Syksy ja talousarvio saapuvat

Syksy on seuraavan vuoden toiminnan suunnittelun aikaa. Toimintaa ja sen rahoitusta pohtii hallitus tai erikseen asetettu työryhmä. Hallitus ei laadi talousarviota, vaan talousarvioehdotuksen. Lopullisesta toiminnan suunnitelmista päättää yhdistyksen kokous. Yhdistyksen kokous voi päättää talousarviosta mitä tahansa, mutta yleensä yhdistyksen kokouksen päättämät muutokset hallituksen hyvin valmistelemaan ehdotukseen ovat pieniä. Hallitus on osaltaan kuunnellut jäsenistöä jo ehdotuksen laatimisen yhteydessä ja varmistanut yksityiskohtia, kuten resurssien riittävyyden suunnitelmien toteuttamiseen.

Jatka lukemista ”Syksy ja talousarvio saapuvat”

Puheenjohtajan ero ja erottaminen

Yhdistyksen hallituksen puheenjohtajan tehtävä on vapaaehtoinen ja määräaikainen luottamustoimi. Hallituksen puheenjohtajaa voidaan kutsua myös yhdistyksen puheenjohtajaksi, mutta yhdistyslaki ei sellaista tehtävää tunne. Joskus tulee eteen tehtävän hoitamisen päättäminen ennen määräajan päättymistä.

Vuosikymmeniä kestävän puheenjohtajuuden välttämiseksi voi säännöissä olla määräys puheenjohtajan kausien määrästä. Tällä säännöllä on monia etuja yhdistyksen ja puheenjohtajan kannalta.

Jatka lukemista ”Puheenjohtajan ero ja erottaminen”

Yhdistyslaki uudistuu

Asialista.net ei normaalisti ota kantaa poliittisiin asioihin tai kommentoi lainsäädäntöä. Tekeillä oleva yhdistyslain uudistus on kuitenkin herättänyt keskustelua, mutta jäänyt suurelta yleisöltä lähes huomiotta. Uudistus toteutuessaan tuo joissakin tapauksissa yhdistyksille merkittäviä uudistuksia. Taustalla on lainsäädännön mukautuminen yhteiskunnan ja toimintatapojen muutoksiin.

Jatka lukemista ”Yhdistyslaki uudistuu”

Vuodenvaihteen toimia yhdistyksissä

Tuoko vuodenvaihde jotain pakollista huomioitavaa yhdistyksissä? Kyllä tuo, mutta asioita, jotka ehtii hoitaa ns. pyhien jälkeenkin. Useat asioista voi ja kannattaa hoitaa ennakolta, että asiat jatkuvat sujuvasti uudella vuodella.

Vuodenvaihteessa tulevat voimaan monet hallinnossa tehdyt henkilövaihdokset. Kahden kokouksen mallissa hallitus on valittu syksyllä ja tulee vastuulliseksi vuodenvaihteessa. Yhden kokouksen mallissa hallitus aloittaa yleensä heti valintakokouksen jälkeen, eli hallitus on vastuullinen kahden osittaisen tilikauden aikana. Uuden hallituksen ensimmäiseen kokoukseen on joskus tapana kutsua edellinenkin hallitus ja näin varmistaa sujuvaa tiedon siirtymistä.

Jatka lukemista ”Vuodenvaihteen toimia yhdistyksissä”

Kokouskutsu, kelpaako puhelinsoitto?

Yhdistystoimijoille on joskus yllätys, että kokouskutsusta säädetään yhdistyslaissa. Kutsuminen on rutiini, johon liittyy muotoseikkoja. Muotoseikat voivat antaa välineen kumota kokouksen päätökset ja näin koko kokous on järjestettävä mahdollisesti uudelleen.

Asialista.net keräsi kokouskutsuun liittyviä asioita Kokoustekniikka-osioon sivulle Kokouskutsu – kannattaa tutustua.

