Asialistalle nousi kysymys, miten josko lainkaan voi yhdistyksen kirjanpidossa niputtaa esimerkiksi pankin tiliotteella olevia tapahtumia. Kysymys liittyy kirjanpitäjän töiden helpottamiseen, mutta myös mahdollisesti tapahtumapohjaisen kirjanpidon laskutukseen.
Kirjanpidon valvonnasta ja ohjauksesta vastaa hallitus, mutta myös toiminnantarkastajan tulee puuttua tarvittaessa asiaan. Hallituksen jäsen saattaa ajatella, että tällainen asia ei hänelle kuulu, antaa ammattilaisten hoitaa kirjanpidon. Tämä on pitkälti tottakin. Ei kannata puuttua asiaan, johon ei osaaminen riitä, mutta hallituksella tulee olla kokonaisuutena ammattitaitoa vastata myös kirjanpidosta ja tarvittaessa kannattaa hankkia ainakin perustason koulutus hallituksen osaamistarpeista ja vastuista.
Heti aluksi on vastattava, että tapahtumien niputtaminen on mahdollista, mutta vain määrättyjen reunaehtojen salliessa. Seuraavassa joitakin yleisohjeita:
1) Pääsääntöisesti tapahtumat kannattaa kirjata tiliotteen mukaisesti eli niputtamiseen tulee olla jokin todellinen syy, esimerkiksi kymmeniä samalle päivälle kertyneitä osallistumismaksuja.
2) Tulo- ja menotapahtumia ei saa niputtaa eli käytännössä netottaa niin, että jo ennen kirjausta tuloista vähennetään menoja.
3) Tiliotteella, erityisesti samalle päivälle tulleet jäsenmaksut, osallistumismaksut tai muut vastaavat pienet ja samankaltaiset maksut voi niputtaa eli laskea yhteen ja viedä kirjanpitoon yhtenä eränä. On kuitenkin tärkeää dokumentoida niputetut maksut niin, että tarvittaessa erittely ja seuranta on mahdollista. Dokumentointina voi olla selkeä merkintä tiliotteella tai erittelyn esittäminen erillisellä kirjanpitotositteella.
4) Niputettujen tapahtumien tulee kohdistua samaan kirjanpidon tiliin molempien kirjausten (kredit ja debet) osalta.
5) Yhdistyksen hallituksen tulee tarvittaessa antaa ohjeistusta niputtamisesta ja huomioida esimerkiksi kirjanpitoon liittyvät sopimukset ja määräykset.
6) Niputtamisen tulee olla puhtaasti tekninen toimenpide, ei se saa vaikuttaa esimerkiksi yhdistyksen taloudesta muodostuvaan käsitykseen.