Yhdistyksen kokouksessa asiat käsitellään yleensä sääntöjen määrittelemässä järjestyksessä. Kokouksen alussa valitaan toimihenkilöt. Toimihenkilöihin kuuluu myös pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta. Kovin usein todetaan, että pöytäkirjantarkastajat toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina.
Käytännössä ääntenlaskijoilla voi olla edessä kokouksen rankin tehtävä. He eivät vain laske ääniä, vaan järjestävät teknisesti koko äänestyksen. Aluksi he sopivat työnjaon. Heidän tehtäviinsä kuuluu varmistaa, että suljetun lippuäänestyksen liput ovat asianmukaiset ja jakavat ne osallistujille. Lisäksi he valvovat, että äänestys sujuu häiriöttä.