Asialista

Erään yhdistyksen vähitellen, vuosien aikana muodostuneena käytäntönä on ollut, että erilaisia kululaskuja maksetaan Whatsapp-viestien, sähköpostien ja jopa puhelinsoittojen perusteella. Tällainen on toki kätevää, kun etäisyydet ovat pitkiä eikä tilinkäyttäjän ja maksun saajan tarvitse oikeita papereita käsitellä. Yhdistyksen kirjanpidon ja tuloslaskelman teki toinen henkilö tiliotteiden perusteella. Tilitapahtumista ei luotettavasti selvinnyt kaikkien maksujen aihetta. Valitettava lisämauste asiassa oli, että tilin käyttöoikeutettu oli samalla tuon pienen yhdistyksen toiminnantarkastaja.

Jatka lukemista ”Laskujen maksurutiinin sudenkuoppia”

Yhdistyksille kertyy vuosien aikana omaisuutta. Osa voi olla rahallisesti vähäarvoista, mutta käyttöarvoltaan tai yhdistyksen historian kannalta tärkeätä. Hallituksen vastuulla on ylläpitää luetteloa sellaisesta omaisuudesta, jolla on yhdistykselle merkitystä. Hallituksen on myös tehtävä linjaus, millainen omaisuus ja miten rekisteriin merkitään.

Jatka lukemista ”Omaisuusluettelo, onko tarpeen?”

Uusi sivu antaa vinkkejä yhdistyksen arkistoinnin järjestämiseen. Yleispätevää, yksityiskohtaista ohjetta ei voi antaa, koska jokainen yhdistys, arkistointitarve, -tapa ja -paikka on erilainen. Joillakin on paljon sähköistä, joillakin paperia ja joillakin tarpeistoa. Yhteistä kaikille on, että arkistointia pitää suunnitella, toteuttaa, ylläpitää ja valvoa.

Jatka lukemista ”Arkisto, kenkälaatikko sängyn alla?”

Asialistan tietoon tuli tapaus, jossa yhdistyksen purkamiseen tuli mutkia. Yhdistyksen pankkitilin lopettaminen ei mennytkään noin vain. Pankkitilin lopettamiseen tarvitaan nimenkirjoittaja tai erikseen valtuutettu henkilö. Pankkikohtaiset ohjeet kannattaa tarkistaa, ennen päätöksentekoa. Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän eli YTJ-järjestelmän tietojen on hyvä olla ajantasalla, koska virallisissa yhteyksissä pätee se, mitä tietoja viranomaisten rekisterissä  on.

Jatka lukemista ”Yhdistyksen purkaminen, havaintoja”

Tekoäly, josta yleisesti tunnetuimpana ChatGPT, on soveltuvissa asioissa helpottanut työtä varsin paljon. Tekoälyn kanssa pitää kuitenkin olla varovainen, sillä se osaa suoltaa myös täyttä soopaa varsin vakuuttavasti. Seuraavassa esimerkkinä ChatGpt:n kanssa yhdistystoimintaan liittyen käyty keskustelu, jossa tekoäly myös otti opikseen:

Jatka lukemista ”Tekoäly ja kokoustekniikka”

Avustus on yhdistykselle tuloa, joka nimensä mukaisesti ei ole vastinetta tehdystä tai myydystä. Oikeastaan avustus on vastinetta hyvästä maineesta ja luotettavasta toiminnasta niin, että avustuksen myöntäjä katsoo toiminnan tukemisen arvoiseksi.

Jatka lukemista ”Kohde- ja yleisavustus ovat eri asiat”

Yhdistyksen kokous, johon kutsutaan kaikki jäsenet, on yhdistyslaissa ja yhdistyksen säännöissä ohjeistettu tapahtuma. Kokous kannattaa valmistella huolella, sillä pahimmassa tapauksessa yhdistys voi joutua korvausvelvolliseksi, jos kokous on huolimattomasti kutsuttu koolle ja jäsenille tai ulkopuolisille on aiheutunut kuluja.

Jatka lukemista ”Kokouksen valmistelijan muistilista”

Asialistalle tuli kysymys liittyen kokouksen päätöksen muuttamiseen samassa kokouksessa. Kokouksessa voi käydä niin, että myöhemmin tehtävä päätös muuttaa aiemmin tehtävää päätöstä. Esimerkiksi ilmenee, että valittu henkilö on esteellinen kyseiseen tehtävään tai myöhemmin tehtävä päätös on ristiriidassa kokouksessa aiemmin tehdyn päätöksen kanssa.

Jatka lukemista ”Päätöksen muuttaminen kokouksessa”

Asialistan ylläpidolle tuli kysymys investoinnista päättämisestä ja sen käsittelystä kirjanpidossa.Kuinka investoinnista päätetään ja miten se esitetään talousarviossa?

Jatka lukemista ”Investoinnista päättäminen”

Asialistalle nousi kysymys, miten josko lainkaan voi yhdistyksen kirjanpidossa niputtaa esimerkiksi pankin tiliotteella olevia tapahtumia. Kysymys liittyy kirjanpitäjän töiden helpottamiseen, mutta myös mahdollisesti tapahtumapohjaisen kirjanpidon laskutukseen.

Jatka lukemista ”Tapahtumien niputtaminen kirjanpidossa”