SUJUVAA YHDISTYSTOIMINTAA
Joskus kuulee yhdistyksen kokouksessa korostettavan, että talousarvio (budjetti) on vain arvio, eikä kukaan oikeasti sitä tiedä, miten paljon rahaa tulee ja menee. Hallitukselle jää siis suuri valta päättää muutakin kuin arvio osoittaa – vai jääkö?
Jatka lukemista ”Talousarvio – siiskö vain arvio tai arvaus?”
Yhdistyksen tarina voi päättyä monista eri syistä. Vuodenvaihde on sopiva ajankohta tarkastella, josko toiminnan purkaminen olisi paikallaan. Edessä voi olla toiminnan täydellinen sammuminen tai toiminnan sulautuminen toiseen yhdistykseen.
Silloin kun yhdistys itse päättää lopettaa toimintansa, puhutaan yhdistyksen purkamisesta. Jos alioikeus päättää toiminnan päättymisestä, on kyseessä yhdistyksen lakkautus. Seuraavassa esitetään yhdistyksen purkamisen käytännön toimia.
Jatka lukemista ”Lopahtiko toiminta – yhdistyksen purkaminen?”
Syksy on yhdistyksissä henkilövalintojen aikaa. Seuraavassa kommentoidaan erovuoroisten käsitettä henkilövalintojen kannalta.
Yhdistyksissä on pyrittävät huolehtimaan sekä jatkuvuudesta että uudistumisesta. Jatkuvuuden kannalta olisi hyvä, että hallituksessa ei kaikki vaihdu kerralla, mutta kuitenkin vaihtuvuutta tulisi olla. Hallituksen jäsenten vaihtaminen ei ole merkki epäluottamuksesta. Hyvä vaihtoehto on kasvattaa uusia hallituksen vastuullisia jäseniä ja muita toimihenkilöitä varajäsenyyden kautta. Usein varajäseneksi on helpompi suostua kuin suoraan vakinaiseksi jäseneksi.
Jatka lukemista ”Hallituksen jäsenten valinnasta; erovuoroiset”
Yhdistyksiä koskeva lainsäädäntö muuttui heinäkuussa 2022 ja helmikuussa 2023. Muutoksista mikään ei ollut velvoittava vaan muutokset antoivat uusia mahdollisuuksia ja joustavuutta toimintaan. Välttämättä mitään muutoksia sääntöihin tai toimintaan ei tarvitse tehdä.
Osallistuminen kokouksiin
Etäosallistuminen yhdistyksen on mahdollista, jos yhdistyksen säännöissä ei kielletä ja hallitus sellaisen mahdollisuuden järjestää. Aiemmin tämä piti olla erikseen säännöissä mahdollistettu. Kokouskutsussa on oltava riittävä ohjeistus etäosallistumisen menettelyistä. Etäosallistuminen voi rajata oikeuksia kutsussa mainitulla tavalla. Esimerkiksi etäosallistujilta voi olla puheenvuorot tai äänestys rajoitettu.
Jatka lukemista ”Yhdistyslainsäädännön muutoksia 2022 ja 2023”
Monissa yhdistyksissä pohditaan vielä, mitä kaikkia asioita pitääkään kirjoittaa siihen pakolliseen selosteeseen, jonka pohjan voi kätevästi kopioida joltakin toiselta yhdistykseltä. Ja kuka on vapaaehtoinen vastuullinen, eli se henkilö joka sitten, kun jotain sattuu, “joutuu linnaan”.
Huoli pois, lakeja on muutettu jo vuosia sitten. No, aivan huolettomaksi ei voi heittäytyä. Kumottu henkilötietolaki (523/1999) vaati rekisteriselosteen laatimista ja antoi määräykset, mitä siitä vähintään piti ilmetä. Lisäksi laki antoi seikkaperäisiä ohjeita arkaluonteisten tietojen käsittelystä, käyttötapauksista, kuten sukututkimuksesta ja henkilömatrikkeleista sekä tietojen säilyttämisestä ja luovuttamisesta yms.
