Asialistan ylläpidolle tuli kysymys investoinnista päättämisestä ja sen käsittelystä kirjanpidossa.Kuinka investoinnista päätetään ja miten se esitetään talousarviossa?
Koska investointi ei ole tulokseen vaikuttava asia, ei sitä käsitellä talousarviossa, mutta talousarvioon vaikuttavia eriä siitä mahdollisesti aiheutuu. Suoraan investoinnista aiheutuvat kulut lisätään investointimenoon (kaupanvahvistaja, lainhuudatus, välityspalkkiot yms). Sen sijaan investointikohteen etsimisestä, kaupanteon tarjoiluista ja vastaavasta aiheutuvat kulut merkitään menoiksi heti, koska ne eivät kohdistu välttämättöminä menoina suoraan investoinnin kohteeseen.
Investoinnista osa siis päätetään talousarvion yhteydessä ja itse investointi vuosisuunnitelman yhteydessä, mutta selkeyden vuoksi omana kohtanaan pöytäkirjassa. Pöytäkirjassa esitysmuoto voisi olla seuraava:
Kohta n: Tontin osto
Keskusteltiin mahdollisuudesta ostaa tontti. Yhdistyksen puheenjohtaja esitteli saadun ehdotuksen. Hankinta sopii yhdistyksen strategiaan laajentaa toimintaansa ja rakentaa uusi toimintakeskus. Keskustelun jälkeen päätettiin yksimielisesti seuraava hankinta:
Tontin osoite:
Rekisterinumero:
Hankintahinta:
Tontin osto rahoitetaan yhdistyksen omasta pääomasta ja ottamalla laina bruttoarvoltaan 20.000 euroa 10 vuoden maksuajalla. Hallitus valtuutettiin neuvottelemaan kaupan ehdot ja allekirjoittamaan kauppakirja sekä ottamaan yhdistyksen nimiin päätetty laina edullisimman tarjouksen antavasta rahoituslaitoksesta.
Merkintä yksimielisyydestä on mahdollisesti hyvä merkitä pöytäkirjaan. Päätöstä ei voi moittia siihen myötävaikuttanut. Jos kokouksessa joku on esittänyt vastustavan tai päätöksestä poikkeavan esityksen, jota ei ole kannatettu, päätöstä ei voi merkitä tehdyksi yksimielisesti.
Silloin merkintä voi olla esimerkiksi:
Keskustelun jälkeen yhdistyksen jäsen A.B. ilmoitti vastustavansa hankintaa liian kalliina. Enemmistöpäätöksellä päätettiin seuraava hankinta:
tai
Keskustelun jälkeen päätettiin seuraava hankinta:
Jos A.B. haluaa vielä erityisesti merkittäväksi pöytäkirjaan, päätöksen loppuun voi tulla merkintä:
Yhdistyksen jäsen A.B. ilmoitti eriävän mielipiteensä pöytäkirjaan merkittäväksi.
Merkittävän hankinnan yhteydessä kannattaa pöytäkirjaan liittää kaikki asiaan liittyvät, kokouksessa käsitellyt asiakirjat ja mahdollisesti tehdä keskustelupöytäkirja, johon merkitään kunkin puheenvuoron käyttäjän nimi ja lyhyesti tehdyn esityksen pääkohdat.
Joskus voi olla hyvä käsitellä asiaa riittävästi ensin kokouksen ulkopuolisena esimerkiksi erillisessä tiedotustilaisuudessa, jotta kokouksessa ja pöytäkirjassa asia voidaan käsitellä jouhevasti. Tiedotustilaisuuden tavoite ei kuitenkaan saa olla pyrkiä vaikuttamaan demokratian toteutumiseen kokouksessa.