Asialista

Yhdistyksen kokouksessa asiat käsitellään yleensä sääntöjen määrittelemässä järjestyksessä. Kokouksen alussa valitaan toimihenkilöt. Toimihenkilöihin kuuluu myös pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta. Kovin usein todetaan, että pöytäkirjantarkastajat toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina.

Käytännössä ääntenlaskijoilla voi olla edessä kokouksen rankin tehtävä. He eivät vain laske ääniä, vaan järjestävät teknisesti koko äänestyksen. Aluksi he sopivat työnjaon. Heidän tehtäviinsä kuuluu varmistaa, että suljetun lippuäänestyksen liput ovat asianmukaiset ja jakavat ne osallistujille. Lisäksi he valvovat, että äänestys sujuu häiriöttä.

Jatka lukemista ”Ääntenlaskijat, kuka ryhtyisi?”

Asialistan postiin tuli tarkentava kysymys työjärjestyksestä. Kysyjä viittasi useampaan esimerkkiin, miten asiaa on käsitelty tunnettujen yhdistysten ja muiden toimijoiden kokouksissa. Lisäksi kysyjä tiedusteli, voiko hallituksen kokous ottaa asioita käsiteltäväksi kesken kokouksen, vaikka alussa on hyväksytty kokoukselle työjärjestykseksi asialista.

Koska kysytyillä asioilla on laajempaa merkitystä, vastataan myös blogitekstinä. Työjärjestys on esitelty valikon kohdassa Kokoustekniikka → Työjärjestys. Edelleen termi työjärjestys on melko yleisesti käsitetty väärin. Syy tähän on useissa koulutusaineistoissa esiintyvä virhe. Kysyjän tapauksessa virheen alkulähde oli Jyväskylän yliopiston aineistossa ja koulutuksessa vuosia ollut virhe, jossa työjärjestyksen kerrottiin tarkoittavan kokousasioiden käsittelyjärjestystä. Virhe on sittemmin korjattu erään aktiivisen kokoustekniikan asiantuntijan otettua asian esiin.

Jatka lukemista ”Työjärjestykseen!”

Yhdistyksellä voi olla omaisuutena kokoelmia tai yksittäisiä esineitä, joilla on jonkinlainen taloudellinen arvo, mutta säilyttämisen syy on enemmänkin museaalinen tai muu tunnearvo. Kysymys ei siis ole käyttöomaisuudesta. Tällaisia esineitä ovat yhdistyksen liput ja muut muistoesineet, saadut lahjaesineet, palkintopokaalit ja vastaavat sekä toimintaan liittyvät kokoelmat. Seuraavassa vastataan kysymykseen, miten tällaista omaisuutta tulisi käsitellä kirjanpidossa. Yleensä museaalisen arvon omaava omaisuus ei yleensä ole kirjanpidossa ja taseessa arvostettavaa käyttöomaisuutta.

Jatka lukemista ”Yhdistyksen kokoelmat kirjanpidossa”

Syksyisin yhdistyksissä mietitään seuraavan vuoden talousarviota eli budjettia. Yleinen käytäntö on laatia budjetti nollatulokseen, koska lähtökohtaisesti yleishyödyllinen yhdistys ei saa tuottaa voittoa? Onko näin? Ei suinkaan! Päinvastoin, voitollisen tavoitteen tekeminen voi olla joskus hyvinkin tarpeellista. Mutta voittoa ei saa tehdä vuodesta toiseen ilman toimintaan liittyvää tavoitetta. Voiton tavoittelusta ei saa tulla toiminnan päätarkoitus ja yhdistyksen tulee muutenkin taloudessaan noudattaa yleishyödyllisiä yhdistyksiä koskevia lakeja ja määräyksiä. Määräysten lisäksi myös taloudenhoitoon liittyy yleisiä käytäntöjä ja hyviä tapoja.

Jatka lukemista ”Onko pakko tehdä nollabudjetti?”

Yhdistysten tulot kertyvät erilaisista lähteistä ja niistä saatavista eristä. Useimmiten säännöissä mainitaan rahoitusmuotona myös testamentit ja lahjoitukset. Lahjoitusten ja lahjojen ero on lähinnä se, että lahja ansaitaan tavalla tai toisella ja sen arvo on pieni. Lahjan taustalla voi olla jokin saavutus tai merkkipäivä, mutta lahjoitus on usein lähestulkoon yllätys ilman erityistä aihetta. Merkittäviä lahjoja käsitellään kuten lahjoituksia.

• • Miten yhdistyksen tulisi käsitellä lahjoituksia?
  • Miten lahjoitus merkitään kirjanpitoon?
  • Täytyykö lahjoituksen käyttöä eritellä?
  • Mitä, jos lahjoitukseen liittyy ehtoja eikä niitä voida enää noudattaa?
  • Mitä jos lahjoitus ei ole selvää rahaa, vaan tavaraa tai kiinteää omaisuutta?

Lisätietoja uudelta sivulta Lahjoitukset.