Vaikeaksi kokoustaminen menee, jos asiat jakavat voimakkaasti henkilöitä eri ryhmiin. Käy helposti niin, että asioiden sijaan alkavat henkilöt riidellä ja toiminta hankaloituu. Osaltaan asioiden kärjistymistä estävät selkeät pelisäännöt.

Jatka lukemista ”Kokouskutsu, kelpaako puhelinsoitto?”

Mistä asioista täytyy päättää?

Erään yhdistyksen uusi puheenjohtaja esitti kysymyksen, kuinka usein hallituksen tulisi kokoontua ja mistä kaikista asioista on pakko tehdä virallinen päätös? Hän tiesi, että taloudenhoitoon liittyy sellaisia asioita, ainakin tilien avaamiseen. Vastauksena kerättiin luettelo asioista, joista päätöksiä tarvitaan. Osa asioista on määrätty yhdistyslaissa ja osa kirjanpitolaissa, mutta paljon on määritelty yleensä myös yhdistyksen säännöissä.

Jatka lukemista ”Mistä asioista täytyy päättää?”

Rahat loppu, saisiko yhdistys vippiä?

Yhdistyksen toiminta edellyttää joskus enemmän rahavaroja, kuin yhdistyksellä on tilillä ja jäsenmaksuina tai muina tuloina koottavissa. Tarvitaan vierasta pääomaa. Yhdistysten lainan saantiin liittyen on sekalaista tietoa tarjolla. Seuraavassa muutamia tärkeimpiä havaintoja tarkastelussa tyyliin totta vai tarua. Mutta aluksi ohjeena, että ei kun kysymään, kyllä pankissa neuvotaan.

1) Rekisteröimätön yhdistys ei voi saada lainaa

Tarua. Rekisteröimätön yhdistys voi saada lainaa, mutta pankissa se käsitellään henkilörahoituksena ja laina tulee yhdistyksessä toimivien tai toimintaa tukevien henkilöiden henkilökohtaiselle vastuulle. Vastuusta ei pääse irti eroamalla yhdistyksestä.

Jatka lukemista ”Rahat loppu, saisiko yhdistys vippiä?”

Ensin toiminta ja sitten rahoitus vai toisin päin?

Yhdistyksen kokouksessa voidaan asiat käsitellä yksittäin, ensin toimintasuunnitelma, sitten talousarvio ja niiden jälkeen päätetään liittymis- ja jäsenmaksuista. Tämä voi hämmentää kokematonta yhdistystoimijaa. Entä jos jälkeenpäin päätettävä jäsenmaksu ei riitäkään kattamaan toimintasuunnitelmasta aiheutuvia menoja?

Ristiriitaisten päätösten välttämiseksi toimintasuunnitelma, talousarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksut tulisi käsitellä yhtenä kokonaisuutena. Yhdistyksen hallitus esittelee ehdotuksen kokonaisuudesta ja sen jälkeen käydään keskustelu, jossa voi ottaa kantaa toimintasuunnitelmaan ja toiminnan rahoittamiseen. Kokonaisuus (mahdollisten äänestysten jälkeen) nuijitaan sitten yhdellä päätöksellä.

Jatka lukemista ”Ensin toiminta ja sitten rahoitus vai toisin päin?”

Ääntenlaskijat, kuka ryhtyisi?

Yhdistyksen kokouksessa asiat käsitellään yleensä sääntöjen määrittelemässä järjestyksessä. Kokouksen alussa valitaan toimihenkilöt. Toimihenkilöihin kuuluu myös pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta. Kovin usein todetaan, että pöytäkirjantarkastajat toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina.

Käytännössä ääntenlaskijoilla voi olla edessä kokouksen rankin tehtävä. He eivät vain laske ääniä, vaan järjestävät teknisesti koko äänestyksen. Aluksi he sopivat työnjaon. Heidän tehtäviinsä kuuluu varmistaa, että suljetun lippuäänestyksen liput ovat asianmukaiset ja jakavat ne osallistujille. Lisäksi he valvovat, että äänestys sujuu häiriöttä.

Jatka lukemista ”Ääntenlaskijat, kuka ryhtyisi?”