Mistä asioista täytyy päättää?

Erään yhdistyksen uusi puheenjohtaja esitti kysymyksen, kuinka usein hallituksen tulisi kokoontua ja mistä kaikista asioista on pakko tehdä virallinen päätös? Hän tiesi, että taloudenhoitoon liittyy sellaisia asioita, ainakin tilien avaamiseen. Vastauksena kerättiin luettelo asioista, joista päätöksiä tarvitaan. Osa asioista on määrätty yhdistyslaissa ja osa kirjanpitolaissa, mutta paljon on määritelty yleensä myös yhdistyksen säännöissä.

Jatka lukemista ”Mistä asioista täytyy päättää?”

Rahat loppu, saisiko yhdistys vippiä?

Yhdistyksen toiminta edellyttää joskus enemmän rahavaroja, kuin yhdistyksellä on tilillä ja jäsenmaksuina tai muina tuloina koottavissa. Tarvitaan vierasta pääomaa. Yhdistysten lainan saantiin liittyen on sekalaista tietoa tarjolla. Seuraavassa muutamia tärkeimpiä havaintoja tarkastelussa tyyliin totta vai tarua. Mutta aluksi ohjeena, että ei kun kysymään, kyllä pankissa neuvotaan.

1) Rekisteröimätön yhdistys ei voi saada lainaa

Tarua. Rekisteröimätön yhdistys voi saada lainaa, mutta pankissa se käsitellään henkilörahoituksena ja laina tulee yhdistyksessä toimivien tai toimintaa tukevien henkilöiden henkilökohtaiselle vastuulle. Vastuusta ei pääse irti eroamalla yhdistyksestä.

Jatka lukemista ”Rahat loppu, saisiko yhdistys vippiä?”

Ensin toiminta ja sitten rahoitus vai toisin päin?

Yhdistyksen kokouksessa voidaan asiat käsitellä yksittäin, ensin toimintasuunnitelma, sitten talousarvio ja niiden jälkeen päätetään liittymis- ja jäsenmaksuista. Tämä voi hämmentää kokematonta yhdistystoimijaa. Entä jos jälkeenpäin päätettävä jäsenmaksu ei riitäkään kattamaan toimintasuunnitelmasta aiheutuvia menoja?

Ristiriitaisten päätösten välttämiseksi toimintasuunnitelma, talousarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksut tulisi käsitellä yhtenä kokonaisuutena. Yhdistyksen hallitus esittelee ehdotuksen kokonaisuudesta ja sen jälkeen käydään keskustelu, jossa voi ottaa kantaa toimintasuunnitelmaan ja toiminnan rahoittamiseen. Kokonaisuus (mahdollisten äänestysten jälkeen) nuijitaan sitten yhdellä päätöksellä.

Jatka lukemista ”Ensin toiminta ja sitten rahoitus vai toisin päin?”

Ääntenlaskijat, kuka ryhtyisi?

Yhdistyksen kokouksessa asiat käsitellään yleensä sääntöjen määrittelemässä järjestyksessä. Kokouksen alussa valitaan toimihenkilöt. Toimihenkilöihin kuuluu myös pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta. Kovin usein todetaan, että pöytäkirjantarkastajat toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina.

Käytännössä ääntenlaskijoilla voi olla edessä kokouksen rankin tehtävä. He eivät vain laske ääniä, vaan järjestävät teknisesti koko äänestyksen. Aluksi he sopivat työnjaon. Heidän tehtäviinsä kuuluu varmistaa, että suljetun lippuäänestyksen liput ovat asianmukaiset ja jakavat ne osallistujille. Lisäksi he valvovat, että äänestys sujuu häiriöttä.

Jatka lukemista ”Ääntenlaskijat, kuka ryhtyisi?”

Työjärjestykseen!

Asialistan postiin tuli tarkentava kysymys työjärjestyksestä. Kysyjä viittasi useampaan esimerkkiin, miten asiaa on käsitelty tunnettujen yhdistysten ja muiden toimijoiden kokouksissa. Lisäksi kysyjä tiedusteli, voiko hallituksen kokous ottaa asioita käsiteltäväksi kesken kokouksen, vaikka alussa on hyväksytty kokoukselle työjärjestykseksi asialista.

Koska kysytyillä asioilla on laajempaa merkitystä, vastataan myös blogitekstinä. Työjärjestys on esitelty valikon kohdassa Kokoustekniikka → Työjärjestys. Edelleen termi työjärjestys on melko yleisesti käsitetty väärin. Syy tähän on useissa koulutusaineistoissa esiintyvä virhe. Kysyjän tapauksessa virheen alkulähde oli Jyväskylän yliopiston aineistossa ja koulutuksessa vuosia ollut virhe, jossa työjärjestyksen kerrottiin tarkoittavan kokousasioiden käsittelyjärjestystä. Virhe on sittemmin korjattu erään aktiivisen kokoustekniikan asiantuntijan otettua asian esiin.

Jatka lukemista ”Työjärjestykseen!”