Tietosuojalaki (1050/2018) kumosi ja korvasi henkilötietolain. Kun laki ei enää vaadi rekisteriselosteen laatimista, mitkä sitten ovat keskeiset asiat, jotka yhdistyksen on huomioitava lakisääteistä jäsenrekisteriä ylläpitäessään?
Jokaisella yhdistyksellä on vähintään yksi nimenkirjoittaja, mutta kaikissa yhdistyksissä ei tiedetä, mitä ylipäätään ovat nimenkirjoittajan oikeudet ja tehtävät. Joskus nimenkirjoittajat yhdistetään esimerkiksi yhdistykselle tulevien laskujen hyväksymisoikeuteen tai lähtevän postin allekirjoituksiin. Näin voikin olla, jos nimenkirjoittamisoikeus on säännöissä tai hallituksen antamassa ohjeistuksessa asiaan liitetty.
Jatka lukemista ”Nimenkirjoittajat, mitä he kirjoittelevat?”
Jos yhdistys järjestää tapahtuman tai tarjoaa jotain toimintaa, millainen vastuu siitä syntyy, miten vastuu tulisi huomioida? Esimerkiksi, mitä yhdistyksen tapahtuman kannalta tarkoittaa tämä lisäys tapahtumakutsussa: “Tapahtumaan osallistuminen omalla vastuulla. Muista huolehtia omasta vakuutusturvastasi!”
– Ei tuo tarkoita oikeastaan mitään. Toivottavasti ei ainakaan sitä, että yhdistys täysin laiminlyö oman huolellisuusvelvoitteensa. Vakuutusturvan osalta parempi olisi ehkä ilmoittaa, että “Osallistujia ei ole vakuutettu järjestäjän puolesta.” Tälläkään ei sinänsä ole suurta merkitystä, mutta tuo selvästi esiin, että järjestäjä ei ole ottanut vapaaehtoista tapaturmavakuutusta. Näistä lisätietoja löytyy kaikista vakuutusyhtiöistä. Vakuutus voidaan rajoittaa koskemaan myös esimerkiksi talkoisiin osallistuvia tai vain yhdistyksen jäseniä. Tapaturmavakuutuksen lisäksi voi tulla kysymykseen vastuuvakuutus.
Syksy on seuraavan vuoden toiminnan suunnittelun aikaa. Toimintaa ja sen rahoitusta pohtii hallitus tai erikseen asetettu työryhmä. Hallitus ei laadi talousarviota, vaan talousarvioehdotuksen. Lopullisesta toiminnan suunnitelmista päättää yhdistyksen kokous. Yhdistyksen kokous voi päättää talousarviosta mitä tahansa, mutta yleensä yhdistyksen kokouksen päättämät muutokset hallituksen hyvin valmistelemaan ehdotukseen ovat pieniä. Hallitus on osaltaan kuunnellut jäsenistöä jo ehdotuksen laatimisen yhteydessä ja varmistanut yksityiskohtia, kuten resurssien riittävyyden suunnitelmien toteuttamiseen.
Yhdistyksen hallituksella on yhdistyslain mukaan oltava puheenjohtaja. Puheenjohtajan tehtävä on vapaaehtoinen ja määräaikainen luottamustoimi. Hallituksen puheenjohtajaa voidaan kutsua myös yhdistyksen puheenjohtajaksi, vaikka yhdistyslaki ei sellaista tehtävää tunne. Joskus tulee eteen tehtävän hoitamisen päättäminen ennen määräajan päättymistä.
Vuosikymmeniä kestävän puheenjohtajuuden välttämiseksi voi säännöissä olla määräys puheenjohtajan kausien määrästä. Tällä säännöllä on monia etuja yhdistyksen ja puheenjohtajan kannalta.