Etelä-Karjalan kalatalouskeskus ry joutui pulaan, kun aktiivinen toiminnanjohtaja menehtyi yllättäen. Puolen miljoonan liikevaihtoa pyörittäneen yhdistyksen asiakirjat jäivät salasanojen taakse ja vain osa onnistuttiin avaamaan. Asia tuli julkisuuteen, kun ongelman taloudellinen merkitys oli suuri ja kosketti laajaa ryhmää eri toimijoita.

Keskeisen henkilön menehtyminen tai muuten tuleminen pysyvästi tai pitkäaikaisesti estyneeksi, ei ole ainoa tilanne, johon tulisi varautua; inhimillinen virhe, konerikko, tulipalo, varkaus, luonnonilmiöt voivat tuhota tai tehdä käyttökelvottomaksi paperilla tai millä tahansa välineellä olevaa tietoa. Yllättäen tuleva putkirikko tai tulva voi tuhota huolella kootun arkiston, jos säilytyspaikka joutuu tuhon kohteeksi. Vakuutuskaan ei voi korvata ainutkertaisia arvoja.

Jatka lukemista ”Yllätetäänkö yhdistyksesi?”

Sivustolle tuli kysymys käteiskassan käsittelystä ja yleensä käteismyyntien toteuttamisesta. Kysyjälle annetun vastauksen perusteella laadittiin sivu, joka lyhyesti kertoo Asialistan aktiivien näkemyksen asiasta.

Vastaus koskee yleishyödyllistä ja pienimuotoista toimintaa. Laajentuessaan myyntiin saattaa tulla sovellettavaksi arvonlisävero ja tuloksen verotettavuus. Lisäksi elintarvikkeiden, alkoholin ja monien muiden asioiden myyntiä koskevat omat määräyksensä.

Jatka lukemista ”Käteiskassa ja käteismyynnit”

Asialistan sähköpostiin on tullut muihinkin kuin yhdistysten kokouksiin liittyviä kysymyksiä. Asialistan tiimi ei kuitenkaan ota kantaa osakeyhtiöiden asioihin, ei edes asunto-osakeyhtiöihin edes yleisellä tasolla.

Nyt kun tiimissä on uutta asiantuntemusta, syvempää tarkastelua laajennetaan kuitenkin rajoitetusti ja vain joidenkin asioiden osalta kunnalliseen päätöksentekoon. Tämä siksi, että yleishyödyllisiä yhdistyksiä käsitellään usein kunnallisissa toimielimissä, lautakunnissa ja valtuustoissa. Yhdistysten on hyvä tuntea mahdollisuudet valituksiin, oikaisuihin ja muuhun edunvalvontaansa, jos sellaiseen tosiasiallista aihetta ilmenee.

Jatka lukemista ”Asialista laajentaa aluettaan”

Asialista.net -sivuston asiantuntijoille on tullut muutama kysymys yhdistyksen jäsenyydestä. Esimerkiksi, onko yhdistyksen pakko hyväksyä jäsenyys ja miten jäseniä saa ryhmitellä?

Jäsenlajeja ja jäsenen hyväksymistä on käsitelty valikosta avautuvilla sivuilla. Yleisesti voi todeta, että jossakin on jotain pielessä, jos yhdistys ei hyväksy kaikkia yhdistyksen toiminnan ja tarkoitusperät hyväksyviä henkilöitä jäsenikseen. Jos hyväksymättömyys kohdistuu tiettyyn henkilöön tai henkilöryhmään, voi kyse olla syrjinnästä, joka on laissa kielletty. Yleishyödyllisen yhdistyksen tulee lähtökohtaisesti olla kaikille avoin. Esimerkiksi sukuseurat eivät ole vakiintuneen verotuskäytännön mukaan yleishyödyllisiä yhteisöjä ja siten maksavat veroja tuloistaan.

Jatka lukemista ”Jäsenyys yhdistyksessä, onko se ehdoton oikeus?”

Yhdistykset kokoustavat jatkossakin paljon etänä. Se tarkoittaa myös rahan ja ajan säästöä, mutta mitä voi tehdä, jos kotona ei ole yhteydet viimeistä huutoa.

Supernopea laajakaista ei yllä kaikkialle, vaikka vaikutusalue laajenee vauhdilla. Lähes kaikki ovat jo 4G-verkon tavoitettavissa. 4G tarjoaa teoriassa ja yleensä myös käytännössä varsin riittävät yhteydet useimpiin käyttötarpeisiin. Pelkkä yhteys ei riitä, vaan tarvitaan myös ajantasaiset laitteet ja ohjelmistot.

Jotta verkosta saisi parhaan vastineen rahalle, kannattaa muutamat asiat huomioida. Yksi tärkeä havainto on, että verkkoyhteyksien sijaan satunnainen ongelma voi olla ihan muualla. Lähettävässä päässä, vastaanottavassa päässä, tietokoneessa tai missä tahansa. Seuraavassa esimerkkejä asioista, jotka ovat varsin helposti toteutettavia tai tarkistettavia, jos kokoustaminen verkossa tökkii.

Jatka lukemista ”Kokouksessa yhteysongelmia?”