Yhdistyksen tapahtumakohtaisen käteiskassan käytännön hoitamisesta tuli kysymys. Asia on yhä enemmän ajankohtainen, kun päivittäinen kassan pankkiin toimittaminen alkaa olla hankalaa, mutta käteistä edelleen käsitellään. Aiemmin asiasta on kirjoitettu blogissa ja julkaistu sivu.
Vastuu
Yhdistyksen kaikkien toiminnallisten asioiden järjestämisen vastuu on hallituksella. Vaikka hallituksen jäsenet eivät osallistuisi tapahtumaan, ovat he vastuussa, että talous hoidetaan asianmukaisesti. Tilaisuuden toimijoiden vastuulla on toimia hallituksen antaman ohjeistuksen mukaisesti. Toiminnantarkastajan vastuulla on tarkastaa, että tapahtumat on ohjeistettu ja hoidettu luotettavalla tavalla.
Kirjanpito
Suurella tilaisuudella voi olla oma taloussuunnitelma eli budjetti ja kirjanpito. Pienemmissä tilaisuuksissa riittää kassa ja huolellinen rahojen käsittely.
Tärkein sääntö on, että useamman päivän kestävän tapahtuman talous lasketaan päivittäin, heti tapahtuman päätyttyä ja kassa talletetaan huolellisesti, ellei rahoja voida toimittaa päivittäin pankkiin.
Kaikista ostoista ja muista menoista sekä tuloista tulee olla kuitti, jos mahdollista. Jos kuitteja ei ole, tarvitaan vähintään vastuuhenkilön allekirjoittama tosite tai laskelma.
Yhdistyksellä voi olla houkutus maksaa kulueriä ns. pimeästi. Tästä saatava hyöty on käytännössä mitätön ja vastuulliset ottavat suuren henkilökohtaisen riskin yhdistyksen puolesta. Esimerkiksi kilometrikorvaukset ovat asianmukaisia menoja, mutta niiden tulee olla todellisia ja maksun perusteeksi tarvitaan laskelma.
Tapahtuman tuloslaskelma
Seuraavassa esimerkissä (kuva alla) Joku ry:n järjestämän yksipäiväisen pilkkikilpailun laskelma.
Kilpailussa on ollut neljä myyntipistettä. Myyntipisteet raportoivat tulot vähentämättöminä. Menoja on ollut viiteen eri tarkoitukseen. Kuiteista selviää vielä tarkempi erittely.
Päivän tulos 210,00 euroa on yhdistyksen kassaan ja kirjanpitoon merkittävä summa, ellei tilitapahtumia haluta merkitä tarkemmin. Kirjanpitoon liitetään tapahtuman tositteeksi tämä kassalaskelma ja siihen liittyvät kuitit.
Koska tapahtuman talous on useissa eri pisteissä, on hyvä, jos jokainen osa-alueen vastaava allekirjoittaa laskelman. Osa tapahtuman tuloista ja menoista voi tulla etukäteen tai vasta jälkeenpäin. Näiden osalta hallituksen tulee antaa ohjeet ja mieluiten hoitaa ne yhdistyksen normaalin kirjanpidon kautta.