Yhdistyksen kokoelmat kirjanpidossa

Yhdistyksellä voi olla omaisuutena kokoelmia tai yksittäisiä esineitä, joilla on jonkinlainen taloudellinen arvo, mutta säilyttämisen syy on enemmänkin museaalinen tai muu tunnearvo. Kysymys ei siis ole käyttöomaisuudesta. Tällaisia esineitä ovat yhdistyksen liput ja muut muistoesineet, saadut lahjaesineet, palkintopokaalit ja vastaavat sekä toimintaan liittyvät kokoelmat. Seuraavassa vastataan kysymykseen, miten tällaista omaisuutta tulisi käsitellä kirjanpidossa. Yleensä museaalisen arvon omaava omaisuus ei yleensä ole kirjanpidossa ja taseessa arvostettavaa käyttöomaisuutta.

Jatka lukemista ”Yhdistyksen kokoelmat kirjanpidossa”

Onko pakko tehdä nollabudjetti?

Syksyisin yhdistyksissä mietitään seuraavan vuoden talousarviota eli budjettia. Yleinen käytäntö on laatia budjetti nollatulokseen, koska lähtökohtaisesti yleishyödyllinen yhdistys ei saa tuottaa voittoa? Onko näin? Ei suinkaan! Päinvastoin, voitollisen tavoitteen tekeminen voi olla joskus hyvinkin tarpeellista. Mutta voittoa ei saa tehdä vuodesta toiseen ilman toimintaan liittyvää tavoitetta. Voiton tavoittelusta ei saa tulla toiminnan päätarkoitus ja yhdistyksen tulee muutenkin taloudessaan noudattaa yleishyödyllisiä yhdistyksiä koskevia lakeja ja määräyksiä. Määräysten lisäksi myös taloudenhoitoon liittyy yleisiä käytäntöjä ja hyviä tapoja.

Jatka lukemista ”Onko pakko tehdä nollabudjetti?”

Lahjoitusten käsittely

Yhdistysten tulot kertyvät erilaisista lähteistä ja niistä saatavista eristä. Useimmiten säännöissä mainitaan rahoitusmuotona myös testamentit ja lahjoitukset. Lahjoitusten ja lahjojen ero on lähinnä se, että lahja ansaitaan tavalla tai toisella ja sen arvo on pieni. Lahjan taustalla voi olla jokin saavutus tai merkkipäivä, mutta lahjoitus on usein lähestulkoon yllätys ilman erityistä aihetta. Merkittäviä lahjoja käsitellään kuten lahjoituksia.

    • Miten yhdistyksen tulisi käsitellä lahjoituksia?
    • Miten lahjoitus merkitään kirjanpitoon?
    • Täytyykö lahjoituksen käyttöä eritellä?
    • Mitä, jos lahjoitukseen liittyy ehtoja eikä niitä voida enää noudattaa?
    • Mitä jos lahjoitus ei ole selvää rahaa, vaan tavaraa tai kiinteää omaisuutta?

Lisätietoja uudelta sivulta Lahjoitukset.

Yllätetäänkö yhdistyksesi?

Etelä-Karjalan kalatalouskeskus ry joutui pulaan, kun aktiivinen toiminnanjohtaja menehtyi yllättäen. Puolen miljoonan liikevaihtoa pyörittäneen yhdistyksen asiakirjat jäivät salasanojen taakse ja vain osa onnistuttiin avaamaan. Asia tuli julkisuuteen, kun ongelman taloudellinen merkitys oli suuri ja kosketti laajaa ryhmää eri toimijoita.

Keskeisen henkilön menehtyminen tai muuten tuleminen pysyvästi tai pitkäaikaisesti estyneeksi, ei ole ainoa tilanne, johon tulisi varautua; inhimillinen virhe, konerikko, tulipalo, varkaus, luonnonilmiöt voivat tuhota tai tehdä käyttökelvottomaksi paperilla tai millä tahansa välineellä olevaa tietoa. Yllättäen tuleva putkirikko tai tulva voi tuhota huolella kootun arkiston, jos säilytyspaikka joutuu tuhon kohteeksi. Vakuutuskaan ei voi korvata ainutkertaisia arvoja.

Jatka lukemista ”Yllätetäänkö yhdistyksesi?”

Käteiskassa ja käteismyynnit

Sivustolle tuli kysymys käteiskassan käsittelystä ja yleensä käteismyyntien toteuttamisesta. Kysyjälle annetun vastauksen perusteella laadittiin sivu, joka lyhyesti kertoo Asialistan aktiivien näkemyksen asiasta.

Vastaus koskee yleishyödyllistä ja pienimuotoista toimintaa. Laajentuessaan myyntiin saattaa tulla sovellettavaksi arvonlisävero ja tuloksen verotettavuus. Lisäksi elintarvikkeiden, alkoholin ja monien muiden asioiden myyntiä koskevat omat määräyksensä.

Jatka lukemista ”Käteiskassa ja käteismyynnit”