Joskus yhdistyksen taloustilanne voi ajautua vaikeuksiin, kun taloudesta ja maksuliikenteestä ei pidetä yhtä hyvää huolta kuin yleensä yrityksissä. Jäsenmaksujen periminen voi olla työllistävää, sponsorien lupaukset voi olla vaikeita lunastaa tai vapaaehtoisten toimijoiden aika tai mielenkiinto ei vain riitä. Raha-asioissa joustaminen voi johtaa lopulta leväperäisyyteen.
Ihmisten joukossa on sellaisia, jotka aina maksavat maksut viimeistään eräpäivänä, kun osa ei muista maksuja kolmannen muistutuksen jälkeenkään. Yhdistyksen raha-asioita tulee hallituksen ohjeistaa ja valvoa sekä hoitaa yhdenmukaisesti, säntillisesti ja jäsenistö tasapuolisesti huomioiden. Hallitus vastaa siitä, että kokonaisuus on hallinnassa ja niin jäsenistön kuin ulkopuolisten sidosryhmienkin kohtelu asian- ja oikeudenmukaista.
Seuraavassa joitakin huomioitavia asioita yhdistyksen kassatilanteen hallitsemiseksi.
Yhdistyksen maksuliikenteen tehokkaan hoitamisen keinoja ovat mm.
– ajantasainen kirjanpito. Yhdistyksen taloustilanne tulisi olla lähes reaaliajassa ajantasalla. Ei saa tehdä niin, että seuraavan tilikauden alussa, tilinpäätöksen yhteydessä tehdään koko kirjanpito kerralla.
– maksujen periminen etukäteen. Esimerkiksi retken osallistumismaksu peritään etukäteen ja tarvittaessa liikaa peritty palautetaan osallistujille tai kirjataan yhdistyksen tulokseen.
– pienien maksujen välttäminen. Pienien summien kerääminen työllistää ja pankin kautta kulkiessaan aiheuttaa rahoituskuluja. Parempi on kerätä hieman suurempaa jäsenmaksua tai hankkia rahoitus muilla keinoilla.
– luoton antamisen välttäminen. Yhdistyksen ei tule tarjota ‘pikavippejä’ tai vastaavia, vaikka kassatilanne sen sallisikin. Toiminnasta voi olla muitakin seurauksia kuin taloustilanteen hallinnan hankaluudet.
– viivästyskorkojen välttäminen ja hyödyntäminen. Yhdistys ei voi toimia pankkina, joka loputtomasti joustaa maksuissa ilman viivästyskorkoa. Toisaalta yhdistyksen ei tule myöskään tarpeettomasti maksaa viivästyskorkoja.
– saatavien tehokas periminen. Hallituksen tulee käytännössä jokaisessa kokouksessaan seurata taloustilannetta ja saatavien tilanteen kehittymistä. Jos jäsenmaksuja on rästissä, kannattaa harkita jäsenen oikeuksien rajoittamista sääntöjen ja yhdistyslain sallimalla tavalla.
– sopimusten tekeminen kirjallisesti. Esimerkiksi osuus tai korvaus talkoista ja tapahtumista on sovittava kirjallisesti etukäteen ja selvästi.
– kirjanpidon tositteiden järjestelmällinen hallinta. Kassatositteen myös käteismyyntien ja vastaavien osalta on hoidettava viipymättä ajantasalle. Tämä tarkoittaa yleensä, että asiat on täsmätty ja kuitattu jo tapahtumapäivänä.
– selkeä vastuuttaminen. Kukaan ei voi yksin hoitaa ja olla vastuussa talouden tapahtumista, mutta yksittäisiin tapahtumiin tulee nimetä selkeästi vastuullinen.
– sisäinen valvonta. Yhdistyksen koko ja tapahtumien määrä huomioiden voi olla tarpeen järjestää erityinen sisäinen valvonta ja sisäisiä tarkastuksia.