Eräs yhdistys suunnitteli maksavansa tapahtumasta sovitun palkkion stipendinä suoraan alaa opiskelevalle esiintyjälle. Vastaavia stipendejä oli yhdistys luovuttanut oppilaitoksille jaettavaksi menestyneille oppilaille.
Valitettavasti tässä tapauksessa asiat olivat menossa sekaisin. Stipendi ei saa olla vastike mistään työstä tai tehtävästi. Työtehtävästä maksetaan palkkaa tai työkorvausta, jonka verokohtelua ei mikään nimitys muuta.
Aiemmin myönnetyt stipendit oli annettu oppilaitokselle, joka on ollut stipendien myöntäjä. Yhdistys ei ole saanut stipendeistä positiivista mainetta lukuun ottamatta mitään hyötyä tai vastinetta.
Yhdistys voi maksaa verottomasti korvauksia esimerkiksi yhdistyksen toimintaan liittyvistä hankinnoista ja toimista, kuten matkoista, jos ne perustuvat todellisiin kuluihin ja matkalaskuihin. Muut palkkiot ovat pääsääntöisesti verotettavaa tuloa, josta pidätetään ennakkovero ja tulo ilmoitetaan Tulorekisteriin.
Tulorekisteri
Yhdistyksen puolesta tietojen ilmoittamiseen verottajalle ja moneen muuhun sähköiseen asiointiin tarvitaan yhdistykseltä valtuutus. Ilman valtuutusta tietoja voi ilmoittaa puheenjohtaja, jos hänellä on nimenkirjoitusoikeus yksinään.
Valtuutuksen voivat yhdistyksen nimenkirjoittajat myöntää suoraan tai valtuutettava voi anoa sitä nimenkirjoittajilta Suomi.fi -palvelun kautta. Hyväksytty valtuutus tulee voimaan heti tai määrättynä ajankohtana. Valtuus toimia yhdistyksen puolesta näkyy kyseisessä palvelussa, jossa valtuutetun pitää valita oikea asiointirooli. On tärkeätä myös muistaa ylläpitää valtuutuksia.
Yhdistyksen on tärkeätä erottaa, millaista maksua on maksamassa. Kysymyksessä voi olla esimerkiksi palkka, työkorvaus, käyttökorvaus, stipendi, apuraha, kulukorvaus, kilometrikorvaus, lahja, palkinto, ostohinta, lahjakortti tai tavara. Kuten todettu, maksun todellinen luonne ratkaisee, eikä nimitys sen käsittelyyn vaikuta. Joka tapauksessa kirjanpitoon tarvitaan hyväksyttävä ja tarvittaessa erikseen hyväksytty selvitys, joka arkistoidaan lain mukainen aika.
Stipendi vai apuraha
Stipendi (kannustusapuraha) voidaan myöntää esimerkiksi koulumenestyksen perusteella. Apuraha (kohdeapuraha) taas myönnetään tietyn työn tai tutkimuksen toteuttamiseen. Apuraha turvaa toimeentuloa ja kattaa kohdetyöstä aiheutuvia kuluja.
Esimerkiksi sukuseura ei voi maksaa verottomia stipendejä tai apurahoja suvun jäsenille. Myönnetty apuraha on katsottu veronalaiseksi ansiotuloksi, kun mahdolliset apurahan saajat oli rajattu tietyn suvun jäseniin (KHO 2013:156). Toisaalta kunnan opiskelijalle myöntämä stipendi on verovapaa, vaikka sen edellytyksenä on, että saaja on kunnan asukas.
Erilaisten maksujen ja korvausten hoitaminen lain mukaan ei ole ylipääsemättömän vaikea tehtävä, mutta edellyttää asiaan paneutumista. Tiedon tai taidon puute ei riitä syyksi eikä perusteluksi hoitaa asioita väärin. Seuraukset voivat olla hallinnollisia, eli viivästyskorkoa ja veronkorotusta ja tapauskohtaisesti myös rikosoikeudellisia. Rikoslain mukaan voidaan tuomita sakkoa tai vankeutta.