Ylläpitoon tuli kysymys kohdeavustuksen kirjaamisesta.
Kohdeavustuksen käyttöä ei merkitä vastakirjauksena samalle kirjanpidon tilille kuin saatu avustus. Ei siis tulotilin vähennyksenä!
Kohdeavustus on määrättyyn tarkoitukseen (esimerkiksi koulutukseen) osoitettu avustus.
Kohdeavustus merkitään tuloksi. Esimerkiksi tulotilille
Kredit Saadut avustukset 1000 €
Debet Pankkitili 1000 €.
Kulu merkitään myös normaalisti kulutilille
Kredit Pankkitili 1000 €
Debet Koulutusmenot 1000 €
Idea on, että määrättyä rahapottia ei euron tarkkuudella korvamerkitä, mutta summa on merkitään. Tai siis oikein suurelle summalle voi olla tarkoituksenmukaista avata vaikka oma pankkitili 🙂
Hallitus ja toiminnantarkastaja valvovat kohdeavustusten käyttöä.
Myöntäjälle voi olla tarpeen esittää laskelma, esimerkiksi:
-
-
- Saatu avustus 1000 €
- Koulutusmeno 1000 €
- Käyttämätön avustus 0 €
-
Tarvittaessa liitetään kuittikopioita menojen tositteeksi. Laskelman tekeminen voi edellyttää tietojen keräämistä käsin tapahtumista.
Jos avustusta on saatu enemmän kuin on menoja tai avustusta on saatu monesta paikasta, täytyy laskelma esittää rehellisesti. Selvityksessä menoista vähennetään ensin kaikki avustukset ja loppu katetaan omalla rahalla.t
Jos käyttämättä jää avustusta, tulee tarkistaa, onko kaikki koulutuksen kulut merkitty oikein. Esimerkiksi koulutuksesta aiheutuu usein myös kuluja, jotka jäävät helposti kohdistamatta. Varsinaisen koulutustapahtuman lisäksi kuluja voi aiheutua etukäteen tai jälkikäteen. Näitä voivat olla tilavuokrat, tarjoilut, siivous, aineistot, matkakulut yms.
Avustusten ehdoissa voi olla tarkennus, mihin kuluihin sitä saa kohdistaa. Jos ehtoja ei ole, kaikki suoraan koulutuksesta aiheutuvat kulut voi huomioida.
Jos koulutuksesta saadaan alennusta tai kuluja aiheuttavia asioita jää toteutumatta, on tilanne käsiteltävä todellisten, toteutuneiden kulujen mukaan. Alennusta tai säästöjä ei saa merkitä esimerkiksi muihin tuloihin.
Jos koulutuksen yhteydessä kerätään esimerkiksi kahvirahaa tai maksua monisteista, voi sen merkitä yhdistyksen tuloksi, ellei keräyksen yhteydessä ilmoiteta, että sillä katetaan koulutuksen kuluja. Näissä on helposti ns. harmaa alue, mutta summat ovat pieniä.
Mahdollisen palautuksen määräävät avustusten ehdot. Jos ehdot eivät edellytä, pienen summan voi jättää yhdistyksen tuloksi ja käyttää vastaavaan tarkoitukseen myöhemmin. Isompi summa on keskusteltava avustuksen myöntäjän kanssa.
Yhdistys ei saa tarkoituksellisesti hakea esimerkiksi 1000 € maksavaan koulutukseen avustuksia niin, että niitä kertyy selvästi enemmän kuin 1000 €. Hakemuksessa tulisi mainita, että avustusta on haettu muualtakin.
Yleisavustus on kohdeavustuksesta poiketen tarkoitettu tarkemmin kohdistamatta yhdistyksen tavoitteiden mukaiseen toimintaan. Yleisavustukseen ei yleensä liitetä tarkkoja ehtoja, mutta palautus voi tulla kysymykseen. Yleisavustuksen tarkoitus on tukea yhdistyksen varsinaisen toiminnan tavoitteiden saavuttamista. Yleisavustuksella ei siis saa käynnistää kokonaan uutta ja yhdistyksen tavoitteisiin liittymätöntä toimintaa tai sitä ei voi esimerkiksi sijoittaa korkotulojen saamiseksi.