säännöissä oleva huomautus puheenjohtajan toimikausien rajoittamisesta on usein järkevä. Sopiva määrä toimikausien määrän rajoitukseksi on 4 – 6 vuotta, jotta yhdistyksessä ilman epäluottamuksen ja syrjäyttämisen makua säilyy vaihtuvuus.
– Hallituksen jäsenten määrässä voi olla tarpeen vaihtelu yhdistyksen tilanteen mukaan. Siksi tarkka määrä voi olla rajoittava. Toimiva sääntömääräys voisi olla esimerkiksi seuraava: “Hallitukseen kuuluu vähintään kolme ja korkeintaan 8 henkilöä.” Jos tällaisessa tapauksessa tulee vaali, pitää ennen vaalia päättää, montako jäsentä hallitukseen valitaan.